Questo articolo illustra come creare un processo di approvazione dei viaggi in cui due persone devono approvare la richiesta, in qualsiasi ordine. Utilizzatelo quando sono necessarie due firme (ad esempio, il responsabile di linea e il responsabile dell'approvazione dei costi) e non importa chi approva per primo.

Prima di iniziare

• Assicurati che il tuo account abbia accesso all'approvazione in due passaggi (ad esempio, piano Pro e disponibilità delle funzionalità). Se l'opzione per aggiungere un secondo approvatore non viene visualizzata, contatta il tuo account manager o l'assistenza.
• Decidete chi saranno i due responsabili dell'approvazione. Potete scegliere persone specifiche, il responsabile diretto del viaggiatore o il responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo. Entrambi riceveranno la richiesta di approvazione contemporaneamente.
• Decidi quando questa regola deve essere applicata (ad esempio, tutti i viaggi, solo quelli non previsti dalla policy o solo quando viene selezionato uno specifico oggetto di costo). Le politiche di viaggio definiscono cosa è considerato conforme o non conforme alle politiche.

Impostazione del processo di approvazione

1. Vai a Impostazioni > Gestione viaggi > Approvazioni viaggi.
2. Fare clic su Nuovo processo di approvazione.
3. Assegna un nome al processo di approvazione e seleziona a chi è destinato (ad esempio, viaggiatori o aziende).
4. Alla voce È necessaria l'approvazione al momento della prenotazione?, selezionare Sì.
5. In Chi deve approvare i loro viaggi?, fai clic su Seleziona l'approvatore e scegli il primo approvatore (ad esempio, il responsabile di linea o una persona specifica).
6. Fai clic su seleziona impostazioni e scegli quali tipi di prenotazioni necessitano di approvazione (ad esempio, solo quelle non conformi alle policy o tutti i viaggi). Le opzioni dipendono dalle tue policy di viaggio.
7. Per limitare la regola a specifici oggetti di costo, posiziona il cursore del mouse su seleziona impostazione, fai clic su + quando e seleziona l'oggetto di costo.

Aggiunta del secondo approvatore

1. Accanto alla prima regola di approvazione, fai clic su + e anche (oppure sull'opzione che aggiunge un secondo approvatore con comportamento "e anche" / parallelo).
2. Seleziona il secondo approvatore (ad esempio, un utente specifico o un approvatore di un oggetto di costo). La regola dovrebbe essere formulata come segue: "Richiedi l'approvazione da [primo approvatore] e anche [secondo approvatore]."
3. In Approvazioni per modifiche ai viaggi prenotati, scegli se le modifiche al viaggio dopo la prenotazione necessitano di approvazione e come, se necessario. Puoi usa le opzioni o imposta le tue regole.
4. Fare clic su Crea processo di approvazione.

Dopo il salvataggio, qualsiasi viaggio che corrisponda alla regola invierà la richiesta di approvazione a entrambi approvatori contemporaneamente. Possono approvare in qualsiasi ordine. Il viaggio viene prenotato solo dopo che entrambi hanno approvato. Se uno dei due rifiuta, la richiesta viene respinta e il richiedente riceve una notifica.

Suggerimento: L'approvazione parallela è utile quando è necessaria l'approvazione sia del responsabile di linea che del responsabile del budget, ma non si vuole imporre un ordine di priorità. Ad esempio, richiedendo l'approvazione sia al responsabile di linea e anche all'approvatore dell'oggetto di costo, la richiesta viene inviata a entrambi; indipendentemente da chi approvi per primo, l'altro dovrà comunque approvare prima che il viaggio venga prenotato.
Per ulteriori scenari di approvazione in due fasi, vedere Esempi di regole di approvazione in due fasi.