Questo articolo spiega cosa succede quando più di una regola di approvazione può essere applicata allo stesso viaggio, ad esempio diverse regole con condizioni differenti, oppure regole di approvazione in due fasi se si dispone di una configurazione di approvazione avanzata.

Utilizzalo per progettare il tuo sistema di approvazione e per capire perché una determinata persona può o non può approvare una richiesta.

Perk determina innanzitutto quale processo di approvazione si applica al viaggiatore:

• Nessuna procedura → nessuna approvazione;
• Un processo → quel processo;
• Processi multipli → più restrittivo.

Per ulteriori informazioni, vedere Processi di approvazione dei viaggi in Perk. All'interno di tale processo, quando più regole corrispondono allo stesso viaggio, viene presa in considerazione una regola per determinare il percorso di approvazione.

Una sola regola determina il percorso di approvazione

La tua azienda può avere più processi di approvazione e più regole al loro interno (ad esempio, regole diverse per viaggi non conformi alle politiche aziendali, per specifici oggetti di costo o per diversi gruppi di viaggiatori).

Quando una richiesta di viaggio viene inviata per l'approvazione, Perk valuta quali regole si applicano. Se più di una regola corrisponde al viaggio, solo una di esse viene utilizzata per determinare chi deve approvare. Le altre non si applicano a quella richiesta.

In pratica: diverse persone possono ricevere una notifica di approvazione (un "primo approvatore" per ogni regola applicabile). Non appena una di queste persone approva, la regola viene bloccata. La richiesta quindi segue solo quella regola: ad esempio, passa al secondo approvatore di quella regola in un flusso sequenziale, oppure attende l'approvazione dell'altro approvatore in un flusso parallelo. Le altre regole non sono più applicabili. Le persone che erano i primi approvatori per le altre regole non possono più approvare quella richiesta.

In alcune configurazioni miste, le regole di approvazione a un solo passaggio possono comunque essere applicate in modo indipendente.

Ad esempio, è possibile impostare un processo di approvazione con due regole:

• Regola 1 - Un solo passaggio: Approvazione di Ellie
• Regola 2 - Due fasi (solo Pro): Approvazione da parte del responsabile di linea e poi del responsabile finanziario

In questo caso, se Ellie approva, il viaggio può essere prenotato. Non è necessaria l'approvazione del responsabile di linea e dell'ufficio finanziario, poiché Perk applica la prima regola per determinare l'approvazione. Se Ellie fosse anche la responsabile di linea di quella persona, allora la procedura in due fasi avrebbe la precedenza, il che significa che l'approvazione dovrebbe essere prima da parte sua e poi dal responsabile finanziario.

Perché questo può sembrare complesso

• multiple. Se hai la regola A (ad esempio Marina e poi Craig) e la regola B (ad esempio Rocky e anche Lynn), e un viaggio corrisponde a entrambe, Marina, Rocky e Lynn potrebbero ricevere tutti una notifica. Solo uno di loro dovrebbe approvare per primo; una volta che lo fa, il percorso è fisso e gli altri non possono approvare.
• Risultati diversi. Chi approva per primo cambia quale regola viene eseguita. Se Marina approva per prima, Craig diventa il secondo ad approvare. Se Rocky approva per primo, Lynn deve comunque approvare. Quindi lo stesso tipo di viaggio può avere percorsi di approvazione diversi a seconda di chi agisce per primo.
• Rifiuti e notifiche. Quando qualcuno rifiuta, il richiedente riceve sempre una notifica. Nei flussi sequenziali, il primo approvatore viene notificato se il secondo approvatore rifiuta. Nei flussi paralleli, se un approvatore ha già approvato e l'altro rifiuta, chi ha approvato riceve una notifica. Con più regole, potrebbe non essere ovvio per tutti perché possono o non possono agire: documentare le regole e testarle con viaggi di esempio è utile.

Raccomandazioni

• Mantieni le regole semplici ove possibile. Dai priorità alle regole a un solo passaggio. Laddove le esigenze aziendali richiedano un'approvazione complessa, utilizza regole chiare a due passaggi (ad esempio "fuori policy: responsabile di linea, poi ufficio finanziario") invece di molte regole sovrapposte.
• Documentare chi deve agire per primo. Se più persone ricevono una richiesta, concordare internamente chi è il primo ad approvare (ad esempio, "per questo oggetto di costo, il responsabile di linea approva per primo").
• Esegui il test con dati reali di viaggiatori e oggetti di costo. Crea un viaggio di prova che corrisponda a più regole e verifica chi riceve la richiesta e cosa succede quando la prima persona approva o rifiuta.
• Utilizzare le condizioni per restringere le regole. Limitare le regole a specifici oggetti di costo, gruppi di viaggiatori o criteri di conformità/non conformità in modo che un minor numero di regole si applichi allo stesso viaggio.