Questo articolo fornisce esempi concreti di come funzionano le approvazioni in due fasi con diverse tipologie di approvatori (responsabile di linea, responsabile dell'approvazione degli oggetti di costo, persone specifiche) e in situazioni come più viaggiatori, assenza dall'ufficio e regole miste. Utilizzatelo per mappare i vostri processi e per formare gli approvatori.

Prima il responsabile di linea, poi un altro responsabile dell'approvazione (in sequenza).

Configurazione: Richiedere l'approvazione dal responsabile di linea seguita da Craig (ad esempio, responsabile finanziario).

Esempio: Il responsabile di Sarah è Jo; Craig è il responsabile finanziario. Quando Sarah invia una richiesta di viaggio che corrisponde a questa regola, Jo riceve prima la richiesta di approvazione. Jo approva. Successivamente, Craig riceve la richiesta e approva. Il viaggio viene prenotato. Se Jo rifiuta, la richiesta viene respinta e Sarah viene avvisata; Craig non la vede mai. Se Craig rifiuta dopo l'approvazione di Jo, la richiesta viene respinta, Sarah viene avvisata e Jo viene avvisata.

Quando usarlo: Si desidera che il responsabile confermi prima la necessità aziendale, quindi che il reparto finanziario (o un altro ruolo) confermi il budget o la politica aziendale. Comune per viaggi non previsti dalle politiche aziendali o di valore elevato.

Responsabile dell'approvazione degli oggetti di costo e responsabile di linea (in parallelo)

Configurazione: Richiedi l'approvazione da Responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo e anche Responsabile di linea.

Esempio: Il viaggio utilizza l'oggetto di costo "Marketing"; Alex è l'approvatore dell'oggetto di costo Marketing. Il responsabile di Sarah è Jo. Quando Sarah invia la richiesta di viaggio, sia Alex che Jo ricevono la richiesta di approvazione. Uno dei due può approvare per primo; il viaggio viene approvato solo dopo l'approvazione di entrambi. Se uno dei responsabili rifiuta, la richiesta viene respinta e Sarah e Jo vengono informate (Jo non può approvare dopo un rifiuto).

Quando utilizzare: È necessaria l'approvazione sia del responsabile del budget (oggetto di costo) che del responsabile del personale (responsabile di linea), e l'ordine non è importante. Utile quando l'oggetto di costo viene selezionato al momento del pagamento e si desidera avere entrambe le prospettive.

Responsabile di linea, quindi responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo (in sequenza)

Configurazione: Richiesta di approvazione da parte del responsabile di linea seguita da responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo.

Esempio: Il responsabile di Sarah è Jo; il viaggio utilizza l'oggetto di costo "Marketing" e Alex è il suo responsabile dell'approvazione. Jo riceve la richiesta per prima e la approva. Successivamente, Alex riceve la richiesta e la approva. Il viaggio viene prenotato. Se il viaggio avesse utilizzato un oggetto di costo diverso, il secondo responsabile dell'approvazione sarebbe stato un altro responsabile (chiunque sia assegnato a tale oggetto di costo in Impostazioni > Gestione costi > Oggetti di costo).

Quando utilizzare: Si desidera che il responsabile di linea approvi prima la necessità, quindi la persona responsabile di quel budget approvi la spesa. Utile quando esistono più oggetti di costo e ognuno ha il proprio responsabile dell'approvazione.

Più viaggiatori con diversi responsabili di linea (in sequenza)

Configurazione: Richiesta di approvazione al responsabile di linea seguita da Craig. Il viaggio prevede due viaggiatori con responsabili di linea diversi (ad esempio Lynn e Marina).

Comportamento: Solo uno dei responsabili di linea può agire come primo approvatore. Non appena uno di loro approva (ad esempio Lynn), la richiesta passa a Craig e l'altro responsabile di linea (Marina) non può più intervenire. Quando Craig approva, il viaggio viene prenotato. Se Lynn rifiuta, la richiesta viene respinta e il richiedente viene informato. Se Marina rifiuta, la richiesta viene respinta e sia il richiedente che Lynn vengono informati.

Nota: Il comportamento esatto quando più persone possono essere "primi approvatori" (ad esempio, più responsabili di linea) può dipendere dalla configurazione di approvazione. Eseguire un test con un viaggio con più partecipanti per confermare chi riceve la richiesta e chi può agire.

Delegato fuori sede e in trasferta

Se il primo o il secondo responsabile dell'approvazione ha un delegato di viaggio impostato (ad esempio in Impostazioni o nel proprio profilo) e risulta fuori ufficio, il delegato può ricevere ed elaborare la richiesta di approvazione al suo posto. Nei flussi sequenziali, il delegato agisce come primo o secondo responsabile dell'approvazione nello stesso ordine. Nei flussi paralleli, il delegato e l'altro responsabile dell'approvazione possono approvare in qualsiasi ordine. Configura i delegati in modo che qualcuno possa sempre intervenire quando il responsabile dell'approvazione principale è assente.

Regole miste: sequenziali e a un passo

Configurazione: Regola A — Richiesta di approvazione a Marina seguita da Craig. Regola B — Richiesta di approvazione a Ellie (passaggio singolo).

Comportamento: Sia Marina che Ellie ricevono la richiesta di approvazione. Se Marina approva per prima, la richiesta passa a Craig; quando Craig approva, il viaggio viene prenotato. Ellie può comunque approvare in modo indipendente (in un solo passaggio): se Ellie approva in qualsiasi momento, il viaggio viene prenotato e non sono necessarie ulteriori approvazioni. Quindi entrambi i percorsi possono completare l'approvazione. Se un approvatore fa parte sia di un flusso in un solo passaggio che di un flusso in due passaggi, il flusso in due passaggi ha la precedenza per quella persona: deve completare il suo passaggio nella regola dei due passaggi anziché essere conteggiato come singolo approvatore.