La pagina di reporting sui viaggi in Perk è il punto di riferimento centrale per comprendere l'attività di viaggio della tua azienda, le spese, la sostenibilità e la conformità alle policy. Utilizza questo articolo per scoprire cosa mostra ogni sezione della pagina, come vengono calcolati i dati e chi può accedervi.
Chi può accedervi?
Ruoli diversi visualizzano informazioni diverse nella pagina di reporting:
- Gli amministratori e gli analisti dell'account possono visualizzare la pagina di destinazione completa dei report.
- Gli approvatori hanno una visualizzazione separata e più semplice. Vedi Accesso ai report per gli approvatori.
- Gestione dei viaggi, sostenibilità eReport sulle spese di viaggio: disponibili per tutti i piani.
- Rapporto approfondito sui viaggi: Solo per i piani Premium e Pro.
Cosa mostra la pagina di report
La sezione di reporting sui viaggi offre ad amministratori e analisti una visione completa e centralizzata dei dati relativi ai viaggi aziendali. È possibile accedere a questa dashboard in qualsiasi momento andando su Analizza > Report di viaggio.
Nella parte superiore, quattro schede evidenziano le metriche chiave e le loro variazioni rispetto al periodo precedente. Di seguito, le sezioni suddividono approfondimenti sui viaggi, politiche, sostenibilità, spesa e cancellazioni. Un filtro per data e l'indicazione dell'ultimo aggiornamento dei dati nella parte superiore mostrano l'intervallo di tempo e la attualità dei dati.
Gli approvatori che sono direttamente assegnati come revisori in una policy di approvazione attiva visualizzano una versione semplificata della pagina di destinazione con diverse schede in evidenza incentrate sui viaggi approvati e rifiutati.
Utilizzare le schede di evidenziazione
Le schede in evidenza vengono visualizzate in una riga nella parte superiore e offrono una panoramica immediata delle metriche di viaggio più importanti. Ogni scheda include una percentuale di tendenza che confronta il periodo corrente con il periodo precedente di pari durata.
Per amministratori e analisti:
| Carta | Ciò che mostra |
|---|---|
| Spesa totale per i viaggi | Spesa totale per tutti i viaggi prenotati nel periodo selezionato. |
| Viaggi totali | Numero di viaggi prenotati nel periodo selezionato. |
| Viaggiatori totali | Numero di viaggiatori unici con viaggi nel periodo selezionato. |
| Emissioni totali di CO2 | Emissioni complessive di anidride carbonica per tutti i servizi di trasporto. |
Per gli approvatori:
| Carta | Ciò che mostra |
|---|---|
| Spesa totale per i viaggi | Spesa totale per i viaggi esaminati dal responsabile dell'approvazione. |
| Viaggiatori totali | Numero di viaggiatori unici i cui viaggi sono stati esaminati dall'approvatore. |
| Totale viaggi approvati | Numero di viaggi approvati dal responsabile nel periodo selezionato. |
| Viaggi totali rifiutati | Numero di viaggi che il responsabile dell'approvazione ha rifiutato nel periodo selezionato. |
Dettagli della sezione Panoramica
Approfondimenti di viaggio
La sezione Panoramica sugli approfondimenti di viaggio riassume i comportamenti di prenotazione e le tendenze delle destinazioni per il periodo di date selezionato.
| metrico | Ciò che mostra |
|---|---|
| Prenotazioni totali | Numero totale di prenotazioni con biglietto. |
| Prezzo medio del viaggio | Prezzo medio per tutti i viaggi prenotati. |
| Finestra di prenotazione media | Numero medio di giorni che intercorrono tra la data di prenotazione e la data di inizio del viaggio. |
| La destinazione migliore | La destinazione più prenotata. |
Suggerimento: Una finestra di prenotazione media breve può significare che le persone prenotano i viaggi all'ultimo minuto. Utilizza questo dato insieme ai dati delle tue polizze per trovare modi per risparmiare denaro.
Gestione dei viaggi
La sezione "Panoramica sulla gestione dei viaggi" nella pagina di destinazione dei report tiene traccia del grado di conformità dei viaggi alle politiche e ai flussi di lavoro di approvazione aziendali.
| metrico | Ciò che mostra |
|---|---|
| % viaggi conformi alla politica | Percentuale di viaggi che rientravano pienamente nella vostra politica di viaggio. |
| Motivo principale della violazione | Il motivo più comune per cui i viaggi non rientravano più nelle politiche aziendali. |
| Tempo medio di approvazione | Tempo medio intercorso tra una richiesta di viaggio e la sua approvazione. |
| Esauriti | Numero di richieste di approvazione in cui l'opzione originale è andata esaurita prima che l'approvatore rispondesse. |
Nota: Un numero elevato di prenotazioni esaurite potrebbe significare che il processo di approvazione è troppo lento per il mercato. Valuta la possibilità di ridurre i tempi di approvazione o di pre-approvare determinate tipologie di viaggio.
Sostenibilità
La sezione "Panoramica sulla sostenibilità" nella pagina di destinazione del report illustra in dettaglio le emissioni di anidride carbonica della tua azienda per servizio di viaggio, relative al periodo di date selezionato.
Questa sezione mostra le emissioni di CO2 per ogni tipologia di servizio:
- Voli
- Hotel
- Treni
- Automobili
Spese di viaggio
Questa sezione mostra come è distribuito il budget di viaggio tra i vari servizi ed evidenzia i costi medi. Vedi Utilizzare il report delle spese di viaggio.
| metrico | Ciò che mostra |
|---|---|
| Spesa per servizio | Spesa totale suddivisa per voli, hotel, treni e auto a noleggio. |
| spesa media in hotel | Costo medio per prenotazione alberghiera. |
| spesa media per l'auto | Costo medio per prenotazione auto. |
Cancellazioni, rimborsi, crediti di viaggio e voucher
La panoramica relativa a cancellazioni, rimborsi, crediti di viaggio e voucher tiene traccia dell'impatto finanziario delle modifiche e delle cancellazioni dei viaggi.
| metrico | Ciò che mostra |
|---|---|
| Totale cancellazione | Numero totale di prenotazioni cancellate nel periodo, filtrate per data di spesa. |
| Tasso di cancellazione | Percentuale di prenotazioni cancellate. |
| Totale rimborso | Numero totale di rimborsi elaborati, filtrati per data di spesa. |
| Tasso di rimborso | Numero totale di viaggi con rimborso diviso per il numero totale di viaggi cancellati. |
| Credito Perk | Saldo a credito sul tuo profilo di pagamento Perk, suddiviso per caso d'uso. |
| Totale credito di viaggio e voucher | Saldo complessivo dei crediti di viaggio e dei voucher disponibili. |
Attenzione: I totali di cancellazione e rimborso in questa pagina sono filtrati in base alla data di spesa, mentre il report dettagliato delle cancellazioni utilizza la data di cancellazione. Di conseguenza, questi valori potrebbero differire se confrontati.
Nota: Il saldo FlexiPerk può risultare negativo se le detrazioni superano i crediti nel periodo selezionato.
Comprendi i tuoi dati
Filtra i tuoi dati
È possibile utilizzare i filtri per restringere i dati e visualizzare solo quelli desiderati.
- Filtro intervallo di date: Il filtro intervallo di date è impostato di default sugli ultimi 30 giorni, ma è possibile scegliere un periodo personalizzato o predefinito in base alle proprie esigenze. Per gli account con pagamenti differiti, il filtro si estende al futuro per mostrare le spese impegnate future. Inoltre, selezionando la visualizzazione anno intero corrente visualizzazione vengono acquisite tutte le attività dal 1° gennaio al 31 dicembre, inclusi eventuali costi differiti futuri.
- Filtro destinatario del pagamento: Questo filtro viene visualizzato solo per gli account per i quali è attiva la fatturazione passthrough. Utilizzalo per visualizzare i dati di reporting relativi a uno specifico destinatario del pagamento.
Nota: Se visualizzi il messaggio "Nessun dato disponibile" o "Problemi durante il caricamento dei dati", non si tratta di un errore di sistema; significa semplicemente che nessuna informazione corrisponde ai filtri attualmente selezionati. Prova a modificare l'intervallo di date o a rimuovere i filtri esistenti.
Come vengono calcolate le percentuali di tendenza
Le percentuali di tendenza nella pagina di destinazione dei report in Perk confrontano il valore relativo all'intervallo di date selezionato con il valore relativo al periodo immediatamente precedente della stessa durata. I due periodi non si sovrappongono.
La formula è: Tendenza % = (valore del periodo selezionato − valore del periodo precedente) / valore del periodo precedente
Ad esempio, immagina di visualizzare i report il 31 maggio e di filtrarli in base agli ultimi 30 giorni. La spesa totale di maggio viene confrontata con la spesa totale di aprile (i 30 giorni immediatamente precedenti all'intervallo selezionato). Se la spesa di maggio è di 12.000 dollari e quella di aprile è stata di 10.000 dollari, la percentuale di variazione è (12.000 - 10.000) / 10.000 = +20%.
La stessa logica si applica a intervalli più lunghi. Se si filtra per gli ultimi 90 giorni, Perk confronta gli ultimi 3 mesi con i 3 mesi precedenti. Ad esempio, maggio, aprile e marzo verrebbero confrontati con febbraio, gennaio e dicembre.
Scarica un report personalizzato
È possibile scaricare i dati di viaggio come file CSV o Excel con campi personalizzabili. Il link per scaricare i report personalizzati si trova nella pagina di destinazione dei report.
Questo è molto utile per gli analisti che hanno bisogno di visualizzare i costi per ogni viaggiatore, poiché la pagina principale mostra a questi analisti solo i dati a livello di viaggio.
Nota: Gli analisti con autorizzazioni a livello utente visualizzano un banner con la scritta: "Stai visualizzando i dati di viaggio solo per viaggiatori specifici. L'amministratore del tuo account ha modificato le tue autorizzazioni." Il banner rimanda al download del report personalizzato, dove è possibile accedere ai dettagli dei costi per singolo viaggiatore.
Aggiornamento dati e conversione valuta
I dati di reporting in Perk vengono aggiornati quotidianamente, non in tempo reale. Il sistema elabora le informazioni del giorno precedente a partire dalle 5:40 UTC e aggiorna i dati entro le 6:00 UTC. La pagina mostra un timestamp Ultimo aggiornamento dati (in genere le 5:30 UTC) in modo da poter verificare quando i dati sono stati aggiornati l'ultima volta.
I dati del giorno precedente sono generalmente disponibili circa 2 ore dopo l'inizio dell'elaborazione. Se si pianificano report automatici, impostarli in modo che vengano eseguiti non prima delle 9:00 UTC per assicurarsi che i dati del giorno precedente siano inclusi.
Nota: I tassi di cambio utilizzati nei report si basano sul tasso medio giornaliero del giorno precedente la data della spesa. Questo tasso potrebbe differire dai tassi orari utilizzati in altre sezioni di Perk, ad esempio nella pagina di prenotazione.
I dati archiviati, come ad esempio i vecchi centri di costo e gli utenti disattivati, sono ancora presenti nei report. Gli utenti eliminati, invece, non compaiono in alcun report.
Accesso ai report per ruolo
L'accesso alla pagina di destinazione per la creazione di report in Perk dipende dal ruolo e dalle autorizzazioni dell'utente. La tabella seguente riassume le informazioni che ciascun ruolo può visualizzare.
| Ruolo | Ciò che mostra |
|---|---|
| Amministratore | Accesso completo a tutte le sezioni di reporting sulla landing page. |
| Analista (ruolo in ambito finanziario) | Accesso completo a tutte le sezioni di reporting. Gli analisti con autorizzazioni a livello utente visualizzano solo i dati a livello di viaggio, non i dati dei singoli viaggiatori. Un banner li avvisa e fornisce un link per scaricare il report personalizzato con i costi per viaggiatore. |
| Revisore finanziario | Solo reportistica delle spese. Nessun accesso alle dashboard di Travel Insights. |
| Responsabile di approvazione | Pagina di destinazione semplificata che mostra le metriche relative ai viaggi approvati e rifiutati. Solo gli utenti direttamente assegnati come revisori in una policy di approvazione attiva hanno accesso a questo strumento; i responsabili di linea non ne hanno. |
| Responsabile dei viaggi | Di default non è consentito l'accesso ai report, a meno che l'utente non sia esplicitamente nominato come responsabile dell'approvazione in una policy di approvazione. |