La funzionalità di reporting delle spese di Perk offre agli amministratori dell'account e ai revisori finanziari una panoramica visiva delle spese aziendali. Questo articolo illustra cosa include la funzionalità di reporting delle spese, quali ruoli possono accedervi e dove trovarla in Perk.

Cosa mostra il reporting della spesa

IL La panoramica dei report di spesa in Perk ti consente di visualizzare a colpo d'occhio le spese della tua azienda. Raccoglie i dati dalle spese esportate e li visualizza in grafici interattivi, così puoi individuare tendenze, confrontare i costi e capire dove vanno a finire i soldi dell'azienda, senza dover prima esportare un foglio di calcolo.

La panoramica comprende quattro riquadri nella parte superiore della pagina. Ogni riquadro mostra un dato principale:

• Spesa totale: il valore totale delle spese esportate nel periodo selezionato.
• Dipendente con la spesa maggiore: il dipendente che ha speso di più nel periodo.
• Oggetto di costo principale: l'oggetto di costo con la spesa più elevata nel periodo.
• Categoria principale: la categoria di spesa con la spesa più elevata nel periodo.

Sotto i titoli principali, quattro grafici forniscono un'analisi più dettagliata delle spese:

• Andamento della spesa totale: come è cambiata la spesa totale nel periodo selezionato.
• Spesa per oggetto di costo: come è cambiata la spesa per oggetto di costo nel periodo selezionato.
• Spesa per categoria: come è cambiata la spesa per categoria di spesa nel periodo selezionato.
• Spesa per dipendente: come è cambiata la spesa per dipendente nel periodo selezionato.

È inoltre possibile generare un'esportazione personalizzata in formato Excel o CSV direttamente dalla panoramica utilizzando il pulsante Download personalizzato oppure impostare un invio programmato tramite e-mail utilizzando l'opzione Pianifica report.

Come vengono calcolati i dati di spesa

La rendicontazione delle spese si basa sulle spese esportate registrate in Perk. Gli importi vengono visualizzati nella valuta preferita. Quando una spesa viene registrata in una valuta diversa, Perk la converte utilizzando l'EUR come tasso di cambio di base.

La panoramica include le seguenti tipologie di spesa: spese con ricevuta, spese senza ricevuta, indennità giornaliere e spese chilometriche. Si noti che nella dashboard sono incluse solo le spese esportate.

Come viene ripartita la spesa tra dipendenti, oggetti di costo e categorie

Quando una spesa è condivisa o ripartita tra più dipendenti, oggetti di costo o categorie, Perk suddivide la spesa come segue:

• Spese dei dipendenti: l'importo della spesa viene suddiviso equamente tra tutti i partecipanti interni. I partecipanti esterni non sono inclusi nella suddivisione. Gli importi vengono arrotondati a due cifre decimali e l'eventuale resto viene assegnato a un partecipante.
• Spesa per oggetto di costo: l'importo della spesa viene ripartito tra gli oggetti di costo utilizzando la percentuale di ponderazione configurata per ciascuna spesa. A ciascun oggetto di costo viene assegnata la percentuale del totale a esso attribuita. Gli oggetti di costo che non possono essere abbinati nei dati dell'organizzazione vengono esclusi dalla ripartizione. Gli importi vengono arrotondati a due cifre decimali e l'eventuale resto viene assegnato a un oggetto di costo.
• Spesa per categoria: l'importo della spesa viene suddiviso tra le categorie configurate per la spesa. Se la suddivisione non copre interamente l'importo totale della spesa, il saldo rimanente viene assegnato alla categoria principale della spesa. I nomi delle categorie vengono risolti per entità legale, pertanto lo stesso ID categoria può essere visualizzato in modo diverso tra le diverse entità.

Nota: La dashboard di rendicontazione delle spese riflette i dati di spesa elaborati tramite la pipeline di dati di Perk. Potrebbe verificarsi un breve ritardo prima che le transazioni più recenti vengano visualizzate, pertanto i dati potrebbero non corrispondere a quelli in tempo reale.

Chi può accedere ai report di spesa?

Solo gli amministratori dell'account e i revisori finanziari possono visualizzare la panoramica dei report di spesa.

• Gli amministratori dell'account possono visualizzare la panoramica completa di tutte le entità legali e i dipendenti della propria organizzazione.
• I revisori finanziari consultano i report di spesa per le entità di loro competenza.

Nota: Altri ruoli, tra cui responsabili viaggi, dipendenti e revisori dei conti, non possono accedere ai report di spesa.

Dove trovare i report di spesa

È possibile accedere ai report di spesa dalla barra laterale di Perk.

1. Vai a Analizza > Report di spesa per aprire la panoramica.
2. Seleziona un intervallo di date oppure usa il Pulsante di download personalizzato per esportare un report dettagliato.