È possibile configurare Perk per inviare riepiloghi via e-mail a dipendenti, delegati e responsabili delle approvazioni per ricordare loro le attività in sospeso: spese da presentare, fatture da esaminare, transazioni da abbinare e approvazioni in attesa di essere completate per conto dell'azienda.
L'e-mail relativa alle attività di spesa aperte è separata dalle notifiche di approvazione delle spese. Le notifiche di approvazione delle spese sono un avviso giornaliero dedicato inviato agli approvatori quando vengono inviate nuove spese per la loro revisione, tramite e-mail, Slack o Microsoft Teams. Per saperne di più, consultare Gestisci le notifiche di approvazione delle spese.
Utilizza questo articolo per comprendere cosa include ogni tipo di notifica e come impostare la frequenza di invio per la tua azienda.
Solo gli amministratori dell'account possono eseguire questa operazione.
Notifiche ai dipendenti
Le notifiche per i dipendenti in Perk ricordano loro le attività da completare. Perk verifica quotidianamente per ogni azienda che ha attivato le notifiche e invia un'email individuale a ciascuna persona che ha attività in sospeso.
Ad esempio, se un dipendente ha note spese in bozza o un viaggio con date passate, Perk li considera come attività in sospeso e li include nella notifica.
Perk informa i dipendenti sulle seguenti attività:
- Spese: eventuali spese in bozza, che necessitano di revisione o che sono state respinte.
- Transazioni: eventuali transazioni non abbinate.
- Viaggi: eventuali viaggi con stato di bozza, che necessitano di revisione o pronti per la presentazione.
- Fatture: qualsiasi fattura nello stato nuovo, bozza o che necessita di revisione.
Notifiche del delegato di spesa
Le notifiche ai delegati consentono di reindirizzare i promemoria relativi alle attività aperte a una persona che può inviare le spese per loro conto. Per attivare questa funzione, selezionare la casella di controllo Ricorda ai delegati per l'invio delle spese le attività aperte.
È inoltre necessario selezionare un delegato nel proprio profilo (Profilo > Preferenze > Delegati spese), nel campo Invia le spese per tuo conto e quindi attivare Invia ai tuoi delegati spese (Profilo > Preferenze > Notifiche).
I delegati ricevono notifiche solo per le spese o le fatture in bozza o che sono state rinviate per modifiche. Non ricevono notifiche relative alle approvazioni: solo la persona interessata o il suo delegato possono intervenire in merito.
Poiché le persone scelgono individualmente se inoltrare le proprie notifiche a un delegato per la gestione delle spese, Perk invia le notifiche ai delegati separatamente dalle notifiche ai dipendenti.
Perk informa i delegati in merito a questi compiti:
- Spese: eventuali spese in bozza, che necessitano di revisione o che sono state respinte.
- Transazioni: eventuali transazioni non abbinate.
- Viaggi: eventuali viaggi con stato di bozza, che necessitano di revisione o pronti per la presentazione.
Notifiche all'approvatore e al delegato dell'approvazione
Perk può inviare ai responsabili delle approvazioni un riepilogo di tutte le spese, i viaggi e le fatture attualmente in attesa di approvazione.
Se una persona ha delegato le proprie approvazioni a un delegato (configurato nel suo profilo o in Spesa > Approvazioni > Approvazioni oggetto di costo), il delegato riceve il riepilogo sia dei propri elementi in sospeso sia delle attività a lui delegate.
Perk notifica agli approvatori e ai loro delegati le seguenti attività:
- Spese: qualsiasi spesa con stato In approvazione.
- Viaggi: eventuali viaggi con stato In approvazione.
- Fatture: qualsiasi fattura con stato In approvazione.
Impostazione della frequenza delle notifiche
La notifica via email relativa alle attività di spesa aperte è attivata a livello aziendale. Invia notifiche solo via email: non è possibile inviarle tramite Slack o Microsoft Teams. Puoi scegliere la frequenza con cui Perk invia queste email:
- Mensile: scegli un giorno qualsiasi del mese, da 1 a 28.
- Settimanale: scegli un giorno qualsiasi della settimana, da lunedì a domenica.
- Giornaliero: viene inviato nei giorni lavorativi intorno alle 8:00, dal lunedì al venerdì UTC.
Il servizio di notifica è disattivato per impostazione predefinita. Per iniziare a inviare notifiche:
- Vai a Impostazioni > Account > Aziende e seleziona un'azienda.
- Clic Visualizza le impostazioni di spesa.
- Scorri verso il basso fino a Servizio di notifica.
- Seleziona Ricorda ai dipendenti le attività in sospeso oppure Ricorda al responsabile dell'invio delle note spese le attività in sospeso.
- Seleziona una frequenza. Se scegli mensile, puoi impostare una data specifica da 1 a 28.
Per testare la configurazione, fai clic su Invia email di prova. Assicurati di salvare prima il modulo: le modifiche non salvate non verranno applicate al test.