Utilizzare il Rapporto sulla riscossione delle fatture Questo report consente di confrontare gli estratti conto di Perk con le fatture IVA ricevute dai fornitori. Aiuta i revisori finanziari e gli amministratori degli account a tenere traccia delle fatture ricevute, scaricare i file PDF e individuare eventuali discrepanze di fatturazione.

Cosa fa il Rapporto di riscossione delle fatture

Questo rapporto riunisce in un unico documento tre tipologie di dati:

• Dati della fattura del fornitore: Dettagli IVA estratti dalle voci di fattura del fornitore, inclusi importo netto, importo dell'imposta, importo lordo, aliquota IVA e categoria di spesa (come soggiorni, pasti o tassa di soggiorno).
• Dati dell'estratto conto dei vantaggi: gli importi addebitati da Perk sul tuo conto, come indicato nell'estratto conto.
• Dettagli della prenotazione e del viaggio: ID viaggio, oggetti di costo, paese di servizio, nomi dei fornitori e date di pagamento, in modo da poter associare le righe della fattura ai viaggi che le hanno generate.

Il report è progettato per aiutarti a verificare che gli importi riportati sull'estratto conto corrispondano alle fatture originali dei fornitori.

Ad esempio, un responsabile finanziario può filtrare il report in base alla data di check-out per identificare rapidamente quali soggiorni in hotel hanno una fattura già incassata, quali fatture sono ancora in sospeso e dove esistono discrepanze tra l'importo fatturato e l'importo della fattura del fornitore.

Dove trovare il rapporto

Puoi trovare questo report nella sezione Analisi:

1. Vai a Analizza > Reportage di viaggio
2. Trova il report di raccolta fatture sezione

Prima di aprire il report completo, visualizzerai un riepilogo relativo al periodo selezionato.

La sezione di riepilogo mostra quattro parametri relativi al periodo selezionato:

• % prenotazioni con fattura pagata: La percentuale di prenotazioni alberghiere idonee per le quali Perk ha ricevuto ed elaborato una fattura IVA del fornitore.
• Risparmio fiscale stimatoUna stima dell'importo IVA che potresti recuperare, basata sulle fatture raccolte finora. Questo non è un importo di rimborso confermato.
• Prenotazioni con fattura in sospeso: Numero di prenotazioni nel periodo per le quali non è stata ancora ricevuta o convalidata una fattura valida del fornitore.
• Fatture con discrepanze: Il numero di prenotazioni in cui l'importo lordo sulla fattura del fornitore non corrisponde all'importo lordo sull'estratto conto di Perk.

Per aprire la visualizzazione dettagliata del report, fare clic su Vedi il rapporto completo.

Apertura del rapporto completo

Quando fai clic Vedi il rapporto completo Per aprire la visualizzazione dettagliata del report, è possibile:

• Riconciliare importi dell'estratto conto a fronte delle fatture dei fornitori incassate.
• Filtra per periodo di fatturazione, azienda, oggetto di costo, paese di servizio, ID viaggio, nome del fornitore e stato di incasso della fattura.
• Scarica i PDF delle fatture dei fornitori dalla tabella delle fatture dei fornitori.
• Esportazione convertire le tabelle in formato CSV o Excel.
• Programma la consegna per ricevere automaticamente il report via e-mail.

Come sono strutturati i dati

Il report include due tabelle: estratto conto e fattura del fornitore.

• Tabella dell'estratto conto: Ogni riga rappresenta un estratto conto collegato a una o più fatture dei fornitori. Mostra gli identificativi di fatturazione, i viaggi correlati, i dettagli del fornitore e dell'oggetto di costo, lo stato della fattura e le eventuali discrepanze.
• Tabella della fattura del fornitore (voci IVA): Ogni riga rappresenta le voci della fattura del fornitore, raggruppate per aliquota IVA. Include riferimenti di viaggio e prenotazione, collegamento all'estratto conto, dettagli IVA, totali, valuta, categoria e note su eventuali discrepanze.

Tenete presente che una singola fattura del fornitore può includere diverse aliquote IVA (ad esempio, per le spese di alloggio e la colazione). In tal caso, la fattura viene visualizzata su più righe. In questa tabella vengono visualizzate solo le fatture raccolte.

Nota: Il report viene aggiornato una volta al giorno. Tutte le fatture raccolte o validate dall'ultimo aggiornamento saranno visibili il giorno successivo.

Filtrare il report

Utilizza i filtri nella parte superiore della pagina. I filtri aggiornano il riepilogo e entrambe le tabelle.

• Data della fattura del vantaggioFiltra in base a uno specifico periodo di fatturazione.
• Data di check-outFiltra in base all'intervallo di date in cui il viaggiatore ha effettuato il check-out.
• AziendaSe il tuo account include più aziende, filtra per selezionarne una o più.
• Oggetto di costoConcentrarsi su reparti o budget specifici.
• ID viaggio: Cerca un viaggio Perk specifico.
• Paese di servizioFiltra per paese in cui si è svolto il soggiorno o il servizio.
• Nome del fornitoreFiltra per hotel o fornitore di servizi specifico.
• Fattura raccoltaMostra solo le fatture incassate, solo le fatture in sospeso o tutte.

Lettura della tabella degli estratti conto Perk

Questa tabella mostra una riga per ogni prenotazione, così come appare nell'estratto conto di Perk (INV-03). Utilizzala per confrontare l'importo fatturato da Perk con l'importo della fattura del fornitore.

Lettura della tabella delle fatture dei fornitori

Questa tabella mostra una riga per ogni voce di spesa con la stessa aliquota IVA in una fattura del fornitore

Interpretazione delle discrepanze

Se la differenza Il valore non è 0, ovvero l'importo riportato sull'estratto conto di Perk non corrisponde all'importo della fattura del fornitore.

È prevedibile che si verifichino alcune discrepanze. Ad esempio:

• Extra o componenti aggiuntiviServizi aggiuntivi richiesti dopo la prenotazione iniziale (ad esempio, check-out posticipato).
• Conversione di valutaLa fattura del fornitore è in valuta locale e l'estratto conto viene convertito.
• Rimborsi parzialiÈ stata emessa una nota di credito.

Tuttavia, alcune discrepanze potrebbero richiedere un'indagine, come ad esempio:

• Fattura non ancora riscossa: Non è ancora disponibile una fattura del fornitore con cui effettuare un confronto.
• Differenze di carica inatteseI commenti includono una nota del team operativo di Perk.

Per ulteriori informazioni su come interpretare le discrepanze del rapporto, vedere Comprendere le discrepanze nella riscossione delle fatture.

Suggerimento: Utilizzare il ID viaggio filtro o il collegamento in Numero completo della fattura per aprire il PDF e verificare direttamente gli importi.