I report personalizzati sono l'esportazione di report Perk che combina un catalogo fisso di colonne statiche con il colonne dinamiche ogni account imposta, come campi di viaggio personalizzati e gruppi di utenti.

Utilizza questo articolo per scoprire cosa contengono i report personalizzati, quando utilizzarli, come Perk li invia via e-mail, come funzionano i modelli, come viene definita ciascuna colonna e come vengono etichettate le colonne personalizzate nel file.

Che cosa sono i report personalizzati?

I report personalizzati in Perk sono esportazioni configurabili di dati relativi a viaggi e prenotazioni provenienti dalla sezione Report di viaggio. Permettono di filtrare i risultati e scegliere quali colonne includere, per poi ottenere il risultato come file CSV o Excel. Li trovi in ​​Analizza > Report di viaggio > Report e pianificazioni, nella scheda Genera report.

I report personalizzati sono pensati per la creazione di report e analisi, non per consultazioni operative in tempo reale. Il processo di reporting viene eseguito durante la notte, con un'interruzione intorno all'una di notte, quindi qualsiasi elemento aggiunto a Perk dopo tale orario non verrà incluso nell'esportazione giornaliera. In pratica, i report personalizzati, come tutti i report di Perk, presentano un ritardo di circa 24 ore rispetto ai dati in tempo reale, quindi non aspettatevi dati aggiornati nello stesso giorno.

L'esportazione combina due tipi di colonne. Le colonne statiche sono i campi standard che Perk pubblica per ogni account, come il nome del viaggiatore, lo stato del viaggio e la spesa. Le colonne dinamiche sono i campi personalizzati e i gruppi di utenti configurati dalla tua azienda, quindi l'insieme esatto di colonne dinamiche varia da un account all'altro.

Quando utilizzare i report personalizzati

I report personalizzati sono lo strumento ideale quando hai bisogno di un set di dati semplice, con una riga per ogni prenotazione, che puoi aprire in un foglio di calcolo, consegnare al tuo team finanziario o caricare in un sistema a valle. I report personalizzati coprono la rendicontazione di viaggi e spese, l'analisi delle approvazioni, la rendicontazione di sostenibilità e la riconciliazione con il tuo ERP o i tuoi strumenti contabili.

Utilizza i report personalizzati quando desideri analizzare i dati di viaggio secondo le tue esigenze, ad esempio estraendo tutte le prenotazioni alberghiere per una determinata voce di costo nell'ultimo trimestre, esportando le emissioni dei voli per tutte le tue unità aziendali o creando un file di riconciliazione finanziaria che metta a confronto le prenotazioni con le fatture. Poiché hai il controllo sui filtri e sulla selezione delle colonne, puoi adattare ogni esportazione a una domanda specifica anziché lavorare con un report predefinito.

Generazione e download di un report personalizzato

Ora i report personalizzati in Perk vengono inviati via email anziché essere scaricati direttamente nel browser. Prima, si generava l'esportazione e il file veniva scaricato una volta pronto. Ora è sufficiente selezionare Ottieni report, scegliere un Formato (CSV o Excel), aggiungere i Destinatari e quindi selezionare Ottieni. I destinatari possono essere tutti gli utenti attivi del proprio account.

Perk genera il report in background. Ogni destinatario riceve un'email con un link di download temporaneo, non un allegato. Il link apre una pagina Perk intitolata Scarica il report, che avvia automaticamente il download. I destinatari devono aver effettuato l'accesso a Perk con l'account corretto per aprire il link, ma non necessitano di autorizzazioni per la generazione di report.

I link e i file dei report personalizzati scadono dopo 7 giorni. Un link scaduto mostra un messaggio che indica che il report è scaduto o non esiste e Perk non può rigenerare il file scaduto dal link. Invece, l'utente deve selezionare Genera nuovo report per eseguire nuovamente il report e ricevere una copia aggiornata via e-mail.

Per istruzioni dettagliate, consultare la pagina "Ricevere un report personalizzato via e-mail".

Riutilizzo delle impostazioni dei report con i modelli

In Perk, i modelli salvano una selezione di campi e filtri da un report personalizzato, evitando così di dover ricominciare da zero ogni volta che si esegue un report utilizzato frequentemente. Ad esempio, è possibile salvare un modello denominato "Spesa alberghiera del terzo trimestre per voce di costo" e ottenere una copia aggiornata di tale report ogni volta che se ne ha bisogno.

I modelli funzionano in modo diverso dalle impostazioni personali. Perk condivide i modelli con l'intero account, quindi qualsiasi amministratore o analista può visualizzarli, modificarli ed eliminarli. Solo amministratori e analisti hanno accesso a questa funzionalità. Se modifichi o elimini un modello, la modifica sarà visibile a tutti gli utenti dell'account, quindi è utile concordare con il team la denominazione e la proprietà del modello. I modelli non supportano periodi di date personalizzati.

I modelli sono disponibili nella scheda Modelli della pagina Report e pianificazioni. Per creare, modificare, utilizzare o eliminare un modello, consulta Salvare e riutilizzare i modelli di report personalizzati. Per inviare un modello tramite e-mail con cadenza regolare, consulta Pianificare l'invio di report personalizzati tramite e-mail.

Riferimento sul campo: spiegazione di ogni colonna

Il report personalizzato mostra tutte le colonne di reporting che Perk pubblica per l'esportazione amministrativa, raggruppate qui per categoria. Utilizza il riferimento ai campi qui sotto per scoprire il significato di ciascuna colonna e per spiegarle ai colleghi o al tuo team.

Informazioni sul viaggiatore e sul viaggio

Dettagli su costi, valuta e tasse

Colonne dinamiche: campi e gruppi personalizzati

I report personalizzati includono una colonna dinamica per ogni campo di viaggio personalizzato e per ogni categoria di gruppo di utenti configurata nell'account. Nel report personalizzato, ogni nome definito viene pubblicato come una colonna a sé stante e l'intestazione della colonna contiene un prefisso che ne specifica il tipo di colonna dinamica: Campo personalizzato - per i campi personalizzati e Gruppo - per i gruppi di utenti. Sebbene il prefisso venga visualizzato alla fine dell'intestazione, viene comunque trattato come un prefisso del nome della colonna dinamica.

Ad esempio, un campo personalizzato denominato Progetto appare nell'esportazione come una colonna con l'intestazione Progetto - Campo personalizzato. Una categoria di gruppo utenti denominata Regione appare come una colonna con l'intestazione Regione - Gruppo.

Il prefisso del tipo viene applicato a ogni colonna dinamica, ogni volta. Mantiene le intestazioni prevedibili per chi le utilizza a valle, semplifica il debug delle esportazioni e previene conflitti di dati quando un campo personalizzato o un gruppo di utenti configurato condivide il nome con una colonna statica.

Campi e gruppi personalizzati archiviati

I report personalizzati continuano a mostrare i campi personalizzati e i gruppi di utenti anche dopo l'archiviazione, in modo che le prenotazioni storiche mantengano i valori impostati in precedenza. Nel report personalizzato, le colonne dinamiche archiviate sono contrassegnate dal suffisso (archiviato) aggiunto dopo il prefisso del tipo.

Ad esempio, un campo personalizzato archiviato originariamente denominato Vecchio progetto appare nell'esportazione come Vecchio progetto - Campo personalizzato (archiviato).

Esportazione in formato CSV ed Excel

I report personalizzati sono disponibili in due formati: CSV ed Excel. I report personalizzati si comportano in modo identico in entrambi i formati: sono disponibili le stesse colonne, si applicano gli stessi filtri e le intestazioni sono soggette alle stesse regole di denominazione.

Ciò include il prefisso del tipo sulle colonne dinamiche. Sia che si esporti Progetto - Campo personalizzato in CSV o in Excel, l'intestazione della colonna viene visualizzata allo stesso modo e le colonne archiviate mantengono il suffisso (archiviato) in entrambi i formati. Scegli il formato più adatto ai tuoi strumenti di elaborazione dati; i dati e le intestazioni sono coerenti in entrambi i casi.

Importi per viaggiatore e precisione delle esportazioni

I campi che mostrano la quota di una prenotazione per viaggiatore — Spesa per viaggiatore (valuta originale) e Tassa per viaggiatore (valuta originale) — vengono calcolati dividendo l'importo totale della prenotazione per il numero di viaggiatori. Questi valori vengono esportati con precisione decimale completa sia in formato CSV che Excel. Ciò significa che la somma della colonna nel foglio di calcolo corrisponderà al totale della prenotazione, indipendentemente dal fatto che si scelga l'opzione di download formattata o non formattata.

Nota: In precedenza, la scelta dell'opzione di download formattato causava l'arrotondamento di questi campi a due cifre decimali prima dell'esportazione, il che poteva comportare una piccola discrepanza nella somma delle righe (ad esempio, 2 × $3,575 venivano visualizzati come $7,16 invece di $7,15). Questo problema è stato risolto: entrambe le opzioni di download ora esportano il valore con precisione completa.

Istruzioni per la riconciliazione: Per la riconciliazione con il tuo sistema ERP, contabile o con gli estratti conto bancari, utilizza sempre i campi nella valuta originale : Spesa per viaggiatore (valuta originale) e Imposta per viaggiatore (valuta originale). Questi campi riflettono gli importi effettivamente addebitati nella valuta della transazione e rappresentano la fonte affidabile per il confronto dei dati relativi ai vantaggi con i registri esterni. Gli equivalenti in valuta utente applicano un tasso di conversione al momento della segnalazione, che potrebbe differire dal tasso utilizzato dalla tua banca o dal tuo fornitore di servizi di pagamento, rendendoli inadatti alla riconciliazione finanziaria.