Rimborso in Perk significa Perk paga i tuoi dipendenti per le spese vive approvate (come pasti, taxi e spese accessorie) per conto della tua azienda. Il dipendente riceve il denaro da Perk e la tua azienda riceve una fattura separata per tali pagamenti.

Approvazione, pagamento, fatturazione e tracciabilità rimangono tutti in PerkIn questo modo non saranno necessari file PAIN o procedure di pagamento manuali nel portale bancario. I rimborsi saranno disponibili quando la funzione sarà attivata per il tuo conto; tuttavia, potrai scegliere se utilizzarla o meno per una specifica azienda.

Amministratori dell'account o revisori finanziari impostare la funzionalità per un'azienda; revisori finanziari approvare e programmare i rimborsi; dipendenti ricevere pagamenti.
 

Attualmente il rimborso si applica a:

• Clienti idonei: Società del Regno Unito, Spagna, Paesi Bassi, Irlanda e Belgio in qualsiasi conto
• Valuta di pagamento: GBP ed EUR. Le spese possono essere presentate in qualsiasi valuta: Perk effettua la conversione automaticamente.
• Tipi di spesa: Solo spese pagate privatamente, come pasti, taxi, spese accessorie e altre spese quotidiane.

Se la tua azienda utilizza rimborsi, solo le spese pagate privatamente Le spese che soddisfano i criteri sopra indicati possono essere rimborsate da Perk. Per le altre tipologie di spesa, si applicano le procedure di rimborso o di elaborazione delle buste paga già in vigore.

Attenzione: Attualmente i rimborsi non possono essere utilizzati con Oracle Netsuite o Microsoft Dynamics 365 Finance (precedentemente Finance & Operations).

Perché utilizzare i rimborsi in Perk?

• Approvazione, pagamento, fatturazione e un unico registro di controllo vivere in un unico posto a Perk.
• Non devi generare o caricare file di pagamento sulla tua banca; Perk gestisce i pagamenti.
• Non si impiegano ore a creare e caricare i lotti di pagamento.
• I pagamenti e il prospetto di rimborso di Perk coincidono, consentendo una facile corrispondenza.
• Dalla gestione delle spese all'approvazione, fino al pagamento e alla registrazione contabile, il flusso di lavoro rimane invariato, senza dover passare da un sistema all'altro.
• I dipendenti possono vedere quando il loro rimborso è programmato, in fase di elaborazione o pagato.
• Una volta che un revisore finanziario approva e programma il rimborso, i pagamenti vengono effettuati secondo il ciclo di Perk (ad esempio, settimanalmente) invece di attendere il processo di pagamento interno.

Perk elabora i pagamenti in batch secondo una pianificazione fissa, basata sulla frequenza configurata per la tua azienda:
Settimanale: Ogni venerdì:
Ogni due settimane: Il quindicesimo e ultimo giorno del mese:
Mensile: L'ultimo giorno del mese.

Per saperne di più, consultare Istituire un sistema di rimborso per i dipendenti.

Come funziona il sistema di rimborso dall'inizio alla fine

Una volta impostato, il flusso funziona in questo modo:

1. Il dipendente crea una spesa pagata privatamente in Perk (ad esempio, un pranzo con un cliente o un taxi) e lo invia per l'approvazione.
2. La spesa segue il normale flusso di approvazione (ad esempio, responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo, quindi revisore finanziario).
3. Una volta che un revisore finanziario approva e programma il rimborso, Perk paga il conto bancario del dipendente per conto della tua azienda..
4. Perk emette una dichiarazione di rimborso (documento di fatturazione) che elenca i pagamenti effettuati. Alla tua azienda vengono addebitati tali importi.
5. Il tuo team finanziario registra e paga il rimborso di Perk nel tuo sistema contabile.

Il dipendente viene pagato da Perk; l'azienda riceve la fattura da Perk e poi la salda. L'azienda non invia mai il rimborso direttamente al conto bancario del dipendente.

Stato della spesa vs. stato del rimborso

Le tracce dei vantaggi sono due cose separate:

• Stato della spesa (per la contabilità e l'esportazione)
• Stato del rimborso (per il pagamento)

Una volta che un revisore finanziario approva e programma il rimborso, la spesa passa a Pronto per l'esportazione stato e il rimborso ottiene uno stato proprio che riflette il ciclo di vita del pagamento.

I revisori finanziari e gli amministratori possono visualizzare lo stato del rimborso in Finanza > Revisione > Rimborso.

I dipendenti vedono lo stato del rimborso (spesso etichettato In elaborazione o Rimborsato) in I miei compiti.

Per ulteriori informazioni su cosa vedono i dipendenti e su come controllare lo stato, vedere Ricevi il rimborso delle spese sostenute di tasca tua..

Come funziona il flusso contabile per i revisori finanziari

I revisori finanziari in genere procedono nel modo seguente per valutare i rimborsi:

1. I revisori finanziari in genere procedono nel modo seguente per valutare i rimborsi:
2. Esaminare la spesa pagata privatamente (polizza, ricevuta, importo, oggetto di costo, ecc.).) in Finanza > Revisione > Rimborso.
3. Approva la spesa e programmala per il prossimo ciclo di rimborso. La spesa passa a Pronta per l'esportazione e il rimborso è programmato.
4. Perk esegue il batch di pagamento e versa l'importo sul conto bancario del dipendente. Non sei tu ad attivare questa funzione nella tua banca; lo fa Perk.
5. Perk invia all'azienda una dichiarazione di rimborso che elenca i pagamenti effettuati in quel periodo.
6. In Finanza > Revisione > Rimborso, puoi vedere lo stato del pagamento (ad esempio, Pagato o Non riuscitoUtilizzate tale documento e la dichiarazione di rimborso per confermare l'importo effettivamente pagato.
7. Esporta le spese e il prospetto di rimborso Perk nel tuo sistema contabile. Verifica la corrispondenza del pagamento con il conto di trasferimento specifico che utilizzi per i rimborsi, in modo che la tua contabilità corrisponda al prospetto.

La riconciliazione viene effettuata abbinando i pagamenti presenti nel prospetto rimborsi (e nelle visualizzazioni dei rimborsi di Perk) alle spese esportate e al conto di trasferimento nel vostro libro mastro. Il prospetto rimborsi funge da collegamento tra quanto Perk ha pagato e quanto la vostra azienda deve a Perk.

Per la riconciliazione passo passo, vedere Gestire e riconciliare i rimborsiPer l'invio dei pagamenti, vedere Inviare un rimborso a un dipendente.