Il rimborso in Perk significa che Perk paga ai tuoi dipendenti le spese vive approvate (come pasti, taxi e spese accessorie) per conto della tua azienda. Il dipendente riceve il denaro da Perk e la tua azienda riceve una fattura separata per tali pagamenti.

Approvazione, pagamento, fatturazione e tracciabilità rimangono tutti in Perk, quindi non c'è bisogno di file PAIN o di effettuare pagamenti manuali nel portale bancario. I rimborsi sono disponibili quando la funzione è attivata per il tuo account; tuttavia, puoi scegliere se utilizzarla per una specifica azienda o meno.

Perché utilizzare i rimborsi in Perk?

• Approvazione, pagamento, fatturazione e un unico registro di controllo sono tutti centralizzati in Perk.
• Non devi generare né caricare file di pagamento sulla tua banca; Perk si occupa dei pagamenti.
• Non si impiegano ore a creare e caricare i lotti di pagamento.
• I pagamenti e il prospetto di rimborso di Perk coincidono, consentendo una facile corrispondenza.
• Dalla gestione delle spese all'approvazione, fino al pagamento e alla registrazione contabile, il flusso di lavoro rimane invariato, senza dover passare da un sistema all'altro.
• I dipendenti possono visualizzare lo stato di programmazione, elaborazione o pagamento del loro rimborso.
• Una volta che un addetto alla revisione finanziaria approva e programma il rimborso, i pagamenti vengono elaborati secondo il ciclo di Perk (ad esempio, settimanalmente) anziché attendere la procedura di pagamento interna.

Nota: Perk elabora i pagamenti con una frequenza fissa, in base a quella configurata per la tua azienda: i pagamenti settimanali vengono elaborati ogni venerdì, quelli bisettimanali il 14 e l'ultimo giorno del mese e quelli mensili l'ultimo giorno del mese. Tutti i pagamenti vengono elaborati alle 11:00 UTC. Una volta avviati, i tempi di accredito variano a seconda della regione: fino a 1 giorno lavorativo (T+1) per i pagamenti nel Regno Unito, fino a 2 giorni lavorativi (T+2) per i pagamenti nell'UE e da 1 a 2 giorni lavorativi per i pagamenti ACH negli Stati Uniti. I giorni festivi e i fine settimana non sono inclusi in questi intervalli di tempo.

Trattamento fiscale: Perk come pagatore

Perk effettua i pagamenti ai dipendenti per conto dell'azienda, agendo come agente di pagamento. Poiché si tratta di rimborsi di spese aziendali effettive, non sono considerati reddito imponibile per i dipendenti nei paesi in cui Perk opera (Stati Uniti, Regno Unito, Spagna, Paesi Bassi, Irlanda, Belgio). La presenza del pagamento da parte di Perk nell'estratto conto bancario del dipendente non modifica questa situazione.

Gli obblighi in materia di documentazione e di rendicontazione delle retribuzioni variano da paese a paese. Le aziende con dipendenti in più giurisdizioni dovrebbero verificare gli obblighi locali con un consulente fiscale.

Suggerimento: Per saperne di più, vedere Istituire rimborsi post-finanziati per Belgio, Estonia, Irlanda, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito.

Come funzionano i rimborsi dall'inizio alla fine

Una volta impostato, il flusso funziona in questo modo:

1. Il dipendente crea una spesa personale in Perk (ad esempio, pranzo con un cliente, taxi) e la invia per l'approvazione.
2. La spesa segue il normale flusso di approvazione (ad esempio, responsabile dell'approvazione dell'oggetto di costo, quindi responsabile della revisione finanziaria).
3. Una volta che un addetto alla revisione finanziaria approva e programma il rimborso, Perk effettua il pagamento sul conto bancario del dipendente per conto della vostra azienda.
4. Perk emette un estratto conto (documento di fatturazione) che elenca i pagamenti effettuati. Alla tua azienda vengono addebitati tali importi.
5. Il tuo team finanziario registra e paga il rimborso di Perk nel tuo sistema contabile.

Il dipendente viene pagato da Perk; l'azienda riceve la fattura da Perk e poi la salda. L'azienda non invia mai il rimborso direttamente al conto bancario del dipendente.

Stato della spesa vs. stato del rimborso

Perk tiene traccia di due cose separate: lo stato della spesa (per la contabilità e l'esportazione) e lo stato del rimborso (per il pagamento).

Una volta che un revisore finanziario approva e programma il rimborso, la spesa passa a Pronto per l'esportazione stato e il rimborso ottiene uno stato proprio che riflette il ciclo di vita del pagamento.

I revisori finanziari e gli amministratori visualizzano lo stato del rimborso in Finanza > Revisione > Rimborso. I dipendenti visualizzano lo stato del rimborso (spesso etichettato come "In elaborazione" o "Rimborsato") in Le mie attività.

Nota: Per ulteriori informazioni su cosa vedono i dipendenti e su come controllare lo stato, vedere Ricevi il rimborso delle spese sostenute di tasca tua (al di fuori degli Stati Uniti). oppure, per i dipendenti con sede negli Stati Uniti, Collega il tuo conto bancario per ricevere i rimborsi (USA).

Come funziona il flusso contabile per i revisori finanziari

I revisori finanziari in genere procedono nel modo seguente per valutare i rimborsi:

1. Esamina la spesa diretta (polizza, ricevuta, importo, oggetto di costo, ecc.) in Finanza > Revisione > Rimborso.
2. Approva la spesa e programmala per il prossimo ciclo di rimborso (pagamento). La spesa passa allo stato "Pronta per l'esportazione" e il rimborso viene programmato.
3. Perk elabora il lotto di pagamenti e versa l'importo sul conto bancario del dipendente. Non è necessario che tu avvii questa operazione nella tua banca; se ne occupa Perk.
4. Perk invia all'azienda una dichiarazione di rimborso che elenca i pagamenti effettuati in quel periodo.
5. In Finanza > Revisione > Rimborso, puoi visualizzare lo stato del pagamento (ad esempio, pagato, non andato a buon fine). Utilizza queste informazioni e l'estratto conto di rimborso per confermare l'importo effettivamente pagato.
6. Esporta le spese e l'estratto conto di rimborso Perk nel tuo sistema contabile. Verifica il pagamento confrontandolo con lo specifico conto di trasferimento che utilizzi per il rimborso, in modo che la tua contabilità corrisponda all'estratto conto.

La riconciliazione viene effettuata abbinando i pagamenti presenti nel prospetto rimborsi (e nelle visualizzazioni dei rimborsi di Perk) alle spese esportate e al conto di trasferimento nel vostro libro mastro. Il prospetto rimborsi funge da collegamento tra quanto Perk ha pagato e quanto la vostra azienda deve a Perk.

Suggerimento: Per la riconciliazione passo passo, vedere Gestire e riconciliare i rimborsiPer l'invio dei pagamenti, vedere Inviare un rimborso a un dipendente.