Prima di iniziare a impostare i rimborsi, assicurati di sapere quali aziende dovrebbero utilizzare il rimborso, con quale frequenza vuoi eseguire i pagamenti, quale valuta utilizzare e quale conto di trasferimento nel sistema contabile che utilizzerai per la riconciliazione. In caso di dubbi, consulta il tuo team finanziario o contabile.

Al momento, i rimborsi non possono essere utilizzati con Oracle Netsuite o Microsoft Dynamics 365 Finance (precedentemente Finance & Operations).

Scegliere quali aziende utilizzano il rimborso

Decidete se il rimborso si applica a tutte le società presenti nell'account o solo a società specifiche.
È possibile eseguire questa operazione se si dispone del ruolo di amministratore dell'account o di revisore finanziario, tuttavia, l'accesso alla schermata avviene da posizioni diverse.

1. In Perk, vai a Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi (amministratore account) o Finanza > Revisione > Rimborsi (analista finanziario).
2. Seleziona se desideri attivare il rimborso per l'intero account, ovvero per tutte le aziende (se ne gestisci più di una), oppure se desideri selezionare aziende specifiche.
   
   

Revisori finanziari possono selezionare solo le aziende per le quali dispongono delle autorizzazioni di gestione.

Se attivi questa funzione solo per alcune aziende, i dipendenti delle aziende che non la offrono dovranno continuare a utilizzare la vecchia procedura, come l'elaborazione automatica delle buste paga o i bonifici bancari manuali.

Attenzione: Attualmente sono disponibili rimborsi per dipendenti idonei del Regno Unito e della Spagna e i pagamenti sono effettuati solo in EUR e GBP. Se il tuo conto include altri paesi o valute, questi non rientrano nell'ambito di questa configurazione.

Impostazione della frequenza e della valuta del rimborso

La frequenza che scegli si applica a tutte le aziende selezionate. Non è possibile impostare frequenze diverse per aziende diverse. Per impostarla:

1. In Impostazioni > Impostazioni spese > Rimborsi, apri le impostazioni di rimborso per l'azienda (o l'account).

2. Imposta la frequenza di rimborso—ad esempio, settimanalmente, ogni due settimane o mensilmente. Questo definisce la frequenza con cui un lotto di rimborsi approvati viene inviato per il pagamento.
   Suggerimento: Scegli una frequenza che si adatti alle tue esigenze di approvazione e alla chiusura di fine mese. I rimborsi settimanali consentono ai dipendenti di ricevere pagamenti più rapidi e ti permettono comunque di esportare e riconciliare i dati con cadenza regolare.

   

3. Seleziona la valuta per i pagamenti. Nella versione attuale sono supportate GBP ed EUR.
4. Per ogni valuta selezionata, seleziona il profilo di pagamento Da utilizzare per fatturare eventuali rimborsi effettuati per tuo conto. La valuta scelta deve corrispondere al profilo di pagamento e al paese o ai paesi a cui stai effettuando il pagamento (ad esempio, dipendenti del Regno Unito pagati in GBP).

Il profilo di pagamento utilizzato per i versamenti (ovvero il modo in cui la tua azienda paga Perk) determina le opzioni di valuta disponibili per i pagamenti in uscita. Nella versione attuale, la valuta di pagamento e la valuta del profilo di pagamento aziendale coincidono: non è possibile pagare i dipendenti in una valuta diversa da quella configurata per i pagamenti a Perk.

Requisiti relativi al metodo di pagamento: Le carte non possono essere utilizzate come metodo di pagamento per i rimborsi Se l'unico profilo di pagamento disponibile per la valuta selezionata è una carta, non sarà possibile impostare il rimborso per tale azienda. Contatta il tuo account manager Perk per aggiungere un profilo di pagamento diverso prima di procedere.

Spese in altre valute: I dipendenti possono presentare le spese in qualsiasi valuta: ad esempio, un dipendente del Regno Unito in viaggio negli Stati Uniti può presentare una ricevuta in USD. Perk converte automaticamente l'importo della spesa nella valuta di pagamento del dipendente (GBP o EUR) utilizzando il tasso di cambio in vigore al momento dell'elaborazione. Non è richiesta alcuna azione da parte del dipendente o del responsabile finanziario.

Indicare il conto di trasferimento

Dì a Perk quale conto di trasferimento (conto GL) nel tuo sistema contabile che utilizzerai per registrare e riconciliare questi pagamenti. Il tuo team finanziario lo utilizza per abbinare Perk's dichiarazione di rimborso all'account corretto.

1. In Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi, trova il numero di conto di trasferimento (o campo equivalente) per l'azienda.
2. Inserisci o seleziona il codice o l'identificativo del conto di trasferimento che il tuo sistema contabile utilizza per i pagamenti di rimborso.

I revisori finanziari utilizzano questo conto per esportare le spese e il prospetto di rimborso Perk e per riconciliare i pagamenti con questo conto. In caso di dubbi su quale conto utilizzare, rivolgersi al responsabile amministrativo o al team contabile.

Suggerimento: Utilizza un conto di trasferimento dedicato (o un sottoconto) per i rimborsi, in modo da non confondere questi pagamenti con altre tipologie di transazioni. Ciò garantisce una riconciliazione precisa e una verifica contabile completa.

Salvataggio e conferma

Dopo aver impostato le aziende, la frequenza, la valuta e il conto di trasferimento, salva le impostazioni di rimborso.

Verifica che il riepilogo mostri le società, la frequenza, la valuta e il conto di trasferimento corretti.

Una volta salvati, il rimborso è attivo per le aziende selezionate. I dipendenti di tali aziende possono aggiungere i dati bancari nel loro profilo (se non l'hanno già fatto), e i revisori finanziari possono iniziare ad approvare e programmazione dei rimborsi da Finanza > Revisione > Rimborsi.