Questo articolo descrive come attivare e configurare i rimborsi in Perk, in modo che Perk possa rimborsare ai dipendenti le spese vive approvate per conto dell'azienda. Consultalo quando sei pronto ad abilitare la funzionalità a livello aziendale.

Abilitare Perk a effettuare rimborsi per conto della tua azienda

In Belgio, Estonia, Irlanda, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito, i rimborsi si basano su un modello di post-finanziamento: Perk paga prima i tuoi dipendenti e poi fattura alla tua azienda gli importi erogati, tramite il tuo rapporto di fatturazione esistente con Perk.

Prima di iniziare, assicurati di sapere quali aziende devono utilizzare il rimborso, con quale frequenza desideri effettuare i pagamenti, quale valuta utilizzare e quale conto di trasferimento nel tuo sistema contabile utilizzerai per la riconciliazione. In caso di dubbi, consulta il tuo team finanziario o contabile.

Scegliere quali aziende utilizzano il rimborso

Decidete se il rimborso si applica a tutte le società presenti nell'account o solo a società specifiche.

Nota: Puoi eseguire questa operazione se hai il ruolo di amministratore dell'account o di revisore finanziario, tuttavia, accedi alla schermata da posizioni diverse. I revisori finanziari possono selezionare solo le aziende per le quali dispongono delle autorizzazioni di gestione.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi (amministratore dell'account) oppure su Finanza > Revisione > Rimborsi (revisore finanziario).
2. Seleziona se desideri attivare il rimborso per l'intero account, ovvero per tutte le aziende (se ne gestisci più di una), oppure se desideri selezionare aziende specifiche.

Se attivi questa opzione solo per alcune aziende, i dipendenti di altre aziende non visualizzeranno la possibilità di ricevere il rimborso tramite Perk per le spese anticipate; seguiranno la procedura standard (ad esempio, busta paga o bonifico bancario manuale).

Nota: Attualmente i rimborsi post-finanziamento sono disponibili nei seguenti paesi: Belgio, Estonia, Irlanda, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito. A seconda del paese, i pagamenti saranno effettuati solo in EUR o GBP. Se il tuo conto include altri paesi o valute, questi non rientrano nell'ambito di questa configurazione.

Impostazione della frequenza e della valuta del rimborso

Imposta la frequenza con cui Perk effettua i rimborsi e la valuta in cui vengono pagati i dipendenti.

2. Imposta la frequenza di rimborso, ad esempio settimanale, ogni due settimane o mensile. Questa impostazione definisce con quale frequenza viene inviato un lotto di rimborsi approvati per il pagamento.

   • Settimanale: ogni venerdì
   • Ogni due settimane: il 14° e l'ultimo giorno di ogni mese
   • Mensile: l'ultimo giorno del mese

   I pagamenti vengono effettuati alle 11:00 UTC. Non è previsto un orario limite prima del pagamento. Se una spesa non viene inclusa in una delle elaborazioni programmate, verrà recuperata nella successiva. Una volta attivato, il tempo di accredito varia a seconda della regione: fino a 1 giorno lavorativo (T+1) per i pagamenti nel Regno Unito, fino a 2 giorni lavorativi (T+2) per i pagamenti nell'UE. I giorni festivi e i fine settimana non sono inclusi in questi intervalli di tempo.

Attenzione: La frequenza si applica a tutte le aziende selezionate. Non è possibile impostare frequenze diverse per aziende diverse.

Suggerimento: Scegli una frequenza che si adatti alle tue approvazioni e alla chiusura di fine mese. I rimborsi settimanali consentono ai dipendenti di ricevere pagamenti più rapidi e ti permettono comunque di esportare e riconciliare i dati con cadenza regolare.

1. Seleziona la valuta per i pagamenti. Sono supportate GBP ed EUR.
2. Seleziona il profilo di pagamento per ciascuna valuta. La valuta deve corrispondere al profilo di pagamento.

Per i rimborsi sono previsti due metodi di pagamento:

• Bonifico bancario: Perk emette un estratto conto dopo ogni ciclo di pagamento e riscuote tramite bonifico bancario. Il profilo di bonifico bancario è disponibile quando il periodo di fatturazione è uguale o più frequente del ciclo di pagamento. I profili con un periodo di fatturazione inferiore vengono visualizzati nel gruppo "Non disponibile".
• Addebito diretto: Perk preleva l'importo dal conto della tua azienda al momento del completamento di ogni pagamento. I profili di addebito diretto sono compatibili con qualsiasi ciclo di pagamento.

Attenzione: I profili di pagamento che utilizzano una carta non possono essere utilizzati per i rimborsi. Se l'unico profilo disponibile per una valuta è una carta, contatta il tuo account manager Perk per aggiungere un profilo di bonifico bancario o addebito diretto prima di procedere.

La valuta del profilo di pagamento e la valuta di pagamento devono corrispondere: non è possibile pagare i dipendenti in una valuta diversa da quella configurata per i pagamenti a Perk.

Se selezioni un profilo di addebito diretto e il relativo periodo di fatturazione è meno frequente del tuo ciclo di pagamento (ad esempio, un estratto conto mensile con pagamenti settimanali), visualizzerai un avviso sullo schermo. Ciò significa che Perk preleverà l'importo dal tuo conto prima dell'emissione dell'estratto conto per quel periodo. Gli addebiti appariranno sul tuo conto bancario prima dell'arrivo dell'estratto conto; questo è normale e non influisce sui pagamenti ai dipendenti.

Nota: Spese in altre valute: I dipendenti possono presentare le spese in qualsiasi valuta: ad esempio, un dipendente del Regno Unito in viaggio negli Stati Uniti può presentare una ricevuta in USD. Perk converte automaticamente l'importo della spesa nella valuta di pagamento del dipendente (GBP o EUR) utilizzando il tasso di cambio in vigore al momento dell'elaborazione. Non è richiesta alcuna azione da parte del dipendente o del responsabile finanziario.

Indicare il conto di trasferimento

Comunica a Perk quale conto di trasferimento (conto GL) nel tuo sistema contabile utilizzerai per registrare e riconciliare questi pagamenti. Il tuo team finanziario lo utilizza per abbinare Perkdichiarazione di rimborso all'account corretto.

1. In Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi, trova ilNumero di conto per il trasferimento (o campo equivalente) per l'azienda.
2. Inserisci o seleziona il codice o l'identificativo del conto di trasferimento che il tuo sistema contabile utilizza per i pagamenti di rimborso.

Suggerimento: Utilizza un conto di trasferimento dedicato (o un sottoconto) per i rimborsi, in modo da non confondere questi pagamenti con altri tipi di transazioni. Questo semplifica la riconciliazione e rende la verifica contabile più agevole.

Salvataggio e conferma

Verifica che il riepilogo mostri le società, la frequenza, la valuta e il conto di trasferimento corretti.

Una volta salvati, il rimborso è attivo per le aziende selezionate. I dipendenti di tali aziende possono aggiungere i dati bancari nel loro profilo (se non l'hanno già fatto), e i revisori finanziari possono iniziare ad approvare e programmazione dei rimborsi da Finanza > Revisione > Rimborsi.