Questo articolo spiega come approvare le spese e programmare i rimborsi in Perk, in modo che Perk paghi ai dipendenti le spese anticipate. Consultalo quando sei pronto a elaborare i rimborsi dalla coda di revisione.

Verifichi le spese come di consueto (politica, ricevuta, importo, oggetto di costo). Quando approvi una spesa anticipata e l'azienda ha attivato i rimborsi, la pianifichi per il prossimo ciclo di pagamento. Perk provvede quindi a versare l'importo sul conto bancario del dipendente per conto dell'azienda e successivamente fattura all'azienda tramite un estratto conto di rimborso.

Prima di iniziare

• I rimborsi devono essere configurati per l'azienda (da un amministratore dell'account in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi).
• Il dipendente deve avere un ruolo Perk attivo. Gli utenti con un ruolo senza accesso non possono presentare note spese né essere rimborsati.
• Il dipendente deve avere coordinate bancarie valide nel proprio profilo Perk (e, per i dipendenti al di fuori degli Stati Uniti, una data di nascita); in caso contrario, il pagamento non potrà essere inviato o potrebbe non andare a buon fine.
• È necessario il ruolo di revisore finanziario per visualizzare Finanza > Revisione > Rimborso e per programmare i rimborsi.

Apertura della coda di revisione

1. In Perk, vai a Finanza > Revisione > Spese e fatture.
2. Vedrai le spese in fase di revisione e idonee al rimborso. In genere si tratta di spese vive che hanno ricevuto l'approvazione e sono in attesa di verifica finanziaria.

Utilizza i filtri (azienda, data, mittente, stato) secondo necessità per trovare le spese che desideri elaborare.

Revisione della spesa

1. Apri una nota spese e verifica che sia conforme alle policy aziendali: categoria corretta, ricevuta, importo, oggetto di costo (ad esempio reparto o progetto) e qualsiasi altra regola applicata dalla tua azienda.
2. Conferma che si tratti di una spesa diretta rimborsabile (ad esempio, pasti, taxi, spese accessorie). Le spese di viaggio, il chilometraggio e le indennità giornaliere non sono rimborsabili nella versione attuale.
3. Se c'è qualcosa che non va, rimanda indietro la nota spese con un commento in modo che il dipendente o il responsabile dell'approvazione possano correggerla. Non programmare il rimborso finché non è corretta.

Nota: Se i dati bancari del dipendente sono mancanti o non validi, la spesa potrebbe comunque essere approvata e programmata, ma il pagamento non andrà a buon fine e il dipendente dovrà aggiornare il proprio profilo. È comunque possibile esportare la spesa per la contabilità una volta che si trova nello stato "Pronta per l'esportazione".

Approvazione e programmazione del rimborso

1. Quando la spesa è corretta, approvala (ad esempio, approvala o contrassegnala come approvata nella schermata di revisione).
2. Quando la spesa viene approvata per il rimborso, passa a "Pronto per l'esportazione" e il rimborso viene programmato per il prossimo ciclo di pagamento. Non è necessario scegliere una data di pagamento specifica: Perk effettua i pagamenti in base alla frequenza impostata in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi (ad esempio settimanale).

Quando Perk esegue ogni ciclo di pagamento:

Settimanale: ogni venerdì alle 11:00 UTC
Ogni due settimane: il 14° e ultimo giorno di ogni mese alle 11:00 UTC
Mensilmente: l'ultimo giorno del mese alle 11:00 UTC

Non è previsto un orario limite; le spese approvate prima dell'avvio di un ciclo di pagamenti sono incluse. Una volta attivato, il pagamento può richiedere fino a T+1 giorno lavorativo (Regno Unito e Stati Uniti) o T+2 giorni lavorativi (UE) per essere elaborato; i giorni festivi e i fine settimana non sono inclusi in questo lasso di tempo. Non sono disponibili cicli di pagamento ad hoc; se una spesa non viene inclusa in un ciclo, verrà recuperata nel successivo ciclo programmato.

Dopo la tua approvazione, il dipendente vedrà che il suo rimborso è stato programmato. Perk includerà questo rimborso nel prossimo ciclo di pagamenti, invierà il pagamento al conto bancario del dipendente e in seguito lo includerà nel prospetto di rimborso inviato all'azienda.

Risoluzione dei problemi relativi ai rimborsi

In Finanza > Revisione > Rimborso (o nell'elenco dei rimborsi o delle spese), è possibile visualizzare lo stato del rimborso, ad esempio programmato, in elaborazione o rimborsato.

Le coordinate bancarie sono mancanti o errate.

Cosa vedi: Il rimborso non può essere elaborato perché non è presente alcun conto bancario valido per il dipendente nei nostri archivi.

Cosa fare: Chiedere al dipendente di aggiungi o correggi i tuoi dati bancari nel loro profiloIl conto deve essere intestato a loro nome. Una volta completata la procedura, il rimborso verrà automaticamente incluso nel successivo ciclo di pagamenti programmati.

La spesa supera il limite di rimborso

Cosa vedi: Un messaggio che indica che la spesa supera il limite per il rimborso (ad esempio, oltre 10.000 nella valuta della tua azienda)

Cosa fare: Le spese che superano il limite non possono essere rimborsate tramite il programma Perk. È necessario rimborsare queste spese utilizzando la normale procedura contabile (ad esempio, bonifico bancario manuale o busta paga).

Le prenotazioni pagate tramite Perk non possono essere rimborsate tramite Perk

Cosa vedi: Un messaggio che indica che la spesa pagata a Perk non può essere rimborsata.

Cosa fare: È necessario rimborsare il dipendente in un altro modo, ad esempio tramite bonifico bancario manuale o busta paga. La spesa presenta un avviso nella coda di revisione che indica che non verrà rimborsata tramite Perk, insieme al motivo.

Il limite di credito dell'azienda è stato superato: non è possibile elaborare ulteriori pagamenti.

Cosa vedi: Un messaggio che indica che i pagamenti non possono essere elaborati al momento perché è stato raggiunto il limite di credito (o simile).

Cosa fare: È necessario contattare Perk per modificare il limite o saldare il saldo prima di effettuare ulteriori rimborsi.

È comunque possibile esportare la spesa per la contabilità; Perk addebita la spesa all'azienda solo al completamento del pagamento.