Quando i rimborsi Se abilitate, le spese vive ammissibili possono essere rimborsate tramite Perk. Dopo aver approvato una spesa, Perk programma il rimborso, paga il dipendente e successivamente fattura all'azienda tramite un estratto conto di rimborso..

Prima di iniziare

• Un amministratore dell'account deve abilitare i rimborsi in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi.

• Il dipendente deve aggiungere al proprio profilo Perk i dati bancari validi e la data di nascita. Senza queste informazioni, Perk non può completare il rimborso.

• Devi avere il Revisore finanziario ruolo per accedere alla schermata di revisione e approvare i rimborsi.

Apertura della coda di revisione

1. In Perk, vai a Finanza > Revisione > Spese e fatture.
2. Vedrai le spese in fase di revisione e idonee al rimborso. In genere si tratta di spese vive che hanno ricevuto l'approvazione e sono in attesa di verifica finanziaria.

Utilizza i filtri (azienda, data, mittente, stato) secondo necessità per trovare le spese che desideri elaborare.

Revisione della spesa

1. Apri una nota spese e verifica che sia conforme alle policy aziendali: categoria corretta, ricevuta, importo, oggetto di costo (ad esempio reparto o progetto) e qualsiasi altra regola applicata dalla tua azienda.
2. Conferma che si tratti di una spesa diretta rimborsabile (ad esempio, pasti, taxi, spese accessorie). Le spese di viaggio, il chilometraggio e le indennità giornaliere non sono rimborsabili nella versione attuale.
3. Se c'è qualcosa che non va, rimanda indietro la nota spese con un commento in modo che il dipendente o il responsabile dell'approvazione possano correggerla. Non programmare il rimborso finché non è corretta.

Nota: Se il dipendente non ha fornito i dati bancari, il pagamento non andrà a buon fine. Il dipendente dovrà aggiornare il proprio profilo per ricevere il pagamento, ma una volta che la spesa sarà contrassegnata come "Pronta per l'esportazione", sarà comunque possibile esportarla per la contabilità.

Approvazione e programmazione del rimborso

1. Quando la spesa è corretta, approvala (ad esempio, approvala o contrassegnala come approvata nella schermata di revisione).
2. Quando la spesa viene approvata per il rimborso, passa a "Pronto per l'esportazione" e il rimborso viene programmato per il prossimo ciclo di pagamento. Non è necessario scegliere una data di pagamento specifica: Perk effettua i pagamenti in base alla frequenza impostata in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi (ad esempio settimanale).

Nota: I pagamenti vengono elaborati secondo una pianificazione fissa: settimanalmente ogni venerdì, ogni due settimane il 15 e l'ultimo giorno del mese e mensilmente l'ultimo giorno del mese.

Dopo la tua approvazione, il dipendente vedrà che il suo rimborso è stato programmato. Perk includerà questo rimborso nel prossimo ciclo di pagamenti, invierà il pagamento al conto bancario del dipendente e in seguito lo includerà nel prospetto di rimborso inviato all'azienda.

Verifica dello stato di un rimborso

1. Vai a Finanza > Revisione > Rimborsare per vedere lo stato.

1. Cerca etichette di stato come programmato, elaborazione, O rimborsato.

2. Se un pagamento non va a buon fine (ad esempio, dati bancari non validi), lo stato verrà visualizzato come Richiede interventoIl dipendente deve aggiornare il proprio profilo e il rimborso potrà essere ritentato in un ciclo successivo. È comunque possibile esportare la spesa per la contabilità; l'addebito all'azienda da parte di Perk viene effettuato solo al completamento del pagamento.

   

   Per saperne di più, consultare Rimborsi in Perk E Istituire un sistema di rimborso per i dipendentiPer l'abbinamento dei pagamenti ai tuoi libri contabili, vedi Gestire e riconciliare i rimborsi.

   Per i dipendenti, vedere Ricevi il rimborso delle spese sostenute privatamente..