Questo articolo spiega come configurare il tuo profilo Perk per ricevere il rimborso delle spese vive approvate (ad esempio pasti, taxi, spese accessorie) quando la tua azienda utilizza i rimborsi spese, e come verificare lo stato e risolvere i problemi di pagamento più comuni. Consultalo quando desideri ricevere il rimborso sul tuo conto bancario e comprendere meglio le informazioni visualizzate in Perk.
Nota: Questo articolo è destinato ai dipendenti al di fuori degli Stati Uniti. Se sei un dipendente con sede negli Stati Uniti, consulta invece la sezione "Collega il tuo conto bancario per i pagamenti di rimborso (USA)".
Se la tua azienda utilizza i rimborsi in Perk, Perk può accreditarti direttamente sul tuo conto corrente le spese vive approvate, senza dover passare per l'ufficio paghe o altri processi manuali. La tua azienda attiva la funzione e approva la spesa; Perk si occupa del pagamento.
Prima di iniziare
Per ricevere il rimborso, è necessario un conto corrente bancario intestato a proprio nome, in una valuta supportata dal sistema di rimborso della propria azienda (ad esempio, GBP per un'azienda del Regno Unito o EUR per un'azienda dell'eurozona). Il conto deve essere intestato al proprio nome e corrispondere al nome presente nel profilo Perk.
Dovrai inoltre inserire la tua data di nascita nel tuo profilo Perk: Perk la utilizza per motivi di conformità e per associare l'account al titolare.
Attualmente, le spese di viaggio prenotate tramite Perk (hotel, voli, biglietti del treno, noleggio auto) non sono rimborsabili; solo le spese vive (pasti, taxi, spese accessorie, ecc.) lo sono. Se hai sostenuto una spesa di viaggio significativa che supera il limite previsto dalla tua azienda, quest'ultima ti rimborserà tramite un altro canale: rivolgiti al tuo ufficio finanziario.
Aggiunta dei dati bancari
Segui questi passaggi per aggiungere i tuoi dati bancari:
- Vai su Profilo > Personale > Informazioni bancarie. Se la tua azienda ha attivato i rimborsi, puoi compilare questa sezione.
- Inserisci i dati richiesti da Perk. I campi dipendono dalla configurazione della tua azienda e dal paese in cui si trova: ad esempio, un codice di ordinamento e un numero di conto per un conto nel Regno Unito, oppure un IBAN per un conto nell'eurozona.
- Salva i tuoi dati.
L'account deve essere intestato a tuo nome e corrispondere al nome presente sul tuo profilo Perk. Perk verifica questa informazione in modo che solo tu possa ricevere il rimborso sul tuo account.
Nota: Se non visualizzi la sezione Informazioni bancarie, è possibile che la tua azienda non abbia ancora attivato i rimborsi oppure che il tuo profilo non sia in un paese o in una valuta supportati. Contatta il tuo team amministrativo o finanziario.
Aggiornamento della data di nascita
Se la tua data di nascita non è presente o è errata nel tuo profilo Perk:
- Apri il tuo profilo in Perk.
- Individua il campo data di nascita e inseriscilo o correggilo.
- Salva il tuo profilo.
Senza una data di nascita precisa, il rimborso potrebbe essere bloccato o ritardato.
Monitoraggio dello stato del rimborso
Lo stato del rimborso indica a che punto si trova il pagamento, separatamente dallo stato di approvazione della spesa. Una spesa attraversa diverse fasi nel suo percorso verso la contabilità: inviata, approvata, revisionata ed esportata. Tuttavia, il raggiungimento di queste fasi non significa che il pagamento sia già stato effettuato.
Una volta approvata la spesa per il rimborso, la procedura si articola in 3 fasi:
- Programmato: il tuo pagamento è stato messo in coda per la prossima elaborazione.
- Elaborazione: Perk ha inviato il pagamento, che è in arrivo sul tuo conto bancario.
- Rimborso: il denaro è stato accreditato sul tuo conto bancario.
Se Perk ti chiede di fare qualcosa prima di poterti pagare, solitamente perché i tuoi dati bancari sono mancanti, non validi o in una valuta non supportata, lo stato del rimborso mostrerà Richiede un intervento. Correggi i tuoi dati bancari per autorizzare il rimborso.
Tu (o un addetto alla revisione finanziaria) puoi annullare un rimborso mentre è in fase di programmazione o in attesa di intervento. Una volta che passa alla fase di elaborazione, il pagamento è già in corso e non può essere annullato.
È possibile visualizzare lo stato del rimborso nella voce di spesa stessa e nell'elenco delle spese.
Nota: Controlla sempre lo stato del rimborso, non quello della spesa, per sapere se hai effettivamente ricevuto il pagamento. Una spesa può risultare esportata per la contabilità prima che il rimborso sia stato accreditato sul tuo conto bancario.
Aggiornamento o rimozione dei dati bancari
Puoi aggiornare o rimuovere i tuoi dati bancari in qualsiasi momento da Profilo > Personale > Informazioni bancarie. Ad esempio, se Alex Macdonald cambia banca, aggiorna i suoi dati bancari con quelli del nuovo conto.
- Per utilizzare un conto diverso, aggiorna i tuoi dati bancari con le informazioni del nuovo conto.
- Rimuovere i dati bancari significa che Perk non potrà erogare nuovi rimborsi finché non aggiungerai e salverai un nuovo conto.
Attenzione: L'aggiornamento dei dati bancari influisce solo sui rimborsi futuri. Se un rimborso è già programmato o in fase di elaborazione quando si effettua la modifica, Perk lo accrediterà comunque sul conto registrato al momento della programmazione, senza reindirizzare un pagamento già in corso.
Risoluzione dei problemi di pagamento
Le coordinate bancarie sono mancanti o errate.
Cosa vedi: Ti viene chiesto di aggiungere i dati bancari, altrimenti il rimborso non può essere elaborato perché non è presente alcun conto bancario valido nei nostri archivi.
Cosa fare: Aggiungi o correggi i tuoi dati bancari nel tuo profilo (vedi "Aggiungi i tuoi dati bancari" qui sopra). Il conto deve essere intestato a tuo nome. Dopo aver salvato, il prossimo ciclo di pagamenti potrebbe includere il tuo rimborso (oppure il tuo team finanziario potrebbe doverlo riprogrammare).
La valuta del conto bancario non è supportata dal rimborso della tua azienda
Cosa vedi: Un messaggio che indica che la valuta del tuo conto bancario non è supportata o che devi utilizzare un conto in una valuta specifica (ad esempio GBP per il Regno Unito).
Cosa fare: Il sistema di rimborso della tua azienda è impostato per valute specifiche (ad esempio GBP o EUR). Aggiungi o passa a un conto bancario in quella valuta. Se disponi solo di un conto in un'altra valuta, chiedi al tuo team finanziario se la supportano; in caso contrario, potresti dover utilizzare una procedura di rimborso diversa (ad esempio, tramite busta paga) per quella spesa.
La spesa supera il limite di rimborso previsto dalla tua azienda.
Cosa vedi: Un messaggio che indica che la spesa supera il limite per il rimborso (ad esempio, oltre 10.000 nella valuta della tua azienda)
Cosa fare: Le spese che superano il limite non possono essere rimborsate tramite il programma Perk. La tua azienda ti rimborserà in un altro modo (ad esempio, tramite bonifico bancario manuale o trattenuta sullo stipendio). Contatta il tuo ufficio finanziario.
Le prenotazioni pagate tramite Perk non possono essere rimborsate tramite Perk
Cosa vedi: Un messaggio che indica che la spesa pagata a Perk non può essere rimborsata.
Cosa fare: La tua azienda ti rimborserà in un altro modo (ad esempio tramite bonifico bancario manuale o trattenuta sullo stipendio). Contatta il tuo ufficio finanziario.
Il limite di credito dell'azienda è stato superato: non è possibile elaborare ulteriori pagamenti.
Cosa vedi: Un messaggio che indica che i pagamenti non possono essere elaborati al momento perché è stato raggiunto il limite di credito dell'azienda (o simile).
Cosa fare: Si tratta di un limite a livello aziendale, non qualcosa che puoi modificare nel tuo profilo. Il tuo team finanziario o amministrativo deve risolverlo con Perk (ad esempio, modificando il limite o saldando il saldo). Il rimborso verrà elaborato non appena il conto aziendale sarà in regola. Chiedi un aggiornamento al tuo team finanziario.
Per saperne di più su come funziona il rimborso per la tua azienda, consulta la sezione Rimborsi in Perk.