Questo articolo descrive come abbinare i pagamenti di Perk alla contabilità e riconciliare i rimborsi nel sistema contabile. Utilizzalo quando chiudi un periodo e devi riconciliare le attività di rimborso con il tuo conto di trasferimento.

È necessario accedere a Finanza > Revisione > Rimborsi e all'estratto conto di rimborso inviato da Perk.

Dopo che Perk ha pagato i dipendenti per conto della tua azienda, emette un rendiconto che elenca tali pagamenti. Il tuo compito è verificare lo stato dei pagamenti in Perk, esportare le spese, abbinarle al rendiconto e riconciliare il tutto con il conto di trasferimento impostato per i rimborsi.

Come funzionano le registrazioni dei rimborsi

Comprendere cosa rappresenta il conto di trasferimento renderà più semplice il resto di questo articolo.

Quando Perk rimborsa un dipendente per conto della tua azienda, l'obbligo della tua azienda non scompare. Si sposta. Non sei più debitore del dipendente, ma di Perk.

Perk pubblica una voce di diario per spesa:

• Addebito: il conto spese, per il costo
• Credito: sul tuo conto di trasferimento, per l'importo dovuto

Il tuo conto di trasferimento accumula quindi un credito per ogni spesa rimborsata nel periodo considerato.

Il conto di trasferimento è un conto di passività, non una registrazione di un pagamento completato. Un saldo su tale conto indica che l'importo è ancora dovuto a Perk.

Niente azzera automaticamente quel saldo. Lo azzeri tu, addebitando la commissione di Perk sul conto di trasferimento quando questo raggiunge il tuo conto bancario. Questo è spiegato in Registrazione e riconciliazione nel sistema contabile sotto.

Ciò ha due utili conseguenze:

• Il saldo presente sul conto di trasferimento in qualsiasi momento rappresenta il tuo debito di rimborso in sospeso, a condizione che tu registri gli addebiti di Perk man mano che vengono effettuati. Non è necessario calcolarlo separatamente o registrare un accantonamento aggiuntivo.
• Alla fine del periodo, inclusa la fine dell'anno, tale saldo rappresenta già il tuo debito. Le spese esportate a dicembre e addebitate da Perk a gennaio saranno presenti sul conto di trasferimento al 31 dicembre, come correttamente indicato. Non è necessario alcun accantonamento manuale o storno a gennaio.

Prima di iniziare

• È necessario predisporre i rimborsi per l'azienda, incluso il conto di trasferimento utilizzato per la riconciliazione.
• Il conto di trasferimento va configurato per ogni entità legale. Se la tua azienda ha più di un'entità legale che utilizza i rimborsi, ognuna necessita di un proprio conto di trasferimento configurato e ogni conto deve essere presente nel piano dei conti di tale entità.
• I rimborsi devono essere stati programmati ed elaborati. Alcuni potrebbero essere stati pagati, altri potrebbero non essere stati elaborati o richiedere un intervento.
• È necessario accedere a Finanza > Revisione > Rimborsi e al riepilogo dei rimborsi inviato da Perk, tramite e-mail o nell'area di fatturazione a seconda della configurazione.

Verifica dello stato del pagamento in Perk

1. In Perk, vai su Finanza > Revisione > Rimborsi.
2. Verifica lo stato dei pagamenti per il periodo che stai riconciliando: Rimborsato, In elaborazione, Programmato o Richiede intervento.

Rimborsato significa che il denaro è stato inviato al conto bancario del dipendente. Richiede intervento di solito significa che il dipendente deve correggere qualcosa, ad esempio i propri dati bancari, prima che il pagamento possa essere effettuato con successo. La tua azienda viene addebitata da Perk solo quando un pagamento viene effettivamente completato.

Spese nella sezione "Richiede intervento"

Attenzione: Prima di esportare, tieni presente cosa succede se il pagamento non va a buon fine. L'esportazione accredita l'importo sul tuo conto di trasferimento. Se il pagamento viene successivamente annullato o non viene completato, Perk non addebiterà nulla alla tua azienda e non annullerà automaticamente l'accredito. L'importo rimarrà sul tuo conto di trasferimento senza alcun addebito corrispondente da parte di Perk che tu debba compensare.

Se esporti spese i cui pagamenti sono ancora in stato Richiede intervento, monitorale e annulla la registrazione nel tuo sistema contabile se il pagamento non va a buon fine. Se preferisci evitare questa procedura, risolvi gli elementi Richiede intervento prima dell'esportazione.

Utilizza questa visualizzazione per confermare quali rimborsi sono stati pagati nel periodo e per individuare quelli non andati a buon fine o ancora in sospeso.

Annullamento di un rimborso

Gli amministratori finanziari possono annullare un rimborso prima che venga effettuato qualsiasi trasferimento di denaro, invece di lasciarlo bloccato o di aprire un ticket di assistenza.

1. Apri il rimborso in Finanza > Revisione > Rimborsi.
2. Seleziona Annulla rimborso. Questa opzione è disponibile quando il rimborso è Programmato (in attesa di pagamento) o Richiede intervento (pagamento non riuscito).
3. Seleziona un motivo di cancellazione e conferma.

Attenzione: Non è possibile annullare la transazione una volta che il pagamento raggiunge la fase di elaborazione o di rimborso. Lo stato di esportazione non influisce su questo: una spesa esportata può ancora essere annullata se il suo rimborso è ancora Previsto O Richiede un interventoUna volta che il pagamento è in corso o è stato elaborato, il rimborso non può più essere annullato in Perk.

Ricevere la dichiarazione di rimborso da Perk

Perk emette un estratto conto dei rimborsi per il periodo di riferimento. L'estratto conto elenca i pagamenti effettuati (ed eventualmente dettagli correlati come ID spesa, importi e beneficiari) in modo da poterli confrontare con i propri registri.

1. Richiedi il prospetto di rimborso per il periodo che stai riconciliando. Potrebbe essere disponibile nell'area di fatturazione di Perk oppure inviato al tuo indirizzo email di fatturazione o finanziario: segui la procedura della tua azienda.
2. Apri l'estratto conto e verifica che l'elenco dei pagamenti e i totali corrispondano a quanto ti aspetti dallo stato dei pagamenti in Perk.

Se qualcosa manca o non corrisponde, risolvi il problema (ad esempio, verifica la presenza di pagamenti ritardati o pagamenti non andati a buon fine che compariranno in un estratto conto successivo) prima di registrare nel tuo libro mastro.

Spese di esportazione e abbinamento al rendiconto

Il rendiconto dei rimborsi è la fonte attendibile per quanto riguarda gli importi pagati da Perk e quelli addebitati alla vostra azienda.

Eseguite la riconciliazione riga per riga, oppure per lotto se il vostro processo è basato su lotti, in modo che ogni pagamento presente nell'estratto conto sia contabilizzato nell'esportazione e nella vostra contabilità.

1. Esporta le spese da Perk per lo stesso periodo. Utilizza l'esportazione che include ID spesa, importi, date e tutti i campi necessari per il tuo registro contabile, come oggetto di costo o progetto.
2. Abbina le spese esportate al rendiconto dei rimborsi. Ogni pagamento riportato sul rendiconto deve corrispondere a una o più spese programmate e pagate in quel periodo.

Una nota sui tempi

Le spese vengono esportate quando vengono contrassegnate come pronte per l'esportazione, indipendentemente dal ciclo di pagamento. Una spesa può essere esportata anche prima che il relativo pagamento sia stato effettuato.

Questo è normale e non indica un errore. È il motivo per cui il conto di trasferimento presenta un saldo tra l'importo esportato e l'addebito di Perk sul tuo conto bancario.

Registrazione e riconciliazione nel sistema contabile

Le modalità di contabilizzazione delle spese dipendono da come la tua azienda esporta i dati da Perk.

• Se utilizzi un'integrazione con un sistema contabile (connettore API), Perk registra automaticamente le spese nel tuo sistema contabile quando vengono esportate. Non è necessario registrare nuovamente tali spese.
• Se si utilizza un'esportazione basata su file, si importa il file di esportazione nel sistema contabile seguendo la procedura abituale. Il file contiene le stesse registrazioni descritte in Come funzionano le registrazioni di rimborso sopra.

In entrambi i casi, una delle voci da registrare è sempre a tua discrezione: il pagamento a Perk.

1. Quando l'addebito di Perk raggiunge il tuo conto bancario, registralo sul conto di trasferimento impostato per il rimborso in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi:

   • Addebito: il conto di trasferimento
   • Credito: il tuo conto bancario

   Perk addebita una sola volta per ogni ciclo di pagamento, coprendo tutte le richieste di rimborso in quel ciclo. È necessario registrare una voce per ogni addebito, azzerando i crediti accumulati in un'unica riga. Utilizzare il prospetto dei rimborsi per visualizzare quali richieste di rimborso e quali spese sono coperte dall'addebito.

2. Verifica il conto di trasferimento. I movimenti relativi al periodo devono corrispondere al totale del rendiconto dei rimborsi e alle spese esportate registrate in tale periodo. Il saldo rimanente rappresenta l'importo che Perk ha già versato per tuo conto ma che non ti è stato ancora addebitato.

Se utilizzi un conto di trasferimento dedicato per i rimborsi, tutte le transazioni relative ai vantaggi di questa funzionalità devono transitare attraverso tale conto, in modo che la riconciliazione rimanga chiara e verificabile.

Suggerimento: mantieni l'estratto conto di rimborso e l'esportazione nello stesso periodo, ad esempio in base alla data dell'estratto conto o alla data di pagamento, in modo che il periodo contabile e il periodo di rendicontazione di Perk siano allineati e la riconciliazione sia semplice.

Quali contenuti Perk pubblica e quali no

Per essere espliciti riguardo al confine:

• Perk registra: il costo della spesa e l'accredito sul tuo conto di trasferimento che rappresenta l'importo dovuto a Perk.
• Perk non registra: il pagamento dal tuo conto bancario a Perk. Perk non ha visibilità del tuo conto bancario, quindi questa operazione deve essere sempre effettuata da te, utilizzando l'estratto conto di rimborso per identificare a cosa si riferisce ogni spesa.

Non è necessario registrare una passività separata per l'addebito Perk imminente. L'accredito sul tuo conto di trasferimento rappresenta già tale passività.

Per saperne di più, consultare Rimborsi in Perk, Istituire un sistema di rimborso per i dipendenti, E Inviare un rimborso a un dipendente.

Per i dipendenti, vedere Ricevi il rimborso delle spese sostenute privatamente..