È necessario accedere a Finanza > Revisione > Rimborso e alla dichiarazione di rimborso Perk invia.

Dopo che Perk ha pagato i dipendenti per conto della tua azienda, emette un rendiconto che elenca tali pagamenti. Il tuo compito è verificare lo stato dei pagamenti in Perk, esportare le spese e il rendiconto, e registrare e riconciliare tutto con il conto di trasferimento che la tua azienda ha configurato per i rimborsi in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi.

Prima di iniziare

• È necessario predisporre i rimborsi per l'azienda, incluso il conto di trasferimento utilizzato per la riconciliazione.
• I rimborsi devono essere stati programmati ed elaborati (alcuni potrebbero essere stati pagati, altri potrebbero non essere stati elaborati o richiedere un intervento).
• È necessario accedere a Finanza > Revisione > Rimborso (e qualsiasi visualizzazione di rimborso o pagamento) e all'estratto conto di rimborso inviato da Perk (ad esempio via e-mail o nell'area di fatturazione, a seconda della configurazione).

Verifica dello stato del pagamento in Perk

1. In Perk, vai a Finanza > Revisione > Rimborso (o la sezione relativa al rimborso o al pagamento, a seconda dei casi).
2. Verifica lo stato dei pagamenti per il periodo che stai riconciliando: Rimborsato, Elaborazione, Programmato, oppure Richiede un intervento.

Rimborsato significa che il denaro è stato inviato alla banca del dipendente. Richiede un intervento Di solito significa che il dipendente deve sistemare qualcosa (ad esempio i dati bancari) prima che il pagamento possa andare a buon fine.

È comunque possibile esportare le spese contrassegnate come "Pronte per l'esportazione" anche se il relativo rimborso è contrassegnato come "Da elaborare": la chiusura contabile non è bloccata. L'addebito all'azienda da parte di Perk avviene solo al completamento effettivo del pagamento.

Utilizza questa visualizzazione per confermare quali rimborsi sono stati pagati nel periodo e per individuare quelli non andati a buon fine o ancora in sospeso.

Ricevere la dichiarazione di rimborso da Perk

Perk emette un estratto conto dei rimborsi per il periodo di riferimento. L'estratto conto elenca i pagamenti effettuati (ed eventualmente dettagli correlati come ID spesa, importi e beneficiari) in modo da poterli confrontare con i propri registri.

1. Richiedi il prospetto di rimborso per il periodo che stai riconciliando. Potrebbe essere disponibile nell'area di fatturazione di Perk oppure inviato al tuo indirizzo email di fatturazione o finanziario: segui la procedura della tua azienda.
2. Apri l'estratto conto e verifica che l'elenco dei pagamenti e i totali corrispondano a quanto ti aspetti dallo stato dei pagamenti in Perk.

Se qualcosa manca o non corrisponde, risolvi il problema (ad esempio, verifica la presenza di pagamenti ritardati o pagamenti non andati a buon fine che compariranno in un estratto conto successivo) prima di registrare nel tuo libro mastro.

Spese di esportazione e abbinamento al rendiconto

1. Esporta le spese da Perk per lo stesso periodo (ad esempio da Finanza > Revisione > Rimborso o l'area di esportazione o di reporting). Utilizza l'esportazione che include ID di spesa, importi, date e tutti i campi necessari per il tuo libro mastro (ad esempio, oggetto di costo, progetto).
2. Confronta le spese esportate con il rendiconto dei rimborsi. Ogni pagamento presente nel rendiconto deve corrispondere a una o più spese programmate e pagate in quel periodo. Il rendiconto dei rimborsi è la fonte attendibile per quanto riguarda i pagamenti effettuati da Perk e gli importi addebitati all'azienda.

Effettua la riconciliazione riga per riga (o per lotto se il tuo processo è basato su lotti) in modo che ogni pagamento presente nell'estratto conto sia contabilizzato nell'esportazione e nella tua contabilità.

Registrazione e riconciliazione nel sistema contabile

1. Nel tuo sistema contabile, registra le spese e il pagamento a Perk (estratto conto di rimborso) seguendo la procedura abituale. Registra il pagamento (o la passività e poi il pagamento) sul conto di trasferimento impostato per il rimborso in Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi.
2. Riconcilia il conto di trasferimento: il saldo (o i movimenti) per quel periodo deve corrispondere al totale del rendiconto dei rimborsi e alle spese esportate che hai registrato.

Se utilizzi un conto di trasferimento dedicato per i rimborsi, tutte le transazioni relative ai vantaggi di questa funzionalità devono transitare attraverso tale conto, in modo che la riconciliazione rimanga chiara e verificabile.

Suggerimento: Mantieni il prospetto di rimborso e l'esportazione nello stesso periodo (ad esempio, in base alla data del prospetto o alla data di pagamento) in modo che il periodo del tuo libro mastro e il periodo del prospetto di Perk siano allineati e la riconciliazione sia semplice.

Per saperne di più, consultare Rimborsi in Perk, Istituire un sistema di rimborso per i dipendenti, E Inviare un rimborso a un dipendente.

Per i dipendenti, vedere Ricevi il rimborso delle spese sostenute privatamente..