È possibile aggiungere un prezzo di viaggio È possibile aggiungere una condizione al prezzo del viaggio alle regole di approvazione, consentendo di instradare interi viaggi per l'approvazione in base al loro costo totale. Questo articolo illustra come aggiungere una condizione relativa al prezzo del viaggio alle regole di approvazione e spiega come interagiscono tra loro più regole.

Che cosa comportano le approvazioni dei prezzi dei viaggi?

Quando aggiungi una condizione di prezzo del viaggio a una regola, Perk valuta il prezzo totale del viaggio e lo inoltra per l'approvazione solo se il prezzo soddisfa la condizione impostata. Puoi combinare le condizioni di prezzo con qualsiasi tipo di trigger di regola ("fuori policy", "in policy" o "tutti i viaggi") e con qualsiasi tipo di approvatore.
 

Cosa è incluso nel prezzo del viaggio?

Il prezzo del viaggio è l'importo totale indicato nel dettaglio dei costi, non solo la tariffa base per volo, hotel, treno o auto a noleggio.

Comprende:

• Includere nel viaggio servizi di base come voli, hotel, treni, auto a noleggio, servizi aggiuntivi e servizi manuali.
• Servizi extra e accessori selezionati, come bagaglio, scelta del posto, pasti, imbarco prioritario, colazione in hotel, Wi-Fi, parcheggio, servizio in camera e servizi extra per l'auto.
• Tasse a carico dei fornitori, come ad esempio la tassa di soggiorno sugli hotel, ove applicabili.
• Eventuali commissioni applicabili a livello di viaggio, come commissioni o maggiorazioni per pagamenti con carta di credito, commissioni per la prenotazione dei posti, commissioni per tariffe aziendali, commissioni FlexiTravel™ o Green Trip e commissioni di abbonamento, ove applicabili.

Il prezzo del viaggio include sia gli importi pagati in anticipo sia quelli da pagare all'arrivo. Extra o costi aggiuntivi non selezionati o non inclusi nel viaggio non sono compresi. Gli elementi cancellati sono esclusi e gli eventuali crediti applicati possono ridurre l'importo totale utilizzato per l'abbinamento dell'approvazione.

Aggiungere una condizione di prezzo del viaggio a una regola

Per aggiungere una condizione di prezzo al viaggio:

1. Vai a Impostazioni > Gestione dei viaggi > Autorizzazioni di viaggio.
2. Crea un nuovo processo di approvazione (o modificane uno esistente)
3. Seleziona la regola che desideri modificare oppure creane una nuova.
4. Seleziona il tipo di viaggio (fuori policy, tutti i viaggi o in policy) e assegna un responsabile dell'approvazione, se non l'hai già fatto.
5. Clicca su + prezzo viaggio nel rispetto della regola.
6. Seleziona un tipo di condizione dal menu a tendina: Più di, Minore o uguale a, o Tra.
7. Inserisci l'importo della soglia. Per Più di o Minore o uguale a, inserisci un singolo valore. Per TraInserisci sia un valore minimo che un valore massimo. L'interfaccia utente non ti permetterà di salvare finché non avrai compilato tutti i campi obbligatori.
8. Fai clic su Salva

Tipi di condizione

La condizione relativa al prezzo del viaggio prevede 3 opzioni.

• Più diLa regola si applica ai viaggi il cui prezzo totale supera l'importo da te impostato. Ad esempio, "Più di 500" corrisponde a qualsiasi viaggio che costi più di 500 nella valuta predefinita della tua azienda.
• Minore o uguale a: La regola si applica ai viaggi di importo pari o inferiore a quello impostato. Ad esempio, "inferiore o uguale a 500" corrisponde ai viaggi che costano 500 o meno.
• TraLa regola si applica ai viaggi il cui prezzo totale rientra nell'intervallo da te impostato. Questa condizione è inclusiva: un intervallo compreso tra 500 e 5.000 include viaggi che costano esattamente 500 e 5.000.

Nota: Quando si utilizza TraIl valore minimo deve essere inferiore al valore massimo. Se i valori sono invertiti, Perk visualizza un errore in modo che tu possa correggerlo prima di salvare.

Valuta e importi di soglia

Imposta le soglie nella valuta locale della tua azienda. Perk calcola il totale del viaggio nella valuta locale dell'azienda o dell'account di riferimento prima di confrontarlo con la soglia.

Nota: Quando Perk valuta un viaggio, elabora la valuta in quest'ordine:

1. La valuta predefinita della società collegata al profilo di pagamento del viaggio, se disponibile.
2. La valuta predefinita dell'account.
3. EUR, qualora nessuna delle opzioni precedenti sia disponibile.

La regola di approvazione del prezzo del viaggio non viene mai saltata perché non è possibile determinare una valuta: Perk ricorre sempre all'euro.

Come interagiscono le regole

Quando più di una regola corrisponde a un viaggio, Perk ne utilizza solo una per determinare il percorso di approvazione. La regola il cui primo approvatore agisce per primo consolida quella regola. Le altre regole corrispondenti non sono più applicabili una volta che il primo approvatore ha agito. Per una spiegazione completa, inclusi i flussi a due fasi e i viaggi con più viaggiatori, vedere Come si applicano a un viaggio più regole di approvazione del viaggio.

Esempio: Hai due regole:

• Regola 1: il responsabile di linea approva i viaggi di importo compreso tra 500 e 5.000 euro.
• Regola 2: Il direttore finanziario approva i viaggi superiori a 5.000 euro.

Un viaggio da 2.000 € corrisponde solo alla Regola 1, quindi va al responsabile di linea. Un viaggio da 6.000 € corrisponde solo alla Regola 2, quindi va al CFO. Perché la Regola 1 usa tra Con un limite massimo esplicito di 5.000 euro, le due regole non si sovrappongono.

Suggerimento: Per creare livelli di approvazione puliti senza sovrapposizioni, utilizzare btra per le regole di livello inferiore e impostare un limite superiore esplicito. Una regola impostata su "più di 500 €" senza limite superiore corrisponderebbe anche a un viaggio da 6.000 €, il che significa che sia il responsabile di linea che il CFO potrebbero riceverlo, e chi agisce per primo determina il percorso di approvazione.

Prenotazione automatica dei viaggi al di sotto di una soglia

Non esiste un'opzione esplicita per la prenotazione automatica. Se un viaggio non corrisponde a nessuna regola di approvazione configurata, Perk lo prenota senza richiederne l'approvazione. Per escludere i viaggi a basso costo dall'approvazione, aggiungi più di €X condizione alla tua regola esistente. I viaggi di importo pari o inferiore a tale valore non saranno conformi a tale regola e non richiederanno approvazione a meno che non vi sia una corrispondenza anche con un'altra regola.

Evitare spazi vuoti e sovrapposizioni

Quando si definiscono le condizioni di prezzo per i viaggi, è importante verificare che le regole non si sovrappongano o lascino scoperti determinati intervalli di prezzo.

Sovrapposizioni accade quando due o più regole possono corrispondere allo stesso viaggio, ad esempio, due più di regole con soglie diverse, oppure una regola senza condizione di prezzo accanto a una che ne prevede una. Quando le regole si sovrappongono, gli approvatori di tutte le regole corrispondenti vengono aggiunti alla richiesta.

Lacune Questo problema si verifica quando nessuna regola copre una particolare fascia di prezzo o tipologia di viaggio. I viaggi che rientrano in queste fasce di prezzo vengono prenotati senza approvazione. Se è necessaria l'approvazione, è necessario aggiungere una regola che li includa.