L'integrazione con QuickBooks Online (QBO) collega Perk al tuo account QBO, garantendo la coerenza dei dati contabili tra i due sistemi.

In QuickBooks Online (QBO), le categorie di monitoraggio relative a classi e dipartimenti sono disponibili solo nei piani QBO Plus e Advanced. Se il tuo account QBO è di tipo Simple Start o Essentials, le categorie di monitoraggio non sono disponibili e la mappatura di classi e dipartimenti non si applica al tuo account.

Cosa fa l'integrazione

L'integrazione con QuickBooks Online mantiene sincronizzati i dati relativi alle spese tra Perk e QBO. Una volta stabilita la connessione, gli amministratori possono importare i dati anagrafici contabili da QBO a Perk, sincronizzare i dipendenti tra le due piattaforme ed esportare le spese da Perk a QBO. L'integrazione è pensata per gli amministratori aziendali e gli utenti del reparto finanziario che gestiscono la contabilità delle spese in QBO.

Come fluiscono i dati tra Perk e QBO

I dati si muovono in due direzioni tra Perk e QBO:

• Importa (QBO → Vantaggio): Le categorie contabili, le aliquote fiscali e le categorie di monitoraggio vengono importate da QBO a Perk per mantenere la coerenza dei dati anagrafici.
• Sincronizzazione (QBO ↔ Vantaggio): I dipendenti iscritti a Perk vengono abbinati ai fornitori in QBO tramite indirizzo email.
• Esporta (Vantaggio → QBO): Le spese approvate vengono trasferite da Perk a QBO, inclusi categoria, imposta, oggetto di costo e dati allegati.

L'integrazione utilizza OAuth per l'autenticazione, quindi nessuna password viene condivisa tra i sistemi. Ogni azienda collega il proprio account QBO separatamente e la disconnessione da QBO non influisce sui dati storici già esportati.

Importazione dei dati contabili da QBO

Perk importa tre tipi di dati master da QBO.

Categorie contabili

Il piano dei conti di QBO è la fonte delle categorie di spesa di Perk. Tutti i tipi di conto sono disponibili per l'importazione, con i conti di spesa preselezionati per impostazione predefinita. I conti bancari sono esclusi. Gli amministratori scelgono quali conti includere.

Aliquote fiscali

Perk importa le aliquote fiscali da QBO tramite il tuo ID QBO. L'importazione delle aliquote fiscali è particolarmente importante per gli account non statunitensi: gli account QBO statunitensi non includono le aliquote IVA sugli acquisti, quindi puoi saltare questo passaggio se la tua azienda opera solo negli Stati Uniti.

Tracciamento delle categorie (Classi e Dipartimenti)

QBO utilizza due dimensioni di tracciamento: Classi e Dipartimenti. QBO si riferisce ai Dipartimenti anche come Sedi, Divisioni o Unità aziendali, a seconda delle impostazioni dell'account. È possibile importarle entrambe in Perk, dove vengono mappate a campi diversi:

• Le classi corrispondono agli oggetti costo dei vantaggi.
• I dipartimenti vengono mappati ai campi personalizzati di Perk.

La tabella seguente mostra l'insieme completo degli attributi importati da QBO e la loro posizione in Perk.

Nota: L'importazione delle classi da QBO non assegna automaticamente un responsabile dell'oggetto di costo in Perk. Dopo l'importazione, i responsabili degli oggetti di costo devono essere assegnati manualmente in Perk.

Sincronizzazione dei dipendenti tra Perk e QBO

La sincronizzazione dei dipendenti collega i fornitori di QBO agli account utente Perk esistenti, senza creare nuovi utenti in Perk. I dipendenti devono già essere presenti in Perk affinché la sincronizzazione possa associarli ai fornitori di QBO.

Perk associa i dipendenti confrontando gli indirizzi email dei fornitori in QBO con gli indirizzi email degli utenti in Perk. Quando viene trovata una corrispondenza, Perk collega l'utente al fornitore QBO corrispondente. I fornitori che non hanno un indirizzo email in QBO non possono essere associati e non verranno sincronizzati.

Gli amministratori possono effettuare il provisioning degli utenti in Perk in 3 modi: automaticamente tramite un'integrazione SCIM, tramite un'integrazione con un sistema HRIS come BambooHR o Workday, oppure manualmente.

Nota: La sincronizzazione dei dipendenti non determina l'assegnazione del responsabile di linea. Dopo che i dipendenti sono stati abbinati ai fornitori di QBO, i responsabili di linea devono essere assegnati in Perk, tramite un'integrazione con un sistema HRIS connesso o manualmente da un amministratore.

Esportazione delle spese in QBO

È possibile esportare queste tipologie di spesa da Perk a QBO:

• Spese pagate privatamente
• Spese della carta
• Spese di viaggio
• Note di credito

Nota: Per esportare le spese della carta, impostare un conto di trasferimento in Impostazioni > Impostazioni spese > Prenotazioni di viaggio prima dell'esportazione.

Ogni spesa esportata trasmette i seguenti dati a QBO:

Le note di credito supportano sia le classi che i dipartimenti nelle esportazioni: entrambi i campi sono presenti nelle esportazioni delle note di credito.

Multivaluta

Gli account QBO possono operare in modalità a valuta singola o multivaluta, e Perk gestisce entrambe le modalità:

• Conto QBO a valuta singola: Le spese vengono sempre contabilizzate nella valuta base dell'azienda.
• Conto QBO multivaluta: Le spese possono essere registrate in qualsiasi valuta. La valuta di registrazione è controllata dall'impostazione Valuta di registrazione in Perk in Impostazioni > Aziende > Azienda > Impostazioni aziendali di spesa > Valuta di registrazione.

Le ricevute vengono esportate automaticamente insieme alle spese, senza bisogno di ulteriori passaggi.

Per le istruzioni di configurazione, vedere Configura l'integrazione con QuickBooks Online.