Prima di iniziare

Prima di configurare l'integrazione con QuickBooks Online, assicurati di avere:

• Un piano Perk Premium o Pro.
• Accesso amministrativo sia a Perk che al tuo account QBO.
• Tutti i dipendenti che inviano le note spese sono già registrati in Perk. La sincronizzazione dei dipendenti associa gli utenti Perk esistenti ai fornitori di QBO, senza creare nuovi utenti in Perk.
• A ciascun fornitore QBO è stato assegnato un indirizzo email. I fornitori sprovvisti di indirizzo email non possono essere associati agli utenti Perk.

Per saperne di più su questa integrazione, consultare Integrazione con QuickBooks Online per la gestione delle spese.

Collegamento di QuickBooks Online

L'integrazione con QuickBooks Online utilizza OAuth per l'autenticazione, quindi non vengono condivise password tra i sistemi. La connessione viene configurata per ogni singola entità: ogni azienda collega il proprio account QBO separatamente.

1. In Riconnetti per sincronizzare i dati fuori sede, fai clic su Riconnetti.
2. Seleziona le Integrazioni tab.
3. Trova QuickBooks Online e seleziona Connetti.
4. Accedi al tuo account QBO quando richiesto e autorizza la connessione.

Una volta stabilita la connessione, è possibile disconnettere QBO in qualsiasi momento senza che ciò influisca sui dati storici già esportati.

Importazione dei dati contabili

Una volta stabilita la connessione con QBO, importa i dati anagrafici della tua contabilità in Perk. Puoi importare categorie contabili, aliquote fiscali e categorie di monitoraggio.

Importazione delle categorie contabili

1. In Perk, vai a Impostazioni > Impostazioni spese > Categorie di spesa.
2. Seleziona Importa da QuickBooks Online.
3. Esamina i conti elencati nel tuo piano dei conti di QBO. I conti di tipo spesa sono preselezionati per impostazione predefinita. I conti bancari sono esclusi.
4. Seleziona gli account che desideri utilizzare in Perk, quindi conferma l'importazione.

Aliquote fiscali di importazione

Nota: Gli account QBO statunitensi non includono le aliquote IVA sugli acquisti. Se la tua azienda opera solo negli Stati Uniti, salta questo passaggio.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Impostazioni spese > Aliquote fiscali.
2. Seleziona Importa da QuickBooks Online.
3. Conferma l'importazione. Perk importa le aliquote fiscali tramite il proprio ID QBO per garantire la coerenza nella gestione delle imposte tra i due sistemi.

Importazione delle categorie di monitoraggio (Classi e Dipartimenti)

Nota: Le funzionalità Classi e Dipartimenti sono disponibili solo nei piani QuickBooks Online Plus e Advanced. Se il tuo account QBO è di tipo Simple Start o Essentials, puoi saltare questa sezione.

QBO utilizza due dimensioni di tracciamento — Classi e Dipartimenti — che corrispondono a campi diversi in Perk:

• Le classi corrispondono agli oggetti costo dei vantaggi.
• I reparti corrispondono ai campi personalizzati di Perk. QBO può anche chiamare i reparti "Sedi", "Divisioni" o "Unità aziendali" a seconda delle impostazioni dell'account.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Impostazioni spese > Oggetti di costo.
2. Seleziona Importa da QuickBooks Online per importare le classi come oggetti di costo.
3. Vai su Impostazioni > Impostazioni spese > Campi personalizzati.
4. Seleziona Importa da QuickBooks Online per importare i dipartimenti come campi personalizzati.

Nota: L'importazione delle classi non assegna automaticamente un responsabile dell'oggetto costo in Perk. Dopo l'importazione, assegnare manualmente i responsabili degli oggetti costo in Perk.

Corsi e dipartimenti di cartografia

La modalità di configurazione degli oggetti di costo e dei campi personalizzati in Perk dipende dalle dimensioni di monitoraggio utilizzate dal tuo account QBO. Segui lo scenario corrispondente alla tua configurazione.

Attenzione: Se il tuo account QBO utilizza solo i dipartimenti (non le classi), devi attivare Non esportare gli oggetti di costo in Perk prima di eseguire qualsiasi esportazione. Senza questa impostazione, tutte le esportazioni falliranno.

Per attivare Non esportare gli oggetti di costo:

1. In Perk, vai su Impostazioni > Impostazioni spese.
2. Attiva Non esportare gli oggetti di costo.

Nota: Questa impostazione controlla se i dati dell'oggetto di costo vengono inclusi nell'esportazione di QBO. Non elimina l'obbligo di assegnare un oggetto di costo a una spesa in Perk.

Modalità di assegnazione della classe

In QBO, è possibile impostare le classi da assegnare per ogni riga o all'intera transazione, controllate tramite Assegna classe impostazione in QBO. Se QBO è impostato su Da una all'intera transazione e una spesa in Perk ha più di un oggetto di costo, l'esportazione non andrà a buon fine.

Per evitare ciò, procedi in uno dei seguenti modi:

• Modifica la classe Assegna Impostazione in QBO per consentire l'assegnazione per singola riga.
• Assicurati che ogni spesa abbia un solo oggetto di costo prima di esportare.

Sincronizzazione dei dipendenti

La sincronizzazione dei dipendenti associa i fornitori di QBO agli account utente Perk esistenti confrontando gli indirizzi email. I dipendenti devono già essere presenti in Perk prima di poter essere sincronizzati.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Integrazioni > QuickBooks Online.
2. Seleziona Sincronizza dipendenti.
3. Rivedi le corrispondenze e conferma la sincronizzazione.

Attenzione: Le spese dei dipendenti non associati a un fornitore QBO non verranno esportate. Assicurati che tutti i dipendenti che inviano note spese siano sincronizzati con un fornitore QBO prima di avviare l'esportazione.

Nota: La sincronizzazione dei dipendenti non assegna automaticamente i responsabili di linea. Dopo la sincronizzazione, è necessario assegnare i responsabili di linea in Perk, tramite un'integrazione con un sistema HRIS connesso o manualmente.

Spese di esportazione

È possibile esportare i seguenti tipi di spesa da Perk a QBO:

• Spese pagate privatamente
• Spese della carta
• Spese di viaggio
• Note di credito

Nota: Per esportare le spese della carta, impostare un conto di trasferimento in Impostazioni > Impostazioni spese > Prenotazioni di viaggio prima dell'esportazione.

1. In Perk, vai a Spese Seleziona l'area e scegli le spese che desideri esportare.
2. Seleziona Esporta in QuickBooks Online.
3. Conferma l'esportazione.

Le ricevute e gli allegati vengono esportati automaticamente insieme a ciascuna spesa, senza bisogno di ulteriori passaggi.

Esportazioni in più valute

Se il tuo account QBO utilizza la modalità multivaluta, la valuta di contabilizzazione per ogni spesa è controllata dall'impostazione Valuta di contabilizzazione in Vantaggio, in Impostazioni > Aziende > Azienda > Impostazioni aziendali di spesa > Valuta di contabilizzazione. Se il tuo account QBO utilizza una sola valuta, le spese vengono sempre contabilizzate nella valuta base dell'azienda.

Risoluzione degli errori di esportazione

Se l'esportazione non riesce, verifica le seguenti cause comuni: