L'assegnazione delle camere è il metodo con cui si assegnano le camere d'albergo ai partecipanti a un evento per una prenotazione di gruppo in Perk Events. Esistono tre modi per riempire un blocco di camere: puoi assegnare manualmente le camere ai partecipanti, Perk Events le assegna automaticamente a tutti oppure i partecipanti possono scegliere la propria camera una volta attivata questa opzione. Questo articolo spiega tutti e tre i metodi, oltre a come confermare il blocco di camere prima del pagamento.

Tre modi per assegnare le stanze

Perk Events ti offre tre modi per riempire un blocco di camere — l'insieme delle camere d'albergo riservate per la prenotazione del vostro gruppo:

• Assegnazione manuale (gestore eventi): scegli tu stesso un partecipante e lo assegni a una stanza specifica in un giorno specifico.
• Assegnazione automatica (gestore eventi): si attiva un'azione e Perk Events assegna contemporaneamente tutti i partecipanti presenti a una stanza.
• Autoselezione del partecipante (partecipante)I partecipanti scelgono la propria stanza o il proprio compagno di stanza, ma solo dopo che un responsabile dell'evento ha attivato questa opzione per la prenotazione.

Con assegnazione manualeSi seleziona un partecipante e lo si assegna a una stanza specifica in un giorno specifico. Perk Events cerca innanzitutto una stanza libera. Se non ne trova, utilizza una stanza già disponibile, mantenendo i compagni di stanza dello stesso sesso quando questo è noto. Se i dati sul sesso non sono disponibili, utilizza una qualsiasi stanza con posti liberi.

Con l'allocazione automaticaPerk Events assegna a tutti i partecipanti le camere disponibili in un'unica operazione. Calcola il numero di notti necessarie per ciascun partecipante in base alle prenotazioni di viaggio effettive (voli e treni), quando questi dati sono disponibili, e in caso contrario si basa sulle date standard dell'evento per le prenotazioni di gruppo. L'assegnazione automatica cerca innanzitutto camere che coprano l'intero soggiorno del partecipante. Solo se non ne sono disponibili, utilizza camere che coprono una parte del soggiorno, mantenendo le camere doppie assegnate a persone dello stesso sesso laddove siano disponibili i dati relativi al sesso.

Con l'autoselezione dei partecipanti, chiamata anche selezione del coinquilinoIn questa modalità, i partecipanti scelgono autonomamente la propria camera o il proprio compagno di stanza, anziché essere assegnati da te. Questa opzione è disattivata per impostazione predefinita: un responsabile dell'evento deve attivarla prima della prenotazione. Una volta attivata, i partecipanti possono scegliere di condividere la camera autonomamente e qualsiasi partecipante non ancora assegnato da te o dal sistema di assegnazione automatica può scegliere la propria camera.

È possibile visualizzare lo stesso blocco di camere in due modi:

• Visualizzazione calendario: mostra la disponibilità delle camere per giorno, con una colonna per ogni data e il numero di camere disponibili in ciascuna.
• Punto di vista del partecipante: mostra la prenotazione delle camere per persona, in modo da poter visualizzare a colpo d'occhio lo stato di assegnazione di ciascun partecipante, inclusi chi è stato assegnato manualmente, automaticamente o ha scelto la propria camera.

Entrambe le viste si trovano all'interno della Gestisci l'assegnazione delle stanze schermata per la prenotazione di gruppo, e puoi passare da una all'altra in qualsiasi momento utilizzando l'interruttore nella parte superiore dello schermo.

Attivazione della selezione del compagno di stanza per i partecipanti

La selezione del compagno di stanza consente ai partecipanti di scegliere direttamente la propria camera o il proprio compagno di stanza, anziché affidarsi all'organizzatore dell'evento. Questa opzione è disattivata per impostazione predefinita nelle prenotazioni di gruppo.

1. Vai a Eventi > Prenotazioni > [La tua prenotazione] > Visualizza.
2. Trova l'impostazione per la selezione del compagno di stanza per la prenotazione.
3. Attiva la selezione del compagno di stanza.
4. Informate i partecipanti che ora possono scegliere la propria stanza o il proprio compagno di stanza, ad esempio condividendo il link di prenotazione riservato ai partecipanti.

Assegnazione manuale delle stanze

Utilizza l'assegnazione manuale quando desideri assegnare manualmente specifici partecipanti a stanze specifiche, ad esempio per soddisfare una richiesta o per assegnare un singolo partecipante non ancora assegnato.

1. Vai a Eventi > Prenotazioni di gruppo > [La tua prenotazione] > Gestisci l'assegnazione delle camere.
2. Assicurati che la visualizzazione Calendario è selezionato.
3. Trova la sezione hotel della struttura in cui desideri assegnare le camere, ad esempio Sunset Villa.
4. Utilizza la funzione Cerca per nome o email casella per trovare il partecipante che si desidera inserire, ad esempio "Maria Alonso".
5. Individuate la riga corrispondente al giorno e alla camera in cui desiderate inserire il partecipante nella tabella. Ogni colonna mostra una data e il numero di camere ancora disponibili in quella data.
6. Seleziona Assegna la stanza nella fila e nel giorno che preferisci.
7. Ripeti questi passaggi per ogni partecipante che desideri assegnare manualmente. Se la prenotazione delle camere si estende su più pagine, utilizza la paginazione in fondo alla tabella per spostarti tra i giorni.

Esecuzione dell'allocazione automatica

Auto-assegnazione Questo sistema assegna automaticamente le camere disponibili a tutti i partecipanti che si recheranno in un hotel, senza che sia necessario assegnare manualmente ogni persona.

1. Vai a Eventi > Prenotazioni di gruppo > [La tua prenotazione] > Gestisci l'assegnazione delle camere.
2. Trova la sezione dell'hotel che desideri assegnare, ad esempio Sunset Villa.
3. Seleziona Avvia allocazione automatica.
4. Esamina il risultato. Report di Perk Events:
   • Quanti partecipanti sono stati assegnati con successo.
   • Quanti erano già stati assegnati e saltati?
   • Eventuali avvisi, ad esempio relativi a un partecipante per il quale non era disponibile una camera.
5. In caso di avvisi, assegnare manualmente i partecipanti interessati oppure aggiungere altre camere al blocco di camere ed eseguire nuovamente l'assegnazione automatica.

Confermare l'assegnazione della camera prima del pagamento.

L'assegnazione della camera deve essere confermata entro un determinato periodo di tempo prima di poter procedere al pagamento della prenotazione di gruppo. Gestisci l'assegnazione della camera sullo schermo viene visualizzato un conto alla rovescia, ad esempio "Hai 3 giorni per confermare l'assegnazione della camera", insieme a Continua al pagamento pulsante.

Conferma l'assegnazione una volta che a tutti i partecipanti che intendi includere è stata assegnata una stanza, sia manualmente, tramite assegnazione automatica o tramite selezione del compagno di stanza. Dopo la conferma, seleziona Continua al pagamento per procedere con la prenotazione di gruppo.