Quando prenoti un viaggio per un evento di gruppo, puoi fatturare l'intera prenotazione come un unico importo forfettario oppure suddividere il costo in modo che la quota di ciascun partecipante venga tracciata separatamente. Questo articolo spiega come funziona l'allocazione dei costi per le prenotazioni di gruppo e ti guida nella configurazione nella schermata di preventivo al momento del pagamento. Utilizzalo per impostare l'allocazione dei costi in modo che il monitoraggio del budget, la reportistica e la fatturazione siano in linea con il modo in cui la tua organizzazione tiene traccia delle spese.
Un unico importo o una quota suddivisa per partecipante
Allocazione dei costi è l'impostazione che determina come viene fatturato e riportato il costo di una prenotazione di gruppo. Al momento del pagamento, puoi scegliere tra due opzioni: Un importo oppure Suddivisione per partecipante.
Con un importoPerk Events fattura l'intera prenotazione come un'unica riga, addebitandola a un unico centro di costo. Questa è l'opzione predefinita e funziona bene quando non è necessario monitorare la spesa per singolo partecipante.
Con Divisione per partecipantePerk Events ripartisce il costo della prenotazione individualmente per ciascun partecipante. Questo fornisce un dettaglio per persona, utile per la reportistica e la fatturazione, permettendoti di visualizzare esattamente il costo del soggiorno di ogni partecipante, anziché un totale complessivo.
La suddivisione per partecipante dipende dalla tua lista delle camere — l'assegnazione confermata dei partecipanti alle camere. Perk Events ha bisogno di sapere chi alloggia dove prima di poter assegnare una quota del costo a ciascun partecipante, quindi Divisione per partecipante Il calcolo del dettaglio per persona viene effettuato solo dopo che l'elenco delle camere per la prenotazione è stato finalizzato.
L'opzione che scegli non si limita a modificare l'aspetto del totale in fattura: influisce anche sui metodi di pagamento disponibili per la prenotazione, sulla valuta utilizzata e su come la prenotazione viene visualizzata nei report. Scegli l'opzione più adatta alle esigenze della tua organizzazione per monitorare e riconciliare le spese relative a questo evento prima di passare ai dettagli di pagamento.
Requisiti per la ripartizione dei costi
La suddivisione del costo per partecipante è disponibile solo per le prenotazioni di gruppo che soddisfano determinate condizioni, in base al prezzo totale della prenotazione e alla data di inizio.
Nota: È possibile scegliere solo Dividi per partecipante per una prenotazione con un prezzo pari o inferiore a € 25.000 che inizia entro 15 giorni. Se una prenotazione non soddisfa entrambe le condizioni, Perk Events utilizza automaticamente Un importo invece, e la Divisione per partecipante Questa opzione non è disponibile.
Questi limiti possono essere modificati per specifici account e sono soggetti a variazioni. Se prevedi che al tuo account si applichi un limite diverso, contatta il tuo referente Perk per confermare quali vantaggi ti sono disponibili.
La suddivisione dei costi è disponibile solo per le prenotazioni di gruppo. Se stai prenotando un viaggio per un piccolo gruppo di viaggiatori che non è un evento di gruppo, Dividi per partecipante non viene offerta e la prenotazione viene fatturata come un unico importo.
Impostazione dell'allocazione dei costi e dei dettagli di pagamento
Imposta l'opzione di allocazione dei costi e i dettagli di pagamento al momento del checkout Preventivo schermata per la prenotazione di gruppo.
- Vai alla schermata di riepilogo del preventivo per la tua prenotazione di gruppo.
- Seleziona Scegli come allocare i costi per il monitoraggio del budget nell'allocazione dei costi carta.
- Seleziona Un importo per fatturare la prenotazione come una singola riga, oppure Dividere per partecipante per tracciare la quota di ciascun partecipante individualmente. Se la prenotazione non soddisfa le condizioni di ammissibilità, solo Un importo è disponibile.
- Inserisci l'indirizzo di fatturazione per la prenotazione in Pagamenti e reportistica carta.
- Seleziona il profilo di pagamento da utilizzare per questa prenotazione.
- Inserisci il centro di costo a cui deve essere fatturata la prenotazione, ad esempio "Vendite".
- Inserisci il motivo del viaggio, quindi seleziona Salva i dettagli di pagamento.
Quando la suddivisione non è disponibile
Il pannello di dettaglio dei prezzi al momento del pagamento Preventivo La schermata elenca ogni servizio nella prenotazione, ad esempio la sala riunioni, il soggiorno, la commissione di prenotazione e la tassa di soggiorno, insieme al totale e a una suddivisione tra Paga ora e Paga più tardi.
Se hai scelto Dividi per partecipante, la ripartizione per partecipante non viene mostrata subito. Diventa visibile più vicino alla data di inizio della prenotazione, una volta che la tua lista delle camere — chi alloggerà in quale camera — viene confermato e comunicato al personale addetto alla prenotazione. Fino ad allora, il dettaglio dei costi mostra il totale della prenotazione anziché la quota individuale di ciascun partecipante.