Quando un hotel risponde alla tua richiesta di preventivo (RFP) via e-mail, Perk Events può trasformare automaticamente tale risposta in un'offerta chiara e dettagliata, evitandoti di dover reinserire manualmente tariffe, servizi e tasse. Consulta questo articolo per capire come Perk Events crea l'offerta e come rivederla, valutarne l'affidabilità e, se necessario, correggerla.

Come Perk Events crea l'offerta

Perk Events legge la risposta via email di un hotel alla tua richiesta di offerta (RFP) e la converte automaticamente in un'offerta strutturata e dettagliata. Invece di dover copiare i numeri da un'email, Perk Events estrae il nome dell'hotel, le date del soggiorno, le tariffe delle camere, gli altri servizi (come cibo e bevande, sale riunioni e altri costi) e le eventuali tasse o commissioni menzionate dall'hotel. Il risultato è un'offerta pronta per la revisione, con ogni servizio specificato e il prezzo totale calcolato automaticamente.

Gli hotel non sempre indicano la capienza delle sale riunioni con un singolo numero. Un hotel potrebbe rispondere con un intervallo, ad esempio "20-25 persone", quando non è ancora sicuro dell'esatta disposizione dei posti a sedere. Si tratta di una formulazione normale e valida da parte di un hotel, non di un errore. Perk Events gestisce automaticamente gli intervalli di capienza. Abbina l'offerta alla dimensione della sala più adatta al tuo evento, in modo da fornirti un'offerta strutturata e utilizzabile anche quando la descrizione dell'hotel è approssimativa.

Revisione di un'offerta automatizzata

Dopo che Perk Events ha creato l'offerta in base alla risposta dell'hotel, rivedi il risultato prima di condividerlo o procedere con la prenotazione.

1. Apri la richiesta di offerta (RFP) dell'hotel che ha inviato la risposta.
2. Accedi alla schermata del preventivo o dell'offerta dove viene visualizzata l'offerta.
3. Verifica il dettaglio dei servizi: tariffe delle camere, pasti e bevande, sale riunioni e altri costi.
4. Verifica le tasse e le commissioni indicate per ciascuna categoria di servizio.
5. Verificate che il prezzo totale corrisponda a quello indicato nell'e-mail originale dell'hotel.
6. Conferma che l'offerta è pronta per essere condivisa oppure segnala qualsiasi elemento che non corrisponda a quanto inviato dall'hotel.

EsempioIl Golden Hotel risponde alla tua richiesta di offerta con un preventivo per 40 pernottamenti, una sala riunioni per "20-25 persone" e un pranzo a buffet. Perk Events trasforma questa offerta in un pacchetto che include le camere d'albergo, la sala riunioni (adattata alle dimensioni della sala) e i servizi di ristorazione, ognuno con il proprio prezzo e IVA.

Comprendere l'IVA sulle offerte automatizzate

Imposta sul valore aggiunto, o IVAIl prezzo di un'offerta automatizzata viene calcolato in modo diverso a seconda del tipo di servizio, ed è importante comprenderne la differenza prima di condividere i prezzi con un cliente o un responsabile delle approvazioni.

Per le camere d'albergo, Perk Events calcola l'aliquota fiscale corretta per la giurisdizione dell'hotel, in modo che l'IVA sulle camere d'albergo in un'offerta automatizzata sia calcolata correttamente in base alla giurisdizione.

Per i servizi non ancora coperti da questa procedura (cibo e bevande, sale riunioni e altri servizi), Perk Events calcola automaticamente l'IVA, ma solo se l'hotel non ha già indicato un importo o un'aliquota IVA per quel servizio. Se l'e-mail dell'hotel include già una riga IVA esplicita per un servizio, Perk Events utilizza quella, in modo che l'addebito non venga conteggiato due volte. Quando Perk Events aggiunge una stima, etichetta la riga come IVA indicativa. e spiega cosa è stato aggiunto e perché, in modo che sia sempre chiaro quali numeri provengono dall'hotel e quali sono stati stimati.

Correggere o sovrascrivere un'offerta automatizzata

Se un'offerta automatizzata sembra errata, ad esempio se il prezzo, la disponibilità della camera o l'IVA non corrispondono a quanto effettivamente comunicato dall'hotel, non condividerla così com'è con il cliente o il responsabile dell'approvazione. Segnalala al tuo specialista MICE, in modo che possa apportare una correzione manuale. Allega l'e-mail originale dell'hotel alle tue note sull'anomalia, così che la correzione corrisponda alle condizioni effettive dell'hotel.