Quando si viaggia per lavoro, spesso si desidera aggiungere del tempo libero al viaggio: fermarsi per il weekend, aggiungere qualche giorno alla fine o dedicarsi ai propri progetti personali. Con Perk, la funzione viaggi personali permette di prenotare viaggi privati sulla stessa piattaforma utilizzata per lavoro e di pagarli autonomamente, senza che la spesa incida sul bilancio aziendale.
I viaggi di lavoro e i viaggi personali rimangono separati. L'azienda prenota e gestisce i viaggi di lavoro come di consueto, mentre i viaggi personali sono personali: prenotati da te, pagati con la tua carta di credito e non inclusi nelle fatture, nei report e nel budget aziendali. Questo articolo spiega cos'è un viaggio personale, come prenotarlo e pagarlo e come mantenerlo privato e separato dall'attività aziendale.
In breve: oltre ai viaggi di lavoro, puoi prenotare voli, soggiorni, treni o auto a noleggio come viaggi personali, aggiungere accompagnatori privati quando lo desideri, pagare con la tua carta personale ed evitare che la spesa venga inclusa nelle fatture, nei report e nel budget aziendali.
Nota: La funzionalità di viaggio personale è attualmente in fase beta ed è disponibile solo per un gruppo selezionato di clienti.
Che cosa significa viaggiare personalmente su Perk?
Quando prenoti un viaggio personale, Perk crea un ID di viaggio separato rispetto a quello dei viaggi di lavoro. Non è necessario configurare nulla di nuovo: utilizzi la tua solita email di lavoro e il tuo account Perk esistente, senza bisogno di effettuare un login separato.
I tuoi viaggi personali rimangono separati da quelli di lavoro in ogni aspetto importante. Effettui il check-out separatamente e paghi con la tua carta, e la prenotazione non passa attraverso i sistemi di controllo dei viaggi o i prodotti di spesa aziendali. Puoi comunque visualizzare i viaggi di lavoro e personali in un unico posto, mantenendo così una visione d'insieme senza che i tuoi viaggi personali entrino nei dati aziendali.
prenotazione di viaggi personali
Puoi iniziare a prenotare i tuoi viaggi personali dalla pagina iniziale di Perk:
- Vai alla schermata iniziale e cambia l'impostazione da "Aziendale" a "Personale".
- Seleziona il servizio desiderato e avvia la ricerca. Durante la ricerca, verrà visualizzato un tag "personale", per indicare che si tratta di una ricerca personale.
- Le politiche non si applicano. Inoltre, non è necessaria alcuna autorizzazione per la prenotazione di viaggi personali.
- Aggiungi voli, soggiorni, treni o auto a noleggio come sei abituato a fare quando usi la piattaforma Perk. Il servizio Concierge è disponibile solo per i viaggi d'affari.
- Aggiungi accompagnatori privati (dai 2 anni in su) se desiderano viaggiare insieme. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Aggiungere accompagnatori privati ai viaggi personali.
- Non si applicano le commissioni Premium, le commissioni Flexi Travel e le commissioni Green Trip, e non è possibile aggiungere l'assicurazione ai viaggi personali.
- Procedi al pagamento.
La ricerca personale non mostra la disponibilità con tariffe aziendali. Tali tariffe sono riservate esclusivamente alle prenotazioni di viaggi d'affari. A parte questo, il viaggiatore può prenotare la stessa disponibilità disponibile per i viaggi d'affari.
Pagamento di un viaggio personale
Il pagamento del viaggio personale viene effettuato con la propria carta personale. Non è possibile selezionare metodi di pagamento aziendali o carte business. La procedura di pagamento per il viaggio personale è separata da quella di qualsiasi prenotazione aziendale.
Segui questi passaggi:
- Aggiungi tutto ciò che desideri al tuo viaggio personalizzato.
- Al momento del pagamento, seleziona una carta personale. Se non hai una carta personale salvata, aggiungila tramite il modulo di aggiunta carta. Verrà aggiunta come carta personale, utilizzabile solo per i tuoi viaggi personali. Nessun altro potrà visualizzare quella carta.
- Per confermare la prenotazione, paga con la tua carta personale.
La fase di pagamento personale contrassegna la carta come personale, il dettaglio dei costi indica che il viaggio è pagato personalmente e non dall'azienda, e al momento del pagamento viene visualizzato un promemoria che specifica che si tratta di un viaggio personale. I metodi di pagamento aziendali non sono selezionabili per i viaggi personali e non è possibile selezionare una carta personale per prenotare viaggi di lavoro.
Riceverai una conferma di prenotazione e una ricevuta via e-mail, proprio come accade per le prenotazioni di viaggi d'affari.
Attenzione: Se un dipendente prenota un viaggio personale e successivamente lascia l'azienda, il suo accesso non viene revocato fino a quando il viaggio non ha avuto luogo. Una volta terminato il viaggio, il dipendente può essere rimosso dal sistema.
Come mantenere privati e separati i tuoi viaggi personali
I viaggi personali non sono soggetti ai controlli aziendali sui viaggi: non sono inclusi in alcuna policy aziendale o Policy AI, non sono soggette ad alcuna approvazione e non sono presenti oggetti di costo o campi personalizzati. Inoltre, non vengono inclusi nei dati aziendali. I viaggi personali non compaiono nei report per i clienti, nel sistema di gestione delle spese, nel connettore ERP o nella raccolta delle fatture e non vengono conteggiati ai fini dell'utilizzo dell'abbonamento.
Sono esclusi anche i servizi aggiuntivi per le aziende: voucher aziendali, FlexiTravel, Green Trip, Premium, assicurazione e Concierge non si applicano ai viaggi personali. La tua carta personale non è visibile all'amministrazione aziendale.
Per un quadro completo di come tuteliamo la privacy dei viaggi personali, consulta Come tuteliamo la privacy dei viaggi personali.