L'integrazione con Sage Intacct collega Perk al tuo account Sage Intacct, in modo che i dati contabili e le spese rimangano sincronizzati, evitando la doppia immissione. Perk importa il piano dei conti, le dimensioni, le aliquote fiscali e i dipendenti da Sage Intacct ed esporta le spese approvate come transazioni contabili. Consulta questo articolo per comprendere cosa importa ed esporta l'integrazione, quando avviene e come puoi monitorarla.
Per configurare l'integrazione, consultare la sezione "Configurare l'integrazione con Sage Intacct".
Prerequisiti
Tenete a mente questi punti quando pianificate la configurazione del vostro sistema contabile:
- Un'entità Sage Intacct per ogni entità legale Perk. Ogni connessione copre una singola entità Sage Intacct. Per passare a un'entità diversa, è necessario disconnettersi e riconnettersi con l'ID posizione corretto. Perk richiede un ID posizione al momento della connessione. L'accesso multi-entità di primo livello non è supportato.
- Solo dimensioni standard. Perk supporta dipartimenti, progetti, sedi e classi. È possibile mappare solo uno di questi elementi agli oggetti di costo. Altre dimensioni possono essere supportate tramite campi personalizzati.
- Abbinamento tramite indirizzo email. Perk abbina gli utenti ai dipendenti di Sage Intacct tramite l'indirizzo email esatto, e tu risolvi ogni utente non abbinato prima che la configurazione possa essere completata.
- Allegati e note di credito non sono supportati. Perk esporta le spese senza allegati e non esporta le note di credito.
- Le esportazioni vengono eseguite secondo la pianificazione da te impostata. Puoi configurare l'esportazione automatica in Perk. Perk invia le spese approvate a Merge, che a sua volta le invia a Sage Intacct. A causa di questo processo in due fasi, una spesa approvata potrebbe impiegare fino a 24 ore per essere visualizzata in Sage Intacct.
Nota: L'integrazione si connette a Sage Intacct tramite un utente dei Servizi Web che crei per Perk, associato all'ID mittente di Perk nell'elenco delle autorizzazioni dei Servizi Web. L'utente dei Servizi Web è un account dedicato che Perk utilizza per leggere i dati contabili e registrare le spese approvate, e necessita delle autorizzazioni corrette in Sage Intacct.
Per l'elenco completo dei prerequisiti di configurazione e i passaggi necessari per completarli, consultare la sezione "Configurare l'integrazione con Sage Intacct".
Come vengono importati i dati
Perk importa 4 tipi di dati da Sage Intacct: conti del libro mastro (GL), dimensioni, aliquote fiscali e dipendenti. Puoi scegliere quali dati importare durante la configurazione dell'integrazione e puoi modificare queste scelte in seguito.
| Sage Intacct | Perk | Ciò che controlli |
|---|---|---|
| conti GL | Categorie di spesa | Quali conti importa Perk? Per impostazione predefinita, vengono selezionati i conti del conto economico anziché quelli dello stato patrimoniale. In altre parole, i conti associati al fatturato dell'azienda, al costo del venduto, alle spese operative e ad altre spese non operative. |
| Dipartimenti, progetti, sedi e classi (dimensioni) | Moduli di costo o campi personalizzati | Come mappare ciascuna dimensione. Impostazioni predefinite: reparti su oggetto di costo, progetti, sedi e classi su campi personalizzati. |
| Aliquote fiscali | Aliquote fiscali | Quali aliquote fiscali sugli acquisti (imposte a monte) applica Perk alle importazioni. |
| Contatta (fornitore AP) | Utenti | Non c'è scelta. Perk corrisponde in base all'indirizzo email e tu gestisci eventuali utenti non corrispondenti. |
Conti di contabilità generale e categorie di spesa
I conti GL sono i conti presenti nel piano dei conti di Sage Intacct. Perk importa i conti che scegli come categorie di spesa, in modo che le spese in Perk siano allineate al tuo piano dei conti. Puoi scegliere quali conti importare. Perk preseleziona i conti del conto economico.
Se aggiungi account in Sage Intacct dopo l'ultima importazione, modifica le impostazioni di importazione degli account in Perk. Perk recupera l'elenco degli account più recente da Sage Intacct.
Dimensioni
Le dimensioni sono le categorie che si utilizzano in Sage Intacct per analizzare le transazioni. Perk supporta 4 dimensioni standard: reparti, progetti, sedi e classi. Ogni dimensione viene mappata a un oggetto di costo o a un campo personalizzato in Perk. Per impostazione predefinita, Perk mappa i reparti agli oggetti di costo e i progetti, le sedi e le classi ai campi personalizzati.
È possibile mappare qualsiasi dimensione a un oggetto di costo, ma solo una alla volta. Gli oggetti di costo dei vantaggi utilizzano uno spazio dei nomi piatto, quindi mappare due dimensioni a un oggetto di costo causa conflitti di nomi. Per mappare le altre dimensioni, utilizzare invece campi personalizzati.
Perk supporta solo le 4 dimensioni standard di Sage Intacct. Le dimensioni personalizzate di Sage Intacct, oltre a Dipartimenti, Progetti, Sedi e Classi, non sono disponibili per la mappatura.
Aliquote fiscali
Perk importa le aliquote fiscali di Sage Intacct selezionate. Perk filtra l'elenco includendo solo le aliquote fiscali relative a Contabilità fornitori e Acquisti (imposte in entrata). Le aliquote fiscali relative a Contabilità clienti e Inserimento ordini (imposte in uscita) sono escluse perché si applicano alle fatture e non alle spese. Per impostazione predefinita, Perk seleziona tutte le aliquote fiscali relative agli acquisti (imposte in entrata), ma è possibile deselezionare quelle non applicabili ai flussi di lavoro di gestione delle spese.
Dipendenti e utenti
Perk importa i contatti di Sage Intacct (fornitore di contabilità fornitori) e li associa agli utenti di Perk tramite indirizzo email. La corrispondenza è esatta, quindi l'indirizzo email di un dipendente in Sage Intacct deve corrispondere all'indirizzo email dell'utente in Perk. Perk mostra due gruppi di persone:
- Utenti corrispondenti: Utenti Perk il cui indirizzo email corrisponde a un record di dipendente Sage Intacct
- Utenti non corrispondenti: Utenti Perk senza record dipendente Sage Intacct corrispondente
È possibile risolvere il problema di ogni utente non corrispondente aggiornando l'indirizzo email in Perk o Sage Intacct in modo che corrispondano esattamente, oppure escludendo l'utente dall'integrazione. Se un indirizzo email cambia in uno dei due sistemi, è necessario aggiornarlo sia in Perk che in Sage Intacct e riassociare l'utente in Perk.
Quando vengono eseguite le importazioni
Una volta completata la configurazione, Perk avvia l'importazione iniziale. Poiché Perk utilizza la piattaforma di integrazione Merge per importare i dati da Sage Intacct, la prima importazione richiede in genere diverse ore, a seconda della pianificazione della sincronizzazione. Riceverai un'e-mail al termine dell'operazione. Successivamente, Perk aggiorna i dati importati ogni volta che Merge sincronizza le modifiche da Sage Intacct ed esegue un aggiornamento notturno alle 00:00 UTC.
Modificare le impostazioni di importazione in seguito
Dopo la configurazione, è possibile modificare le impostazioni di importazione (conti, dimensioni, aliquote fiscali e utenti) in qualsiasi momento. Quando si modificano gli elenchi di conti, aliquote fiscali o dimensioni, Perk recupera l'elenco corrente da Sage Intacct. Le risorse eliminate in Sage Intacct non vengono visualizzate nell'elenco di selezione. Perk mantiene le impostazioni di importazione anche in caso di disconnessione e riconnessione, pertanto è consigliabile rivederle dopo la riconnessione, soprattutto se ci si è connessi a un'entità diversa. Per la procedura, consultare le istruzioni in "Configurare l'integrazione con Sage Intacct".
Come vengono esportati i dati
Perk esporta le spese approvate e saldate in Sage Intacct come transazioni contabili. Ciò che Perk crea in Sage Intacct dipende da come è stata pagata la spesa.
| Spesa per benefit | Sage Intacct | Note |
|---|---|---|
| Spese private approvate | Fatture fornitori nella contabilità fornitori | Il dipendente deve essere registrato come fornitore di servizi di contabilità fornitori in Sage Intacct. |
| Spese con carta saldate |
Transazioni con carta di credito (cctransaction) nella gestione della liquidità |
|
| Spese liquidate dal fornitore di servizi di viaggio | Transazioni con carta di credito (cctransaction) nella gestione della liquidità |
|
| Allegati | Non esportato | |
| Note di credito | Non esportato |
Spese pagate privatamente
Quando un dipendente paga una spesa di tasca propria e un responsabile la approva, Perk la esporta in Sage Intacct come fattura fornitori nella sezione Contabilità fornitori. Il record del dipendente in Sage Intacct deve essere configurato come fornitore. Per informazioni sul perché questo sia importante e su quando configurarlo, consultare la sezione Prerequisiti.
Spese relative a carte di credito e fornitori di servizi di viaggio
Una volta che una spesa effettuata con carta o tramite un fornitore di servizi di viaggio viene contabilizzata, Perk la esporta in Sage Intacct come transazione con carta di credito (cctransaction) nella sezione Gestione della liquidità.
Quando vengono eseguite le esportazioni
È possibile configurare l'esportazione automatica in Perk per impostare la frequenza di esportazione. Perk utilizza la piattaforma di integrazione Merge per connettersi a Sage Intacct. Perk invia le spese approvate a Merge, che a sua volta le invia a Sage Intacct. A causa di questo processo in due fasi, una spesa approvata può impiegare fino a 24 ore per essere visualizzata in Sage Intacct. Per i passaggi, consultare la sezione "Frequenza di esportazione". Se si disconnette l'integrazione, Perk interrompe l'esportazione. Le spese approvate durante la disconnessione verranno esportate solo dopo la riconnessione e la successiva sincronizzazione.
Come monitorare l'integrazione
Perk ti mostra se l'integrazione è connessa, cosa è stato importato, se si sono verificati errori e quando verrà eseguita la prossima importazione. Controlla prima queste informazioni se qualcosa non è aggiornato, prima di contattare l'assistenza.
Stato della connessione
Perk mostra lo stato della connessione nelle impostazioni di integrazione in ogni momento. Gli stati possibili sono:
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Attivo | Sage Intacct è connesso e le impostazioni di importazione sono complete. |
| Configurazione incompleta | Sage Intacct è connesso, ma non hai ancora completato le impostazioni di importazione. |
| Azione richiesta | Perk non riesce più a connettersi a Sage Intacct. Riconnettiti e reinserisci le tue credenziali. |
Riepilogo dell'importazione
La pagina delle impostazioni di importazione mostra una scheda per ogni tipo di dato importato: account, dimensioni, aliquote fiscali e fornitori. Ogni scheda mostra:
- Il numero totale di record importati.
- Il numero di record che non sono stati sincronizzati, con accesso ai dettagli degli errori.
- Un collegamento ai dati corrispondenti in Perk.
- Un link per modificare le impostazioni di importazione.
La scheda Fornitori mostra quanti utenti Perk sono stati abbinati a un contatto Sage Intacct e quanti no, con un link per accedere alla pagina Persone.
Registri degli errori di importazione
Quando una scheda mostra un errore, selezionandola si apre il pannello Importa registri errori. Il gruppo di errori di quell'oggetto si apre già espanso e scorrevole. I gruppi degli altri oggetti rimangono compressi finché non li si seleziona.
Perk raggruppa gli errori per oggetto e tipo di errore. Ogni errore mostra l'oggetto interessato, il record interessato (se disponibile), la causa, un'azione suggerita e una data e ora. Se la soluzione è a carico dell'utente, l'azione suggerita indica cosa aggiornare in Sage Intacct o Perk. Se non è richiesto alcun intervento da parte dell'utente, viene richiesto di contattare l'assistenza. Una volta risolto un errore, Perk lo rimuove dall'elenco.
Gli errori si suddividono in 4 tipologie, a seconda di chi deve intervenire:
- Incongruenza dei dati tra Sage Intacct e Perk: ad esempio, un utente Perk il cui indirizzo email non corrisponde al proprio dipendente in Sage Intacct. Un amministratore corregge i dati in Sage Intacct o Perk.
- Account non trovato: ad esempio, una carta aziendale in Perk senza un account corrispondente in Sage Intacct. Un amministratore aggiunge l'account in Sage Intacct o aggiorna i dati in Perk.
- Problema con Sage Intacct o con il provider: ad esempio, Sage Intacct non risponde in tempo. Riprova più tardi e contatta l'assistenza clienti se l'errore persiste.
- Errore di importazione interno: ad esempio, un'operazione di importazione fallisce in modo imprevisto. Perk sta esaminando il problema, quindi non è necessaria alcuna azione.
Importa ora
Importa ora aggiorna tutti i tuoi oggetti e la data dell'ultimo aggiornamento, così puoi visualizzare le modifiche in Sage Intacct o Perk prima della successiva esecuzione automatica. Quando lo utilizzi, Perk ti avvisa che riceverai un'e-mail al termine dell'importazione.
Dopo aver utilizzato Importa ora, è previsto un periodo di attesa di un'ora prima di poterlo utilizzare nuovamente. Durante questo periodo, il pulsante è disabilitato e Perk indica che Importa ora non è ancora disponibile. Importa ora non è disponibile nemmeno se la connessione a Sage Intacct non lo consente, e Perk lo segnala, così potrai sempre capire perché l'operazione non è stata eseguita.
Importa cronologia e sincronizzazione successiva
La tabella della cronologia delle importazioni mostra le ultime 5 importazioni per la tua azienda. Ogni riga mostra la data e l'ora, il numero totale di record elaborati, gli errori e il tipo di sincronizzazione. Se devi riconnettere Sage Intacct, Perk non aggiunge le sincronizzazioni non riuscite alla cronologia.
L'orario della prossima sincronizzazione programmata viene visualizzato sotto la tabella.
Per controllare passo passo la pagina delle impostazioni di importazione, correggere gli errori o risolvere i problemi di connessione ed esportazione, consulta la sezione Configurare l'integrazione con Sage Intacct.