L'integrazione con Sage Intacct sincronizza i dati delle spese tra Perk e Sage Intacct. Le spese private approvate e quelle saldate con carta di credito vengono esportate automaticamente in Sage Intacct, quindi non è necessario inserirle nuovamente. Questo articolo illustra l'intera procedura di configurazione, dalla preparazione di Sage Intacct alla connessione con Perk e alla configurazione delle impostazioni di importazione.
Per maggiori informazioni su cosa fa l'integrazione e su come vengono mappati i dati tra i due sistemi, consultare la sezione Integrare Sage Intacct con Perk per la gestione delle spese.
Ruolo: Gli amministratori dell'account possono svolgere questa attività.
Prima di iniziare
Prima di collegare Perk a Sage Intacct, completa 3 passaggi direttamente in Sage Intacct. Saltare questi passaggi può causare l'errore di connessione o problemi di esportazione in seguito.
- Iscriviti ai servizi Web. Se la tua azienda non è ancora iscritta, vai su Azienda > Amministrazione > Abbonamenti, seleziona Servizi Web e poi Configura. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione "Iscrizione ai servizi Web" nella documentazione di Sage Intacct.
-
Aggiungi l'ID mittente di Perk
perkMPPall'elenco consentito. Vai a Azienda > Impostazioni > Configurazione > Azienda, apri la scheda Sicurezza e seleziona Modifica. Nella sezione Autorizzazioni servizi Web, seleziona Aggiungi, inserisci l'ID mittente di Perk, assicurati che lo stato sia Attivo e seleziona Salva. - Crea un utente per i Servizi Web. Si tratta di un account dedicato ai Servizi Web, separato dagli account utente standard di Sage Intacct. Vedi Creazione di un utente per i Servizi Web in Sage Intacct.
Per completare la connessione, avrai bisogno anche di due informazioni da Sage Intacct:
- ID azienda: lo trovi nella scheda Informazioni generali in Azienda > Impostazioni > Configurazione > Azienda. Per maggiori informazioni, consulta la sezione Informazioni sull'azienda.
- ID posizione: obbligatorio. Questo è l'ID della posizione o dell'entità che si desidera connettere. Lo si trova nell'elenco Posizioni. Per le entità, andare su Azienda > Impostazioni > Configurazione > Entità. Per i dettagli del campo, vedere Posizioni.
Creazione di un utente dei servizi Web in Sage Intacct
Un utente dei servizi Web è un account dedicato in Sage Intacct che Perk utilizza per connettersi e sincronizzare i dati. Non può accedere all'interfaccia di Sage Intacct ed è separato dagli account di accesso che il tuo team utilizza quotidianamente. Crea un utente dei servizi Web separato per ogni integrazione.
- In Sage Intacct, vai su Azienda > Amministrazione > Utenti, ruoli e gruppi, quindi seleziona Aggiungi accanto a Utenti dei servizi Web.
- Inserisci un ID utente univoco, ad esempio "
perk-integration". Questo è l'ID utente dei servizi web che dovrai inserire in Perk in seguito. Non potrai modificarlo dopo aver salvato. - Inserisci un nome utente e l'indirizzo email dell'account. Sage Intacct utilizza l'indirizzo email per verificare le richieste di reimpostazione della password.
- Imposta lo stato su Attivo.
- Seleziona il nome di un contatto oppure seleziona Aggiungi per creare un nuovo contatto.
- Seleziona un tipo di utente. Gli utenti aziendali possono accedere a tutte le funzionalità. Quindi imposta i privilegi di amministratore. Le autorizzazioni verranno definite nel passaggio successivo.
- Seleziona Salva. Nella finestra di conferma, seleziona Crea, inserisci la tua password di Sage Intacct e seleziona Verifica.
Sage Intacct invia via email al nuovo utente le informazioni relative al suo ID utente. Se devi impostare una nuova password per l'utente dei Servizi Web, seleziona Reimposta password nella pagina dell'utente. Sage Intacct invierà la nuova password all'utente tramite email. Questa è la password dell'utente dei Servizi Web che dovrai inserire successivamente in Perk.
Per ulteriori informazioni su come aggiungere, modificare e disattivare gli utenti dei servizi Web, consultare la sezione "Utenti dei servizi Web" nella documentazione di Sage Intacct.
Assegnazione delle autorizzazioni all'utente dei servizi Web
Un utente dei Servizi Web può eseguire solo le operazioni consentite dalle proprie autorizzazioni. Le autorizzazioni vengono normalmente assegnate tramite un ruolo. Per ulteriori informazioni, vedere Autorizzazioni di amministrazione e Tipi di utente.
Il ruolo richiede i seguenti permessi di lettura e scrittura:
| Leggi il permesso | Autorizzazione di scrittura |
|---|---|
| • Piano dei conti • Dipartimenti • Ubicazione • Lezioni • Progetti • Dipendenti • Aliquote fiscali |
• Contabilità fornitori (per le spese pagate privatamente come fatture fornitori) • Gestione della liquidità (per l'esportazione delle spese su carta come transazioni con carta di credito) |
- In Sage Intacct, vai a Azienda > Amministrazione > Utenti, ruoli e gruppi > Ruoli.
- Seleziona il ruolo che desideri utilizzare per l'integrazione con Perk oppure aggiungi un nuovo ruolo.
- Seleziona Abbonamenti.
- Individua ciascuna applicazione e seleziona Autorizzazioni per assegnare al ruolo gli accessi elencati nella tabella.
- Salva il ruolo, quindi assegnalo all'utente dei Servizi Web nella pagina dell'utente.
Collegamento del vantaggio a Sage Intacct
L'integrazione con Sage Intacct utilizza l'autenticazione basata su credenziali, non l'accesso tramite browser. Invece di accedere tramite una finestra pop-up, è sufficiente inserire le credenziali di 4 servizi web direttamente in Perk.
- In Perk, vai su Impostazioni > Integrazioni.
- Seleziona Sage Intacct.
- Nella schermata della checklist pre-volo, conferma di aver completato tutti e 3 i passaggi da Prima di iniziare. Il pulsante Connetti rimarrà disattivato finché non li confermi.
- Seleziona Connetti Sage Intacct. Si aprirà un modulo per l'inserimento delle credenziali.
- Inserisci le tue 4 credenziali: ID azienda, ID utente servizi web, password utente servizi web e ID sede.
- Seleziona Connetti.
- Quando la connessione ha successo, Perk recupera e visualizza il nome della tua azienda Sage Intacct.
Scegliere un'entità quando ci si connette
Se ti connetti senza un ID posizione e Perk rileva che l'utente dei Servizi Web può visualizzare più di un'entità, Perk mostra una finestra a comparsa che ti chiede di selezionare un ID posizione dopo la connessione. Scegli l'entità con cui desideri sincronizzarti e conferma: Perk imposterà tutte le sincronizzazioni future su tale entità.
Configurazione delle impostazioni di importazione
Dopo la connessione, Perk apre una procedura guidata per le impostazioni di importazione. Questa procedura consente di decidere quali dati Perk importa da Sage Intacct e come mapparli in Perk. Si compone di 4 fasi, sempre in quest'ordine: Conti, Dimensioni, Aliquote fiscali e Utenti. Ogni fase mostra i dati che Perk recupera in tempo reale dalla tua entità Sage Intacct, quindi ciò che vedi riflette il tuo piano dei conti, le dimensioni, le aliquote fiscali e i dipendenti attuali.
Preparazione prima di avviare la procedura guidata
Raccogli prima queste risposte in modo da poter completare tutti e 4 i passaggi senza interruzioni:
- Quale dimensione, se presente, si desidera mappare all'oggetto costo in Perk? Vedere Passaggio 2: Dimensioni.
- Verificare se l'indirizzo email di ciascun utente Perk corrisponde all'indirizzo email registrato nel relativo record fornitore di Sage Intacct. Vedere Passaggio 4: Utenti.
- Quali conti contabili e aliquote IVA (imposte a credito) il tuo team dovrebbe utilizzare per le spese.
Passaggio 1: Account
Scegli quali conti del libro mastro (GL) diventano categorie di spesa in Perk. Perk recupera tutti i conti del libro mastro da Sage Intacct e li visualizza in un elenco. Per impostazione predefinita, vengono selezionati i conti del conto economico anziché quelli dello stato patrimoniale.
- Esamina l'elenco dei conti del libro mastro.
- Deseleziona gli account che non desideri utilizzare in Perk.
- Seleziona Avanti.
Gli account che deselezioni non vengono visualizzati come categorie di spesa in Perk. Puoi modificare la selezione in seguito modificando le impostazioni di importazione.
Passaggio 2: Dimensioni
Decidi come Perk utilizza le dimensioni di Sage Intacct. Le dimensioni sono le categorie che utilizzi in Sage Intacct per analizzare le transazioni. Associa ciascuna di esse a un oggetto di costo o a un campo personalizzato in Perk, oppure omettila. Perk supporta 4 dimensioni standard. Le dimensioni personalizzate non sono supportate.
| Dimensione | Mappatura predefinita in Perk |
|---|---|
| Dipartimenti | Oggetto di costo |
| Progetti | Campo personalizzato |
| Luogo | Campo personalizzato |
| Classi | Campo personalizzato |
- Esamina la mappatura per ciascuna dimensione.
- Modifica qualsiasi mappatura che desideri differire da quella predefinita, determinando se desideri utilizzare la dimensione per suddividere i costi o esclusivamente a fini di reporting.
- Seleziona Avanti.
Fase 3: Aliquote fiscali
Scegli quali aliquote fiscali di Sage Intacct Perk deve importare. Perk recupera le tue aliquote fiscali e le filtra mostrando solo quelle relative ai conti fornitori e agli acquisti (imposte a credito). Le aliquote fiscali relative ai conti clienti e all'inserimento ordini (imposte a debito) si applicano alle fatture, non alle spese, quindi Perk le esclude. Tutte le aliquote fiscali relative agli acquisti (imposte a credito) sono selezionate per impostazione predefinita.
- Esamina l'elenco delle aliquote dell'imposta sugli acquisti (imposte a monte).
- Deseleziona le voci che non si applicano alle tue spese.
- Seleziona Avanti.
Passaggio 4: Utenti
Associa gli utenti di Perk ai contatti di Sage Intacct (fornitori di contabilità fornitori) in modo che ogni spesa esportata venga associata al record del fornitore corretto. Perk effettua l'abbinamento tramite indirizzo email e la corrispondenza è esatta.
Il passaggio mostra 2 gruppi:
- Utenti corrispondenti: Utenti Perk il cui indirizzo email corrisponde a un record fornitore di Sage Intacct.
- Utenti non corrispondenti: Utenti Perk senza un record fornitore Sage Intacct corrispondente.
Prima di continuare, è necessario risolvere tutti i problemi relativi agli utenti non corrispondenti. Per ciascuno di essi, aggiorna l'indirizzo email in Perk o Sage Intacct in modo che corrispondano esattamente, oppure escludi l'utente dall'integrazione.
- Esamina l'elenco degli utenti corrispondenti.
- Per ogni utente non corrispondente, aggiorna l'indirizzo email in modo che corrisponda oppure escludi l'utente.
- Seleziona Avanti.
Completamento della configurazione
Dopo aver esaminato tutti e 4 i passaggi, seleziona Completa la configurazione al passaggio 4. Perk salva tutte le impostazioni e avvia l'importazione iniziale da Sage Intacct.
La prima importazione richiede in genere diverse ore, a seconda della pianificazione di sincronizzazione della piattaforma di integrazione. Riceverai un'e-mail al termine della prima importazione.
Cosa succede dopo aver completato la configurazione?
Una volta completata la configurazione, l'integrazione funziona in automatico. Non è necessario avviare una sincronizzazione, ma è utile sapere cosa succede e quando, in modo da sapere cosa aspettarsi in Sage Intacct e dove cercare se qualcosa sembra obsoleto.
Capire come funziona la sincronizzazione
Le importazioni e le esportazioni avvengono secondo pianificazioni diverse. Perk utilizza la piattaforma di integrazione Merge per scambiare dati con Sage Intacct.
- Importazioni da Sage Intacct. Dopo la prima importazione, Perk aggiorna i dati importati (conti, dimensioni, aliquote fiscali e dipendenti) ogni volta che Merge sincronizza le modifiche da Sage Intacct ed esegue un aggiornamento notturno alle 00:00 UTC.
- Esportazione verso Sage Intacct. Perk esporta i dati in base alla frequenza di esportazione impostata come opzione di esportazione automatica. Perk invia le spese approvate a Merge, che a sua volta le invia a Sage Intacct. Le spese approvate pagate privatamente vengono inviate a Sage Intacct come fatture fornitori, mentre le spese saldate con carta di credito e quelle relative a fornitori di servizi di viaggio vengono inviate come transazioni con carta di credito. L'inserimento di una spesa approvata in Sage Intacct può richiedere fino a 24 ore.
Se disconnetti l'integrazione, Perk interrompe la sincronizzazione. Le spese approvate durante il periodo di disconnessione verranno esportate solo dopo la riconnessione e la successiva esecuzione della sincronizzazione.
Verifica dello stato della connessione
Perk mostra lo stato della connessione nelle impostazioni di integrazione in ogni momento. Gli stati possibili sono:
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Attivo | Sage Intacct è connesso e le impostazioni di importazione sono complete. |
| Configurazione incompleta | Sage Intacct è connesso, ma non hai ancora completato le impostazioni di importazione. |
| Azione richiesta | Perk non riesce più a connettersi a Sage Intacct. Riconnettiti e reinserisci le tue credenziali. |
Se lo stato è Azione richiesta, vai su Impostazioni > Integrazioni, cerca Sage Intacct e reinserisci le tue credenziali dei servizi Web.
Per maggiori informazioni su cosa importa ed esporta l'integrazione, consulta la sezione Integrare Sage Intacct con Perk per la gestione delle spese.
Verifica dello stato dell'importazione e correzione degli errori
Utilizza la pagina delle impostazioni di importazione in Perk per verificare i dati importati da Sage Intacct, individuare eventuali errori e correggerli. Se noti che qualcosa non è aggiornato, controllala prima di contattare l'assistenza.
- In Perk, apri la pagina delle impostazioni di importazione per Sage Intacct.
- Verifica la scheda per ogni tipo di dato: conti, dimensioni, aliquote fiscali e fornitori.
- Fai clic su una scheda che mostra un errore per aprire il pannello dei registri degli errori di importazione.
- Per ogni errore, segui le istruzioni suggerite in Sage Intacct o Perk. Se il pannello ti chiede di contattare l'assistenza, non devi fare nulla.
- Fai clic su Importa ora nella scheda della cronologia di importazione per verificare che l'errore sia stato risolto senza attendere la successiva esecuzione automatica.
Per informazioni su cosa mostrano le schede, i registri degli errori, la cronologia delle importazioni e la sezione Importa ora, consulta la sezione Integrare Sage Intacct con Perk per le spese.
Errori di importazione e come risolverli
La tabella seguente elenca gli errori che potrebbero comparire nel pannello dei registri degli errori di importazione, chi deve intervenire e cosa fare.
| Tipo di errore | Esempio | Chi agisce | Cosa fare |
|---|---|---|---|
| Mancata corrispondenza dei dati tra Sage Intacct e Perk | L'indirizzo email di un utente Perk non corrisponde all'indirizzo email del dipendente Sage Intacct a cui è associato, pertanto non è possibile stabilire un abbinamento. | Amministratore | Aggiorna i dati in Sage Intacct o Perk in modo che corrispondano, quindi verifica che l'errore scompaia. |
| Account non trovato | Nel sistema Perk è presente una carta aziendale, ma non esiste un account corrispondente in Sage Intacct. | Amministratore | Aggiungi l'account in Sage Intacct oppure aggiorna i dati in Perk, quindi verifica che l'errore scompaia. |
| Problema con Sage Intacct o con il fornitore. | Sage Intacct non ha risposto in tempo. | Supporto per i vantaggi | Riprova più tardi. Se l'errore persiste, contatta l'assistenza clienti. |
| Errore interno di importazione | Un'operazione di importazione non è riuscita in modo imprevisto. | Perk | Non è necessario intraprendere alcuna azione. Perk se ne sta occupando. |
Modifica delle impostazioni e aggiunta di utenti dopo la configurazione
Dopo la configurazione iniziale, puoi modificare le impostazioni di importazione di Sage Intacct in qualsiasi momento. Vai su Impostazioni > Integrazioni, cerca Sage Intacct e seleziona Modifica impostazioni. Puoi modificare account, dimensioni, aliquote fiscali e utenti. Quando modifichi gli elenchi di account, aliquote fiscali o dimensioni, Perk recupera l'elenco corrente da Sage Intacct. Le risorse che hai eliminato in Sage Intacct non verranno visualizzate nell'elenco di selezione.
È inoltre possibile collegare i nuovi utenti di Perk ai fornitori di Sage Intacct in qualsiasi momento dopo la configurazione iniziale. Accedere alla sezione Utenti nelle impostazioni di integrazione e associare il nuovo utente al relativo record fornitore di Sage Intacct.
Passaggio a un'entità Sage Intacct diversa
L'ID posizione inserito durante la configurazione della connessione viene sincronizzato con una specifica entità di Sage Intacct. Per passare a un'entità diversa, disconnetti l'integrazione e riconnettiti con l'ID posizione corretto.
Risoluzione dei problemi e scenari di errore durante l'esportazione
Utilizza questa tabella per diagnosticare i problemi più comuni di connessione ed esportazione.
| Scenario | Probabile causa | Come risolvere |
|---|---|---|
| La connessione non riesce durante la configurazione. | L'ID mittente di Perk non è stato aggiunto all'elenco degli indirizzi consentiti in Sage Intacct. | In Sage Intacct, vai su Azienda > Impostazioni > Configurazione > Azienda, apri la scheda Sicurezza e aggiungi l'ID mittente di Perk nella sezione Autorizzazioni servizi Web. |
| Credenziali rifiutate al momento della connessione | ID utente, password o ID aziendale dei servizi web errati. | Verifica attentamente ogni credenziale in Sage Intacct e reinseriscile in Perk. |
| Lo stato della connessione mostra "Azione richiesta" | Impossibile connettersi a Perk. Le credenziali potrebbero essere cambiate. | Vai su Impostazioni > Integrazioni, cerca Sage Intacct e reinserisci le tue credenziali dei servizi web. |
| L'esportazione delle spese pagate privatamente non riesce per un utente specifico | Il record del dipendente in Sage Intacct non è configurato come fornitore di contabilità fornitori. | In Sage Intacct, configura il dipendente come fornitore di Contabilità fornitori, quindi attendi la successiva sincronizzazione. |
| L'esportazione delle spese non riesce perché il dipendente non è stato trovato. | L'indirizzo email dell'utente Perk non corrisponde a nessun record di dipendente di Sage Intacct. | Aggiorna l'indirizzo email in Perk o Sage Intacct in modo che corrispondano esattamente, quindi associa nuovamente l'utente nelle impostazioni di integrazione. |
| Multi-entità: l'entità errata è in fase di sincronizzazione | L'ID della posizione non è stato impostato oppure è stato inserito un ID posizione errato. | Disconnetti l'integrazione e riconnettiti utilizzando l'ID posizione corretto per l'entità che desideri sincronizzare. |
| Le dimensioni non vengono visualizzate come previsto | Sono state mappate 2 dimensioni all'oggetto costo, causando conflitti di nomi. | Modifica la mappatura delle dimensioni in modo che solo una dimensione venga mappata all'oggetto costo. Mappa le altre ai campi personalizzati. |
| I nuovi account GL in Sage Intacct non sono in Perk | Gli account sono stati aggiunti a Sage Intacct dopo l'ultima importazione | Modifica le impostazioni di importazione dei tuoi account in Perk. Perk recupera l'elenco degli account più recente da Sage Intacct. |
Anche Sage Intacct e Perk potrebbero visualizzare questi messaggi di errore:
| Messaggio di errore | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| "Credenziali non valide" | Una o più delle 4 credenziali dei servizi Web non sono corrette. | Ricontrolla l'ID azienda, l'ID utente dei servizi web e la password in Sage Intacct, quindi reinseriscili in Perk. |
| "ID mittente non autorizzato" | L'ID mittente di Perk non è stato aggiunto all'elenco dei mittenti consentiti nelle impostazioni di sicurezza di Sage Intacct. | In Sage Intacct, vai su Azienda > Impostazioni > Configurazione > Azienda, apri la scheda Sicurezza e aggiungi l'ID mittente di Perk nella sezione Autorizzazioni servizi Web. |
| "Dipendente non trovato" | Nessun record di dipendente in Sage Intacct corrisponde all'indirizzo email dell'utente Perk. | Aggiorna l'indirizzo email in Perk o Sage Intacct in modo che corrispondano, quindi associa nuovamente l'utente nelle impostazioni di integrazione. |
| "Il dipendente non è un fornitore di servizi di contabilità fornitori" | Il dipendente di Sage Intacct non è configurato come fornitore, pertanto le sue spese pagate privatamente non possono essere esportate come fatture fornitori. | Configurare il dipendente come fornitore nel modulo Contabilità fornitori di Sage Intacct. |
| "Sono state trovate più entità: è richiesto un ID di posizione." | L'utente dei servizi Web può visualizzare più di un'entità Sage Intacct e non è stato fornito alcun ID di posizione. | Disconnettiti e riconnettiti utilizzando l'ID posizione corretto per l'entità di destinazione. |
Disconnessione di Sage Intacct
La disconnessione interrompe la sincronizzazione ma mantiene le impostazioni di importazione, quindi ricollegandosi in seguito non sarà necessario reimpostarle. Dopo la disconnessione, le spese approvate in Perk non verranno esportate in Sage Intacct finché non ci si ricollega e non viene eseguita la successiva sincronizzazione.
- In Perk, vai su Impostazioni > Integrazioni.
- Seleziona Sage Intacct.
- Seleziona Disconnetti.
- Conferma la disconnessione quando richiesto.
Per riconnetterti, segui nuovamente i passaggi descritti in Connessione di Perk a Sage Intacct e Configurazione delle impostazioni di importazione. Dopo la riconnessione, verifica tutte le impostazioni di importazione per assicurarti che corrispondano ancora ai dati correnti di Sage Intacct.