L'integrazione di Perk Spend con Microsoft Dynamics 365 Finance collega Perk a Microsoft Dynamics 365 Finance (D365 Finance) in modo che i dati anagrafici, le spese e le fatture dei fornitori rimangano sincronizzati tra i due sistemi.
Cosa fa l'integrazione
L'integrazione mantiene sincronizzati i dati relativi a spese e fatture tra Perk e D365 Finance. I dati anagrafici (dipendenti, fornitori, centri di costo e altro) vengono trasferiti automaticamente da D365 Finance a Perk. Le spese e le fatture dei fornitori gestite in Perk vengono importate in D365 Finance come note spese e fatture dei fornitori, pronte per essere esaminate o contabilizzate dal team finanziario.
L'integrazione è pensata per gli amministratori di account e gli amministratori aziendali che gestiscono la connessione, nonché per i revisori finanziari e gli addetti all'elaborazione di fatture o spese che lavorano con i documenti generati. Funziona sia con le implementazioni cloud che on-premise di D365 Finance. Le procedure di configurazione differiscono leggermente tra le due: gli ambienti on-premise richiedono regole firewall aggiuntive e utilizzano AD FS per l'autenticazione anziché Microsoft Entra ID.
Come fluiscono i dati tra Perk e D365 Finance
I dati vengono scambiati in due direzioni tra Perk e D365 Finance, utilizzando un metodo diverso per ciascuna:
- Importa (D365 Finance → Vantaggio): I dati master (dipendenti, fornitori, centri di costo, progetti, ordini di acquisto e altro ancora) vengono trasferiti da D365 Finance a Perk tramite eventi aziendali, che si attivano in tempo reale ogni volta che i dati di origine cambiano.
- Esporta (Vantaggio → D365 Finance): Le spese approvate e le fatture dei fornitori, insieme ai relativi allegati, vengono trasferite da Perk a D365 Finance tramite API REST.
Le tabelle seguenti mostrano quali movimenti si effettuano e come:
Importa (D365 Finance → Vantaggi)
| Oggetto D365 Finance | Oggetto vantaggio | Metodo di sincronizzazione |
|---|---|---|
| Lavoratori | Utenti (con gerarchia di responsabili di linea) | Evento aziendale, in tempo reale |
| Categorie di spesa | Categorie di spesa | Evento aziendale, in tempo reale |
| dimensione del centro di costo | Oggetti di costo | Evento aziendale, in tempo reale |
| Altre dimensioni finanziarie | Tag | Evento aziendale, in tempo reale |
| Fornitori | Fornitori (con coordinate bancarie e contatti) | Evento aziendale, in tempo reale |
| Eventi | Oggetti di costo (tipo: progetto) | Evento aziendale, in tempo reale |
| Ordini di acquisto (solo confermati) | ordini di acquisto | Evento aziendale, in tempo reale |
| Ricevute dei prodotti | Ricevute di merce | Evento aziendale, in tempo reale |
| Categorie di approvvigionamento | Categorie di fattura | Evento aziendale, in tempo reale |
| Termini di pagamento | Condizioni di pagamento (con sconti per pagamento in contanti) | Evento aziendale, in tempo reale |
| Aliquote fiscali | Aliquote fiscali | Elaborazione batch pianificata, non in tempo reale. |
Esporta (Vantaggio → D365 Finance)
| Oggetto vantaggio | Oggetto D365 Finance | Metodo di sincronizzazione |
|---|---|---|
| Rendiconti spese | Rendiconti spese | API REST |
| Ricevute di spesa e allegati | Allegati al rendiconto spese | API REST |
| Fatture fornitori | Fatture dei fornitori in sospeso | API REST |
| Allegati del documento di fattura | Allegati delle fatture dei fornitori | API REST |
Esportazione delle spese in D365 Finance
L'integrazione supporta le seguenti tipologie di spesa:
- Spese rimborsabili: Costi vivi che i dipendenti pagano di tasca propria e poi richiedono il rimborso.
- Transazioni: Acquisti con carta aziendale.
- Spese di viaggio: costi legati ai viaggi di lavoro.
- Ricevute e allegati: Documenti giustificativi in formato PDF, JPG, PNG e altri formati comuni.
Una volta pronto un rapporto spese, l'integrazione lo crea in D365 Finance nella sezione Gestione spese Le mie spese Rapporti spese, con uno dei due stati:
- Bozza: L'invio automatico è disattivato, quindi il dipendente deve comunque inviare il modulo manualmente in D365 Finance.
- In sintesi: L'invio automatico è attivo, quindi l'integrazione invia i dati direttamente al flusso di lavoro di D365 Finance.
Attivare Invia documenti invia le ricevute e altri allegati insieme al rapporto.
Esportazione delle fatture in D365 Finance
L'integrazione supporta le seguenti tipologie di fattura:
- Fatture non emesse tramite ordine di acquisto: fatture che non fanno riferimento a un ordine di acquisto.
- Fatture d'ordine: Fatture collegate a un ordine di acquisto, inclusa la verifica incrociata a tre vie tra l'ordine e la ricevuta di merce.
- Allegati documenti: Documenti di fattura in formato PDF, JPG, PNG e altri formati comuni.
Una volta che una fattura supera il flusso di lavoro di approvazione di Perk, l'integrazione la crea in D365 Finance sotto Contabilità fornitori Fatture in sospeso Fatture dei fornitori, con uno dei due stati:
- In sospeso: La contabilizzazione automatica è disattivata, quindi qualcuno deve ancora registrarla nel giornale delle fatture.
- Pubblicato: La pubblicazione automatica è attiva, quindi l'integrazione la pubblica automaticamente.
Come per le spese, attiva Invia documenti invia anche gli allegati della fattura.
Prerequisiti
Prima di attivare l'integrazione, è necessario configurare completamente i moduli D365 Finance pertinenti:
- Modulo Contabilità Fornitori: Necessario per l'elaborazione delle fatture.
- Modulo di gestione delle spese: Necessario per l'elaborazione delle spese.
Due ruoli di sicurezza di D365 Finance controllano chi può fare cosa con l'integrazione:
- gestore dell'integrazione: Accesso completo alla configurazione: configurazione generale, sincronizzazione iniziale dei dati anagrafici e accesso sia alle fatture dei fornitori che alle note spese.
- addetto all'integrazione: Solo gestione delle attività quotidiane: fatture dei fornitori e note spese, senza accesso alla configurazione.
Limitazioni note
- Le aliquote fiscali non si sincronizzano in tempo reale: vengono aggiornate tramite un processo batch pianificato anziché in seguito a eventi aziendali.
- Solo gli ordini di acquisto confermati vengono sincronizzati da D365 Finance a Perk.
- Solo i progetti vengono sincronizzati come oggetti di costo; le attività di progetto e le gerarchie di progetto non lo sono.
- In D365 Finance, una riga di un ordine di acquisto eliminata viene visualizzata in Perk come riga inattiva, non come riga eliminata.
- Le combinazioni di termini di pagamento e sconti in contanti devono già essere presenti in Perk affinché la sincronizzazione degli ordini di acquisto funzioni correttamente.
Attenzione: L'approvatore per un centro di costo proviene dal Proprietario campo sul valore della dimensione finanziaria in D365 Finance: verifica prima la sovrascrittura dell'entità legale, poi il valore della dimensione stessa. Se non è impostato alcun proprietario, nessun approvatore viene sincronizzato con Perk, il che può lasciare un oggetto di costo senza un approvatore.