Viaggi personali su Perk consente ai tuoi viaggiatori di prenotare i propri viaggi personali utilizzando lo stesso account Perk che usano per lavoro, pagando con la propria carta personale e mantenendo una connessione completamente separata con la tua azienda. Questo articolo spiega cosa significa offrire viaggi personali per te in qualità di amministratore: quali sono i costi, cosa comporta in termini di carico di lavoro e come evitare che vengano contabilizzati dalla tua azienda.

In breve: i viaggi personali sono un benefit che puoi offrire ai tuoi dipendenti senza alcun costo per l'azienda. Non incide in alcun modo sulla reportistica, sui metodi di pagamento, sui budget o sui flussi di approvazione.

Nota: La funzionalità di viaggio personale è attualmente in fase beta ed è disponibile solo per un gruppo selezionato di clienti.

Perché offrire viaggi personalizzati?

I viaggi personali rispondono a un'esigenza che i vostri dipendenti già possiedono: conciliare il tempo libero con i viaggi di lavoro. Spesso prolungano il soggiorno per il fine settimana, aggiungono giorni di ferie prima o dopo il viaggio d'affari, oppure portano con sé il partner. Oggi, questa parte relativa ai viaggi personali viene solitamente prenotata su siti web per consumatori, al di fuori dello strumento che utilizzano per lavoro.

Con Perk, i tuoi dipendenti hanno un unico punto di riferimento per tutti i loro viaggi e tu puoi offrire questo servizio gratuitamente, mantenendo la privacy del viaggiatore. Per saperne di più sull'esperienza dei tuoi viaggiatori, consulta Prenota viaggi personali su Perk.

Libri puliti per scelta

Le spese di viaggio personali non vengono in alcun modo contabilizzate dalla tua azienda. Il tuo team finanziario non dovrà quindi filtrare o riconciliare nulla:

• La tua reportistica e la tua contabilità riflettono solo i viaggi di lavoro. I viaggi personali non generano voci nella reportistica aziendale, nel prodotto Spese o nel tuo sistema ERP.
• Le fatture personali vengono emesse al viaggiatore, non alla vostra azienda, e non vengono sincronizzate con alcun sistema aziendale.
• Le fatture inviate da Perk alla tua azienda rimangono riservate esclusivamente all'ambito lavorativo. Nessuna fattura di viaggio personale arriverà mai nella casella di posta del tuo team finanziario.
• I budget relativi ai tuoi oggetti di costo rimangono invariati. Le spese di viaggio personali non incidono sui budget relativi ai tuoi oggetti di costo.

Anche i viaggi personali sono, per impostazione predefinita, tenuti riservati rispetto alla vostra azienda. Per saperne di più sul modello di privacy, consultate Come i viaggi personali rimangono riservati.

Nessun costo aggiuntivo per l'azienda

I viaggi personali non incidono in alcun modo su quanto la tua azienda paga a Perk e non possono consumare nulla che la tua azienda abbia già pagato:

• I viaggi personali non vengono conteggiati ai fini dell'utilizzo dell'abbonamento Pro o Premium, quindi non consumano il tuo piano.
• I voucher aziendali non possono essere utilizzati per viaggi personali.
• FlexiTravel e Green Trip non sono disponibili per viaggi personali, pertanto non vengono addebitate commissioni per questi servizi.
• Le spese di prenotazione non si applicano ai viaggi personali.

Nessun lavoro amministrativo aggiuntivo

Alcune aziende consentono già prenotazioni personali tramite i loro sistemi di gestione dei viaggi aziendali, per poi recuperare l'importo dal dipendente in un secondo momento. Ciò significa fatture da correggere, pagamenti da sollecitare e tempo da dedicare a spese relative a viaggi che l'azienda non intendeva pagare. I viaggi personali prenotati tramite Perk eliminano questo lavoro occulto: il viaggiatore paga con la propria carta personale al momento della prenotazione, quindi non c'è nulla da recuperare, rimborsare o correggere.

Inoltre, non crea nuovo lavoro quotidiano per amministratori, responsabili delle approvazioni o team finanziario. I viaggi personali non prevedono un flusso di approvazione, quindi nulla arriva nella coda di un responsabile delle approvazioni. E non si applica alcuna politica di viaggio, quindi non ci sono eccezioni alle policy da esaminare o gestire.

Attenzione: Se un dipendente prenota un viaggio personale e successivamente lascia l'azienda, non è possibile revocargli l'accesso fino a quando il viaggio non è stato effettuato. Una volta terminato il viaggio, è possibile revocare l'accesso al dipendente.

I metodi di pagamento non si mescolano mai

Per i viaggi personali e quelli di lavoro si utilizzano metodi di pagamento rigorosamente separati. Non è possibile selezionare carte personali al momento del pagamento per viaggi di lavoro, né metodi di pagamento aziendali per viaggi personali. Anche gli accompagnatori privati ​​non possono essere selezionati come viaggiatori per viaggi di lavoro, in modo che un dipendente non possa prenotare accidentalmente ospiti per motivi di svago utilizzando i metodi di pagamento aziendali.

Hai il controllo della disponibilità

Sei tu a decidere se i tuoi dipendenti possono usufruire dei viaggi personali. Come amministratore aziendale, puoi attivare o disattivare questa opzione nelle impostazioni aziendali.

Quando disattivi i viaggi personali, i tuoi viaggiatori non possono più avviare una nuova ricerca di viaggi personali. I viaggi personali prenotati rimangono visibili nel loro elenco viaggi, contrassegnati come personali. I compagni di viaggio privati ​​vengono nascosti dai loro profili, ma i viaggiatori possono comunque aprire e modificare i dettagli di un compagno di viaggio da un viaggio esistente.
Il modello di privacy rimane invariato sia che i viaggi personali siano attivi o disattivati. La tua azienda non può visualizzare i dati di viaggio personali dei viaggiatori. Per saperne di più, consulta Come vengono tutelati i dati di viaggio personali.