Una pre-approvazione ti dà il via libera per un viaggio prima di iniziare a cercare voli e hotel. Invii il motivo del tuo viaggio e la data approssimativa in cui viaggerai, il tuo responsabile esamina la richiesta e la approva o la rifiuta, e Perk ti invia un'email con la decisione. Se sei la persona che deve decidere sulla richiesta di qualcun altro, passa a Se sei tu ad approvare.

Quando è necessaria una richiesta di pre-approvazione

La necessità di una richiesta di pre-approvazione in Perk dipende dalle impostazioni aziendali. La decisione spetta agli amministratori dell'account: alcune aziende la rendono obbligatoria per tutti, altre solo per determinati team e altre ancora facoltativa. Se è obbligatoria, non è possibile completare una prenotazione finché non viene associata una richiesta di pre-approvazione approvata. Se è facoltativa, è consigliabile contattare il team viaggi o finanza per sapere per quali viaggi è necessaria la pre-approvazione.

Puoi inviare una richiesta di pre-approvazione tramite il pulsante Richiedi pre-approvazione nella pagina Viaggi sul sito web, oppure dalla pagina dell'itinerario e dalla fase di pagamento sia sul sito web che su dispositivi mobili. Poiché la richiesta viene effettuata prima della prenotazione, si basa su stime approssimative. Non sono necessari orari precisi o prezzi definitivi.

Cosa includere nella richiesta di pre-approvazione

Il modulo di pre-approvazione in Perk richiede un Titolo, Date approssimative e una Richiesta di viaggio in cui si spiega il viaggio. Il pannello Cosa includere elenca i quattro elementi da includere:

• Il motivo del tuo viaggio.
• La destinazione.
• I mezzi di trasporto e l'alloggio di cui avrete bisogno.
• Un budget stimato, se lo si conosce.

Chi deve approvare la richiesta sta valutando se il viaggio vale la pena in termini di tempo e denaro, spesso con meno informazioni di quelle a tua disposizione. Maggiori dettagli possono aiutarti a ottenere una risposta più rapida: "Incontro in loco con il team di prodotto a San Francisco. Sarò lì per una notte e avrò bisogno di voli e di un hotel vicino alla sede del cliente a SoMa. In questo periodo dell'anno il costo dovrebbe aggirarsi intorno ai 500 dollari."

Confrontatelo con “Vado a San Francisco per lavoro.” Chi approva la richiesta dovrebbe indovinare quanto tempo durerà il viaggio, cosa prenoterete e quanto costerà, il che di solito implica uno scambio di messaggi prima che possa decidere.

Cosa succede dopo aver inviato la richiesta?

Nella versione beta, tutto ciò che accade dopo l'invio di una richiesta di pre-approvazione avviene tramite e-mail. Perk invia un'e-mail al responsabile dell'approvazione con i dettagli e ti conferma l'avvenuto invio della richiesta. Quando il responsabile dell'approvazione prende una decisione, Perk ti invia un'e-mail con la sua decisione, che include un pulsante per prenotare il viaggio. Non è possibile modificare o annullare una richiesta una volta inviata, quindi è consigliabile leggerla attentamente prima di inviarla.

Se la persona che ha approvato la prenotazione rifiuta, l'email non conterrà una motivazione: contattala direttamente e poi invia una nuova richiesta una volta risolto il problema. Nel frattempo, continua a pianificare il tuo viaggio. Se accedi alla pagina dell'itinerario o procedi al pagamento senza aver ricevuto l'approvazione preventiva, Perk salva la prenotazione come bozza. Quando l'approvazione preventiva è obbligatoria, l'opzione Continua al pagamento rimane disattivata finché non la ricevi.

Collega la tua richiesta di pre-approvazione al momento della prenotazione

Al momento del pagamento, Perk mostra un campo Pre-approvazione in cui è possibile collegare la richiesta di pre-approvazione alla prenotazione. È necessario collegare la stessa richiesta di pre-approvazione a tutte le prenotazioni per quel viaggio.

Se sei tu ad approvare

Perk ti invia un'email quando qualcuno che hai approvato invia una richiesta di pre-approvazione e, nella versione beta, quell'email è il tuo modo per accedere. Apri la richiesta tramite il link e vedrai il titolo del viaggio, le date, la richiesta di viaggio con le informazioni condivise dal viaggiatore e chi è.

A quel punto, puoi approvare o rifiutare la richiesta e Perk invierà un'email con l'esito. La tua decisione riguarda la possibilità di effettuare il viaggio, non la conformità del volo specifico alle politiche aziendali. Una volta approvata la richiesta, il viaggiatore potrà prenotare tutto il necessario per il viaggio basandosi sulla tua decisione. L'approvazione di una richiesta di pre-approvazione non implica necessariamente la conferma definitiva del viaggio.

A seconda di come è configurata la tua azienda, un'approvazione separata a livello di prenotazione può comunque essere attivata al momento del pagamento, a volte indirizzata a un responsabile diverso. La tua decisione riguarda il viaggio; quella riguarda la prenotazione.