Le pre-approvazioni in Perk consentono a un responsabile di approvare la motivazione di un viaggio prima che chiunque possa iniziare a prenotare. Utilizza questo articolo per attivare le pre-approvazioni in un processo di approvazione, decidere se sono obbligatorie e scegliere chi può approvarle.
Nota: Le pre-approvazioni sono in fase beta chiusa, quindi potresti non vederle ancora nel tuo account. Negli account in cui sono disponibili, l'impostazione presenta un badge Beta. Se desideri partecipare alla beta, contatta il tuo Account Manager.
Come funzionano le pre-approvazioni
Le pre-approvazioni in Perk separano due domande a cui in precedenza si rispondeva nello stesso momento. Una richiesta di pre-approvazione risponde alla domanda "questa persona dovrebbe viaggiare per questo motivo?" prima che venga effettuata qualsiasi prenotazione. Un'approvazione finale della prenotazione risponde alla domanda "questa prenotazione specifica è conforme alle politiche e al prezzo?" al momento del pagamento. Una singola richiesta di pre-approvazione approvata copre tutti i servizi di cui il viaggiatore ha bisogno per quel viaggio (volo, hotel, treno e auto) e può essere riutilizzata per prenotazioni successive fino alla sua data di scadenza.
Il primo vantaggio derivante da questa separazione è che la pre-approvazione si sposta da Jira, dai moduli o da Slack al punto in cui il viaggio viene effettivamente prenotato. Il secondo vantaggio riguarda i tempi: poiché la decisione "se viaggiare o no" viene presa prima che chiunque cerchi un volo, non entra più in competizione con la disponibilità, quindi meno viaggi rimangono bloccati in attesa di un'approvazione e la tariffa o la camera si esauriscono.
Questa suddivisione semplifica anche il processo di approvazione. Gestendo la decisione di viaggio in anticipo, è possibile autorizzare qualsiasi viaggio conforme alle policy già nella richiesta di pre-approvazione, riservando l'approvazione finale alla prenotazione per le eccezioni non previste dalle policy.
Attivazione delle pre-approvazioni in un processo di approvazione
È possibile attivare le pre-approvazioni all'interno di un processo di approvazione, il contenitore che racchiude le regole di approvazione in Perk. Un processo di approvazione può essere limitato a dipendenti specifici, aziende specifiche o all'intero account.
- Vai a Impostazioni > Gestione viaggi > Approvazioni viaggi.
- Nella pagina Processi di approvazione del viaggio, seleziona un processo esistente dalla scheda Attivi oppure seleziona Nuovo processo di approvazione.
- Inserisci un Nome, ad esempio "Viaggi del team di vendita", quindi usa "A chi è destinato il processo di approvazione?" per scegliere a chi si applica.
- Attiva Richiedi l'approvazione preventiva prima di pianificare i viaggi.
- Nella riga Richiedi pre-approvazione da, usa "Seleziona approvatore" per scegliere chi decide sulle richieste.
- Seleziona L'approvazione preventiva è facoltativa se non desideri bloccare la prenotazione senza una richiesta di approvazione preventiva.
- Seleziona Crea processo di approvazione per creare un nuovo processo, oppure Salva se stai modificando un processo esistente.
Scegliere se l'approvazione preventiva è obbligatoria o facoltativa
L'approvazione preventiva è obbligatoria di default in Perk. Attivando Richiedi l'approvazione preventiva prima di pianificare i viaggi, tutti gli utenti interessati devono avere una richiesta di approvazione preventiva approvata prima di poter prenotare: se Alex Macdonald è tra gli utenti interessati e arriva alla fase di pagamento senza averla ottenuta, Perk bloccherà la prenotazione.
Attivando l'opzione Pre-approvazione facoltativa, questa restrizione viene allentata. I viaggiatori possono comunque inviare una richiesta di pre-approvazione, ma nulla impedisce loro di prenotare senza.
Scelta di un responsabile dell'approvazione
Ogni regola di pre-approvazione in Perk ha un approvatore. Nella schermata di selezione dell'approvatore, usa il campo Nome della ricerca per trovare qualcuno in Gruppi di approvatori, che contiene Responsabile di linea, oppure in Persone, che elenca le singole persone per nome ed e-mail. I proprietari degli oggetti di costo non possono essere approvatori e non è possibile creare catene a più fasi nella versione beta.
Come funzionano le pre-approvazioni insieme all'approvazione finale della prenotazione
In Perk, le pre-approvazioni e le approvazioni a livello di prenotazione funzionano in modo indipendente. Una richiesta di pre-approvazione riguarda l'intenzione di viaggiare; l'approvazione finale della prenotazione riguarda la prenotazione specifica al momento del pagamento e si applica anche alle prenotazioni già coperte da una richiesta di pre-approvazione.
È possibile configurarlo nella sezione Approvazione finale della prenotazione dello stesso editor. Gli approvatori a livello di prenotazione visualizzeranno un indicatore pre-approvato ✓ con un link per aprire la richiesta di pre-approvazione.
Cosa vedono i viaggiatori e gli approvatori
I viaggiatori inviano una richiesta di pre-approvazione in Perk tramite il pulsante Richiedi pre-approvazione, che appare nella pagina Viaggi sul web, nella pagina dell'itinerario e al momento del pagamento sia sul web che su dispositivi mobili. Il modulo richiede un titolo, le date approssimative e una richiesta di viaggio in formato testo libero. In versione beta, non è possibile effettuare una richiesta per conto di un'altra persona e ogni richiesta è valida per un solo viaggiatore; pertanto, le prenotazioni con più viaggiatori non richiedono una richiesta di pre-approvazione.
Perk invia un'email all'approvatore che hai selezionato quando qualcuno nell'ambito del programma effettua una richiesta. Nella versione beta, questa email è l'unico modo in cui l'approvatore può accedere: apre la richiesta tramite il link, la approva o la rifiuta in Perk e Perk invia al viaggiatore un'email con la decisione dell'approvatore.