Quando un viaggio viene prenotato tramite Perk Travel sotto un Politica di approvazione dei viaggiPerk può inviare automaticamente la nota spese di viaggio risultante per la revisione e l'approvazione, senza che il viaggiatore o chi ha effettuato la prenotazione debbano fare nulla. Consulta questo articolo per capire come funziona, quando si applica e come modificare la procedura in caso di necessità di una configurazione diversa.

Come funziona

L'invio e l'approvazione automatici funzionano insieme quando un viaggio prenotato tramite Perk Travel è già stato pre-approvato in base a una policy di approvazione viaggi. In tal caso, Perk crea una spesa di prenotazione corrispondente e la invia automaticamente direttamente a Finanza > Revisione, senza che sia necessaria alcuna azione da parte del viaggiatore o di chi ha effettuato la prenotazione. Perk approva automaticamente la spesa, saltando la revisione da parte del responsabile, a meno che il tuo account non abbia un flusso di lavoro di approvazione personalizzato configurato. In tal caso, viene seguito tale flusso di lavoro e un responsabile o un approvatore esaminerà comunque la spesa prima che venga inviata a Finanza > Revisione.

Questo è diverso dal flusso di spesa standard. Senza l'invio e l'approvazione automatici attivati, il viaggiatore invia la nota spese manualmente, e questa segue il normale flusso di approvazione del tuo account prima di arrivare in Finanza > Revisione.

Quando si applica

L'invio e l'approvazione automatici si applicano solo alle spese relative a viaggi pre-approvati in base a una politica di approvazione viaggi prima o al momento della prenotazione. Se un viaggio non è stato pre-approvato in questo modo, la spesa risultante segue il flusso standard: il viaggiatore la invia manualmente e questa viene elaborata attraverso il normale flusso di approvazione del tuo account.

Comportamento predefinito in base all'età dell'account

L'attivazione dell'invio e dell'approvazione automatici dipende dalla data di creazione del tuo account Perk. Gli account creati a partire dal 2 aprile 2026 hanno queste funzioni attivate di default. Se il tuo account è stato creato prima di tale data, potrebbero non essere attivate. In caso di dubbi, chiedi al tuo Account Manager di verificare e attivare la funzione per te.

Nota: Se le spese di prenotazione vengono visualizzate in Bozza anziché in Finanza > Revisione, anche se hai impostato le politiche di approvazione dei viaggi, chiedi al tuo Account Manager di verificare se l'invio e l'approvazione automatici sono attivati ​​per il tuo account.

Modificare ciò che accade dopo l'invio automatico (flussi di lavoro di approvazione personalizzati)

È possibile controllare cosa succede a una spesa di prenotazione dopo l'invio automatico impostando un flusso di lavoro di approvazione personalizzato. Quando al tuo account è impostato un flusso di lavoro di approvazione personalizzato, quest'ultimo regola l'approvazione al posto dell'approvazione automatica senza revisione: la spesa di prenotazione viene comunque inviata automaticamente a Finanza > Revisione, ma un responsabile o un approvatore la esamina prima, seguendo i passaggi del flusso di lavoro. Se desideri che la revisione da parte di un responsabile avvenga comunque per le spese di viaggio pre-approvate, imposta un flusso di lavoro di approvazione personalizzato nelle impostazioni del flusso di lavoro di approvazione delle spese.

Ecco cosa cambia quando viene implementato un flusso di lavoro di approvazione personalizzato:

• Le spese di prenotazione vengono ancora inviate automaticamente dal viaggiatore, proprio come prima.
• Un responsabile o un approvatore esamina la spesa secondo il flusso di lavoro personalizzato prima che venga inviata a Finanza > Revisione.

Disattivazione dell'invio e dell'approvazione automatici

L'invio e l'approvazione automatici non sono funzioni che puoi disattivare autonomamente in Perk. Per tornare all'invio manuale e al flusso di approvazione standard, contatta il tuo Account Manager o il team di assistenza clienti di Perk e chiedi loro di disattivarle per il tuo account.

Attenzione: La disattivazione dell'invio e dell'approvazione automatici influirà solo sulle spese relative alle nuove prenotazioni. Le spese già inviate o in fase di revisione manterranno il loro stato e percorso di approvazione attuali.

Una volta spento:

• I viaggiatori inviano manualmente le spese di prenotazione, come qualsiasi altra spesa.
• La registrazione delle spese segue il flusso di approvazione standard del tuo account prima di essere inoltrata a Finanza > Revisione.

Campi personalizzati obbligatori prima dell'invio

Se nel tuo account sono configurati campi personalizzati obbligatori (Viaggi o Spese), una nota spese di prenotazione non può essere inviata finché tali campi non vengono compilati. Questo vale sia per l'invio manuale della nota spese che per l'invio automatico. Se manca un campo personalizzato obbligatorio al momento della creazione di una nota spese di prenotazione, la nota spese rimane in bozza (o bozza di viaggio) anziché essere inviata. Il viaggiatore deve compilare il campo mancante e inviare la nota spese manualmente prima che possa essere elaborata.

In questo modo vengono protette le revisioni delle spese: una spesa di prenotazione con campi obbligatori mancanti non passa automaticamente a Finanza > Revisione. Rimane in bozza finché non è completa.

Commenti inviati

Alcune categorie di spesa richiedono un commento prima che una spesa possa essere inviata. Per queste categorie, Perk aggiunge automaticamente un commento — "Importato automaticamente. Viaggio: [nome del viaggio]." — alle spese di prenotazione create tramite l'invio automatico. Ciò significa che la mancanza di un commento non impedisce mai l'invio automatico di una spesa di viaggio pre-approvata.