Rimborsi Perk consente di pagare direttamente le spese vive di un dipendente, per poi fatturare l'importo all'azienda in un secondo momento. Questo articolo illustra la configurazione lato NetSuite necessaria per esportare correttamente le spese rimborsate: i record che vengono creati, le impostazioni da attivare e come monitorarle e risolvere i problemi una volta avviate le esportazioni. Utilizzatelo per configurare un'entità legale per le esportazioni dei rimborsi e per garantirne il corretto funzionamento in seguito.
Prima di iniziare
Prima di completare qualsiasi passaggio in NetSuite descritto in questo articolo, è necessario che i rimborsi siano già attivati e configurati in Perk per un'entità legale. Se si tenta di esportare una spesa di rimborso per un'entità legale non ancora configurata, l'esportazione non andrà a buon fine.
Per impostare i rimborsi in Perk, segui le istruzioni in Impostare i rimborsiUna volta completata questa operazione per l'entità legale, torna qui per terminare la configurazione lato NetSuite.
Nell'ambito della configurazione di Perk, è necessario scegliere un conto di trasferimento per ciascuna entità legale. In NetSuite, questo conto deve essere di tipo bancario o carta di credito: è il conto utilizzato da NetSuite per creare i pagamenti di fattura per i rimborsi.
Come esportare i dati di rimborso in NetSuite
L'esportazione dei rimborsi invia i dati a NetSuite utilizzando due record anziché uno. Quando Perk esporta una spesa già rimborsata da Perk a un dipendente, NetSuite crea:
- Un Rapporto spese — viene creato immediatamente dopo l'importazione da Perk, come qualsiasi altra spesa. Registra la spesa nel conto spese corretto e crea un pagamento.
- Un Pagamento fattura — creato in base a una pianificazione, utilizzando il conto di trasferimento come conto di compensazione.
Non ci sono modifiche alla gestione della nota spese. Il conto fornitori utilizzato per il pagamento della fattura viene selezionato automaticamente (si tratta dello stesso conto fornitori già utilizzato per la nota spese) e il conto di trasferimento proviene dalle impostazioni dell'entità legale in Perk.
| Documentazione | Addebito | Credito |
|---|---|---|
| Rendiconto spese | Conto spese | Conto AP |
| Pagamento della bolletta | Conto AP | Conto di trasferimento |
| Risultato netto | Conto spese | Conto di trasferimento |
Poiché il pagamento della fattura viene infine registrato nella nota spese, NetSuite contrassegna la nota spese come "Pagata per intero" una volta che ciò avviene. Questo impedisce che venga attivato un secondo rimborso duplicato per una spesa che Perk ha già pagato.
La valuta di pagamento per una spesa rimborsata da Perk proviene dal profilo di pagamento configurato per l'azienda in Perk (Impostazioni > Account > Profili di pagamento) e non dall'impostazione della strategia di esportazione della valuta nelle impostazioni aziendali di Perk. Tale impostazione viene completamente ignorata per le spese rimborsate, pertanto la nota spese e il pagamento della fattura vengono sempre creati nella valuta in cui Perk ha effettivamente pagato il dipendente.
L'integrazione aggiunge inoltre automaticamente la valuta di pagamento al record NetSuite del dipendente (elenco Valute delle note spese), qualora non sia già presente.
Attivazione dell'esportazione dei rimborsi in NetSuite
Attiva l'esportazione dei rimborsi nell'app di configurazione Yokoy prima che Perk invii le spese rimborsate a NetSuite per un'entità legale pronta a utilizzarle.
- Vai a Nuova configurazione > Impostazioni > Spese.
- Attiva Abilita rimborso diretto per abilitare l'esportazione dei rimborsi.
- Salva le modifiche.
Questa opzione è un'impostazione valida per l'intero account: si applica all'intero account NetSuite, non a una singola filiale o entità legale alla volta. Se si dispone di più entità legali e solo alcune di esse utilizzano i rimborsi in Perk, tale distinzione viene applicata in base alle entità legali per le quali è configurato un conto di trasferimento in Perk (vedere Prima di iniziare), non tramite questa opzione.
Impostazione del piano di pagamento delle bollette
I pagamenti delle fatture per le esportazioni di rimborsi vengono creati tramite un processo pianificato, separatamente dalla nota spese. Una volta attivata l'opzione nella sezione precedente, un banner informativo conferma la pianificazione predefinita: giornaliera, ogni 1 giorno. Non è necessaria alcuna configurazione aggiuntiva per utilizzare questa impostazione predefinita.
Se hai bisogno di una cadenza diversa, fai clic su Apri la distribuzione. Si aprirà il record di distribuzione dello script sottostante, dove potrai modificare direttamente la pianificazione.
Il rendiconto spese viene comunque creato immediatamente dopo l'importazione, come di consueto. Il pagamento della fattura viene creato in un secondo momento, secondo questa pianificazione, anziché nello stesso istante: la creazione simultanea di entrambi per ogni spesa potrebbe sovraccaricare NetSuite per le aziende che esportano grandi volumi di spese.
Monitoraggio delle esportazioni di rimborso
Una volta importata una spesa rimborsata in NetSuite, è possibile verificarne lo stato direttamente nella scheda della nota spese, nella sottolista Yokoy:
- Una casella di controllo indica se la spesa è una spesa rimborsata che Perk ha pagato direttamente.
- Il campo Stato DR nel record della nota spese mostra lo stato del pagamento della fattura per quella spesa: se è stato completato con successo o non è andato a buon fine.
Controlla il campo Stato DR se vuoi sapere perché una specifica spesa rimborsata non è ancora stata contrassegnata come Pagata per intero. Potrebbe semplicemente essere in attesa della prossima elaborazione programmata oppure potrebbe indicare un errore che richiede un'indagine.
Se la creazione del pagamento della fattura non riesce, ad esempio a causa di un conto di trasferimento non valido o configurato in modo errato, la nota spese è già stata creata e non viene annullata. Il processo pianificato riprova automaticamente il pagamento della fattura non riuscito a ogni esecuzione successiva, fino a un massimo di 3 tentativi.
Risoluzione dei problemi relativi ai pagamenti delle bollette non andati a buon fine
Se tutti e 3 i tentativi di ripetizione falliscono, il campo Stato DR rimane su Non riuscito e il processo pianificato smette di riprovare automaticamente. A quel punto, è necessario verificare il conto di trasferimento e gli altri dettagli di pagamento della fattura nel Rapporto spese per individuarne la causa.
In qualità di amministratore di NetSuite, è possibile creare manualmente il pagamento della fattura anche se lo stato è "Non riuscito". Una volta completata questa operazione, l'esecuzione pianificata successiva rileverà il pagamento della fattura esistente e aggiornerà lo stato a "Completato", senza creare un duplicato.