Utilizza i rimborsi spese per rimborsare ai tuoi dipendenti le spese anticipate, inviando il denaro direttamente sul loro conto corrente personale, anziché tramite l'ufficio paghe o altri processi manuali. Questo articolo ti illustra i requisiti, come attivare i rimborsi per la tua azienda e come configurarli una volta attivati.

Nota: Questo articolo è destinato esclusivamente alle aziende con sede legale negli Stati Uniti. Se la tua azienda si trova in un altro paese, consulta Istituire sistemi di rimborso per altri paesi.

Quali vantaggi offrono i rimborsi alla tua azienda

I rimborsi consentono alla tua azienda di pagare direttamente i dipendenti per le spese vive approvate, anziché rimborsarli tramite busta paga. Ogni dipendente collega il proprio conto bancario personale (vedi Collega il tuo conto bancario per ricevere i rimborsi (USA)), e la tua azienda finanzia i pagamenti tramite il tuo rapporto di fatturazione Perk esistente. I rimborsi sono disponibili per le aziende con sede legale negli Stati Uniti.

Requisiti e limitazioni

Prima di impostare i rimborsi, tenete a mente questi punti chiave:

• La tua azienda ha bisogno di un'entità legale statunitense per poter usufruire dei rimborsi.
• I dipendenti possono collegare solo un conto corrente personale per i pagamenti. I conti di risparmio e i conti deposito non sono supportati.
• I dipendenti possono collegare solo un account individuale a proprio nome; gli account cointestati e aziendali non sono supportati.
• Se attivi i rimborsi solo per alcune delle tue aziende, i dipendenti delle altre non visualizzeranno l'opzione. Continueranno a utilizzare la procedura attuale, come l'elaborazione delle buste paga o il bonifico bancario manuale.
• In qualità di revisore finanziario, puoi selezionare solo le aziende che hai l'autorizzazione a gestire quando scegli quali aziende utilizzano i rimborsi.

Abilita i rimborsi per la tua azienda

L'attivazione dei rimborsi è un'operazione autonoma: non è necessario contattare Perk. In qualità di amministratore dell'account o responsabile finanziario, puoi attivare i rimborsi per la tua azienda direttamente, durante la configurazione delle impostazioni relative ai rimborsi.

1. Vai su Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi (amministratore dell'account) oppure su Finanza > Revisione > Rimborsi (revisore finanziario).
2. Attiva i rimborsi per la tua azienda. Se il tuo account gestisce più di un'azienda, seleziona le aziende specifiche per le quali desideri attivare i rimborsi.
   
3. Scegli la frequenza di pagamento: settimanale, bisettimanale o mensile. Questa impostazione definisce la frequenza con cui Perk invia un lotto di rimborsi approvati per il pagamento.
   • Settimanale: ogni venerdì
   • Ogni due settimane: il 14° e l'ultimo giorno di ogni mese
   • Mensile: l'ultimo giorno del mese

Perk elabora ogni ciclo alle 11:00 UTC senza orario limite, quindi una spesa che non viene elaborata in un ciclo viene recuperata nel successivo. Una volta attivato, il pagamento arriva in genere entro 1-2 giorni lavorativi tramite bonifico bancario ACH; i giorni festivi e i fine settimana non sono inclusi in questo lasso di tempo.

1. Conferma che la tua valuta di pagamento è USD.
   
2. Seleziona un profilo di pagamento esistente in USD oppure configurane uno nuovo che corrisponda alla modalità di fatturazione della tua azienda. La valuta del tuo profilo di pagamento deve corrispondere alla valuta di pagamento: non puoi pagare i dipendenti in una valuta diversa da quella utilizzata per i pagamenti a Perk.
3. Inserisci il tuo conto di trasferimento — il conto nel tuo sistema contabile che utilizzerai per registrare e riconciliare questi pagamenti. Se non sei sicuro di quale utilizzare, consulta il tuo team contabile. I tuoi revisori finanziari utilizzeranno lo stesso conto quando esporteranno le spese e riconciliano il rendiconto dei rimborsi Perk.
4. Salva le impostazioni, quindi controlla il riepilogo per verificare che le aziende, il ciclo di pagamento, la valuta e il conto di trasferimento siano corretti.

I profili di pagamento che utilizzano una carta non possono essere usati per i rimborsi. Se la carta è l'unico profilo disponibile per la tua valuta, contatta il tuo account manager Perk per aggiungere prima un profilo di bonifico bancario o addebito diretto.

I profili di pagamento tramite bonifico bancario funzionano solo se il periodo di fatturazione è uguale o più frequente del ciclo di pagamento. Ad esempio, un ciclo di pagamento settimanale richiede un profilo di bonifico bancario settimanale o bisettimanale, non mensile. I profili di addebito diretto funzionano con qualsiasi ciclo di pagamento, ma se il periodo di fatturazione è meno frequente del ciclo di pagamento, Perk preleverà l'importo dal tuo conto prima dell'emissione dell'estratto conto. Riceverai una notifica a riguardo e ciò non influirà sui pagamenti ai dipendenti.

La tua azienda riceverà la fatturazione dei rimborsi tramite il sistema di fatturazione già in essere con Perk, quindi non è necessario impostare un metodo di pagamento separato, a parte la conferma del profilo di pagamento e del conto di trasferimento.

Una volta salvate le impostazioni, i rimborsi sono attivi per le aziende selezionate. I dipendenti possono aggiungi i loro dati bancari dal loro profilo se non l'hanno già fatto, e i revisori finanziari possono iniziare ad approvare e programmazione dei rimborsi da Rimborsi per la revisione finanziaria.

Dove i dipendenti vedono il loro stato

Gli amministratori e i revisori finanziari possono monitorare lo stato di rimborso di ciascun dipendente In Finanza > Revisione > Rimborso. Qui viene mostrato se il rimborso di un dipendente è programmato, in fase di elaborazione, pagato o richiede attenzione, ad esempio a causa di un conto bancario non valido o non verificato. È disponibile anche un estratto conto periodico dei rimborsi, che consente di confrontare i pagamenti dei rimborsi con la propria contabilità.