Questo articolo descrive come attivare e configurare i rimborsi in Perk per le aziende in Austria, Francia, Germania, Italia e Portogallo, in modo che Perk possa rimborsare ai dipendenti le spese vive approvate per conto dell'azienda. Consultalo quando sei pronto ad attivare la funzionalità a livello aziendale.

Prima di iniziare: completa la configurazione delle carte vantaggiose

In Austria, Francia, Germania, Italia e Portogallo, i rimborsi vengono gestiti con un modello di prefinanziamento tramite Perk Cards. La tua azienda detiene un conto virtuale prefinanziato, che Perk ricarica prima di ogni ciclo di rimborso e da cui preleva i fondi per pagare i dipendenti direttamente sui loro conti bancari. Per questo motivo, è necessario completare la procedura di attivazione di Perk Cards, inclusa la verifica Know Your Business (KYB), prima di poter abilitare i rimborsi.

Prima di iniziare, assicurati di sapere quali aziende devono utilizzare il rimborso, con quale frequenza desideri effettuare i pagamenti, quale valuta utilizzare e quale conto di trasferimento nel tuo sistema contabile utilizzerai per la riconciliazione. In caso di dubbi, consulta il tuo team finanziario o contabile.

Nota: Hai già un account Perk Cards? Se la tua azienda ha già un account Perk Cards configurato, la procedura KYB è già completata. Vai direttamente alla sezione "Crea un profilo di pagamento utilizzando la carta di credito" qui sotto.

Attenzione: Se l'account comprende più società in diversi mercati, ogni entità legale viene configurata in modo indipendente. La configurazione qui descritta può essere utilizzata anche per Austria, Francia, Germania, Italia e Portogallo. Se la società ha sede in Belgio, Estonia, Irlanda, Paesi Bassi, Spagna e Regno Unito, è necessario configurare l'account per i rimborsi post-finanziati. Per gli Stati Uniti, consultare la sezione "Configurare i rimborsi per la società statunitense". Non vi è alcuna interferenza tra queste configurazioni.

Nota: Attualmente i rimborsi possono essere utilizzati con le seguenti integrazioni:

• Microsoft Dynamics 365 Finance (Finanza e Operazioni)
• Oracle NetSuite
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Xero
• QuickBooks Online
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition
• SAP S/4 KPMG
• Sage Intacct

Passaggio 1: Conferma la configurazione con il tuo account manager o specialista dell'implementazione

Contatta il tuo account manager Perk o lo specialista dell'implementazione per confermare la tua intenzione di utilizzare i rimborsi. Saranno loro ad avviare la procedura di configurazione.

Passaggio 2: Completa il KYB come parte del processo di attivazione delle carte vantaggiose.

La tua azienda seguirà la procedura standard di onboarding di Perk Cards, che include la verifica KYB (Know Your Business). Nell'ambito di questa procedura, verrà emessa una tessera per l'accesso all'hotel. In genere, la procedura richiede dalle 4 alle 6 settimane.

Finanziamento del tuo conto virtuale

Perk non trasferisce denaro sul tuo conto virtuale. Sei responsabile del trasferimento dei fondi dal conto bancario aziendale al conto virtuale collegato alla tua carta fedeltà, assicurandoti che il saldo sia sufficiente a coprire i prossimi rimborsi. Perk addebita sulla carta fedeltà l'importo dovuto dalla tua azienda; non effettua mai versamenti sul conto per tuo conto.

Questo versamento aggiuntivo rappresenta un movimento tra i tuoi conti, quindi devi registrarlo anche nel tuo sistema contabile. Consulta la sezione Gestire e riconciliare i rimborsi per informazioni su come registrarlo.

Crea un profilo di pagamento utilizzando la carta del lodge

Una volta emessa la carta dell'hotel, è necessario creare un profilo di pagamento in Perk utilizzando tale carta. Perk non può farlo per tuo conto a causa dei requisiti di conformità PCI.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Account > Profili di pagamento.
2. Aggiungi un nuovo profilo di pagamento e seleziona la carta di soggiorno emessa durante la procedura di attivazione di Perk Cards.
3. Imposta la cadenza di fatturazione (periodo di rendicontazione) su periodica: settimanale, ogni due settimane o mensile. La generazione istantanea degli estratti conto non è supportata per i rimborsi.

La carta per soggiorni in hotel utilizza il pagamento istantaneo (addebito diretto), il che significa che Perk preleva l'importo dalla tua azienda nel momento in cui ogni pagamento viene confermato. Questo rende il profilo di pagamento compatibile con tutti i cicli di pagamento: settimanale, bisettimanale o mensile.

Scegliere quali aziende utilizzano il rimborso

Decidete se il rimborso si applica a tutte le società presenti nell'account o solo a società specifiche.

1. In Perk, vai su Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi (amministratore dell'account) oppure su Finanza > Revisione > Rimborsi (revisore finanziario).

1. Seleziona se desideri attivare il rimborso per l'intero account (tutte le aziende) o solo per aziende specifiche. Se lo attivi solo per alcune aziende, i dipendenti di altre aziende non visualizzeranno l'opzione per ricevere il rimborso tramite Perk per le spese anticipate, ma seguiranno la procedura standard (ad esempio, busta paga o bonifico bancario manuale).

Nota: I rimborsi per Austria, Francia, Germania, Italia e Portogallo sono disponibili solo in EUR. Se il tuo account include società con valute diverse, queste non rientrano nell'ambito di questa configurazione.

Impostazione della frequenza e della valuta del rimborso

Imposta la frequenza con cui Perk effettua i pagamenti di rimborso.

1. In Impostazioni > Impostazioni spese > Rimborsi, apri le impostazioni di rimborso per l'azienda (o il conto).

2. Imposta la frequenza di rimborso — ad esempio settimanale, ogni due settimane o mensile. Questo definisce con quale frequenza un gruppo di rimborsi approvati viene inviato per il pagamento.

   • Settimanale: ogni venerdì
   • Ogni due settimane: il 14° e l'ultimo giorno di ogni mese
   • Mensile: l'ultimo giorno del mese

   I pagamenti vengono effettuati alle 11:00 UTC. Non è previsto un orario limite prima del pagamento. Se una spesa non viene inclusa in una delle elaborazioni programmate, verrà recuperata nella successiva. Una volta attivato, il tempo di accredito varia a seconda della regione: fino a 1 giorno lavorativo (T+1) per i pagamenti nel Regno Unito, fino a 2 giorni lavorativi (T+2) per i pagamenti nell'UE. I giorni festivi e i fine settimana non sono inclusi in questi intervalli di tempo.

Attenzione: La frequenza si applica a tutte le aziende selezionate. Non è possibile impostare frequenze diverse per aziende diverse.

Suggerimento: Scegli una frequenza che si adatti alle tue approvazioni e alla chiusura di fine mese. I rimborsi settimanali consentono ai dipendenti di ricevere pagamenti più rapidi e ti permettono comunque di esportare e riconciliare i dati con cadenza regolare.

1. La valuta di pagamento è EUR. Seleziona il profilo di pagamento creato nella sezione precedente (quello che utilizza la tua carta di soggiorno).

Nota: Spese in altre valute: i dipendenti possono presentare le spese in qualsiasi valuta, ad esempio un dipendente tedesco in viaggio negli Stati Uniti che presenta una ricevuta in USD. Perk converte automaticamente l'importo della spesa in EUR utilizzando il tasso di cambio al momento dell'elaborazione. Non è richiesta alcuna azione da parte del dipendente o del responsabile finanziario.

Indicare il conto di trasferimento

Comunica a Perk quale conto di trasferimento (conto di contabilità generale) nel tuo sistema contabile utilizzerai per registrare e riconciliare questi pagamenti. Il tuo team finanziario lo utilizzerà per abbinare l'estratto conto di rimborso di Perk al conto corretto.

1. In Impostazioni > Gestione spese > Rimborsi, individua il campo Numero di conto di trasferimento (o equivalente) relativo all'azienda.
2. Inserisci o seleziona il codice o l'identificativo del conto di trasferimento che il tuo sistema contabile utilizza per i pagamenti di rimborso.

I revisori finanziari utilizzano questo conto per esportare le spese e il prospetto di rimborso Perk e per riconciliare i pagamenti con questo conto. In caso di dubbi su quale conto utilizzare, rivolgersi al responsabile amministrativo o al team contabile.

Suggerimento: Utilizza un conto di trasferimento dedicato (o un sottoconto) per i rimborsi, in modo da non confondere questi pagamenti con altri tipi di transazioni. Questo semplifica la riconciliazione e rende la verifica contabile più agevole.

Salvataggio e conferma

Dopo aver impostato le aziende, la frequenza, la valuta e il conto di trasferimento, salva le impostazioni di rimborso.

Verifica che il riepilogo mostri le società, la frequenza, la valuta e il conto di trasferimento corretti.

Una volta salvate le modifiche, i rimborsi saranno attivi per le aziende selezionate. I dipendenti di tali aziende potranno aggiungere i dati bancari al proprio profilo (se non lo hanno già fatto) e i responsabili finanziari potranno iniziare ad approvare e programmare i rimborsi da Finanza > Revisione > Rimborsi.