Questo articolo spiega come Perk decide quali compagnie e voci di costo puoi selezionare nella pagina di pagamento del viaggio. Consultalo per capire perché una compagnia o una voce di costo viene visualizzata o meno quando prenoti un viaggio.

Nota: Questo articolo tratta la selezione dell'oggetto di costo quando si prenota un viaggio al momento del pagamento. Non tratta la selezione dell'oggetto di costo nelle spese o nelle fatture, né altre modalità di prenotazione dei viaggi, come Concierge. Per le definizioni dei termini chiave utilizzati in questo articolo (oggetto di costo, ambito aziendale, assegnazione e accesso), vedere Oggetti di costo in Perk.

A quali aziende posso emettere fattura?

Le aziende a cui è possibile fatturare un viaggio dipendono da due fattori:

• Impostazione Fatturazione flessibile dell'account
• Il ruolo della persona che prenota il viaggio

Nota: La fatturazione flessibile è un'impostazione a livello di account che controlla se i responsabili delle prenotazioni possono fatturare solo la società a loro assegnata o qualsiasi società presente nell'account. Viene configurata dagli amministratori dell'account.

L'impostazione di fatturazione flessibile

Gli amministratori dell'account possono attivare la fatturazione flessibile in Impostazioni > Account > Aziende > Fatturazione flessibile selezionando Tutti possono fatturare i viaggi a qualsiasi azienda. Quando è attiva, chiunque, inclusi gli ospiti, può selezionare qualsiasi azienda nell'account al momento della prenotazione di un viaggio.

Nota: Quando la fatturazione flessibile è attiva, chi effettua le prenotazioni visualizza per prima l'azienda assegnata nel menu a tendina, ma può selezionare qualsiasi azienda presente nell'account.

Il ruolo del booker

Nota: Queste regole si applicano solo quando la fatturazione flessibile è disattivata. Quando è attiva, ogni addetto alle prenotazioni, indipendentemente dal suo ruolo, può fatturare a qualsiasi azienda dell'account.

Quando la fatturazione flessibile è disattivata, le aziende a cui è possibile fatturare dipendono dal ruolo di chi effettua la prenotazione:

• Gli amministratori dell'account possono sempre fatturare qualsiasi azienda presente nell'account, indipendentemente dalle impostazioni di fatturazione flessibile.
• I responsabili viaggi possono fatturare alla propria azienda e alle aziende dei viaggiatori per cui effettuano le prenotazioni.
• Tutti gli altri prenotanti, inclusi gli ospiti, possono fatturare solo alla società a cui sono assegnati.

Quali oggetti di costo posso selezionare?

I costi disponibili al momento della prenotazione di un viaggio dipendono da 3 fattori:

1. L'azienda selezionata al momento del pagamento
2. La persona che prenota il viaggio
3. Assegnazione degli oggetti di costo e impostazioni di accesso del viaggiatore

Nota: In questo elenco sono inclusi solo gli oggetti di costo utilizzabili per i viaggi. Gli oggetti di costo configurati solo per spese o fatture non vengono visualizzati al momento del pagamento, anche se l'azienda selezionata è inclusa.

Nota: Questi fattori si applicano in sequenza e ognuno può restringere ulteriormente l'elenco. Un fattore successivo non può ripristinare un oggetto di costo che un fattore precedente ha già rimosso. Ad esempio, nessun ruolo o impostazione di accesso può ripristinare un oggetto di costo che non rientra nell'ambito dell'azienda selezionata.

L'azienda selezionata al momento del pagamento

Dopo che chi effettua la prenotazione ha selezionato un'azienda, Perk restringe l'elenco degli oggetti di costo utilizzando l'ambito aziendale di ciascun oggetto di costo. Vengono visualizzati solo gli oggetti di costo il cui ambito include l'azienda selezionata. Ciò impedisce combinazioni non valide di azienda e oggetti di costo durante un viaggio.

Gli addetti alle prenotazioni che possono fatturare a più di un'azienda possono modificare l'azienda selezionata. Per sapere quali aziende possono essere fatturate, vedi "Quali aziende posso fatturare?" sopra. Se un addetto alle prenotazioni seleziona un oggetto di costo e poi cambia l'azienda, Perk cancella l'oggetto di costo se la nuova combinazione di azienda e oggetto di costo non è valida.

Il ruolo della persona che prenota il viaggio

• Gli amministratori dell'account possono selezionare qualsiasi oggetto di costo che includa l'azienda selezionata. Non necessitano di accedere all'oggetto di costo.
• I responsabili dei viaggi possono selezionare qualsiasi oggetto di costo disponibile per i viaggiatori per i quali stanno effettuando la prenotazione.
• Gli ospiti non possono visualizzare o selezionare un oggetto di costo al momento del pagamento. Il vantaggio preseleziona l'oggetto di costo loro assegnato, se ne hanno uno. Gli approvatori possono aggiungerlo o modificarlo durante la fase di approvazione.
• Tutti gli altri prenotanti possono selezionare gli oggetti di costo disponibili per i viaggiatori, in base all'assegnazione degli oggetti di costo e alle impostazioni di accesso dei viaggiatori.

Nella fase di approvazione, gli approvatori possono modificare l'oggetto di costo selezionato dal prenotante. Gli amministratori dell'account possono selezionare qualsiasi oggetto di costo che includa l'azienda selezionata. Gli altri approvatori possono selezionare solo gli oggetti di costo disponibili per i viaggiatori, in base alle impostazioni di assegnazione e accesso dei viaggiatori stessi.

Nota: L'ambito aziendale di un oggetto di costo si applica a tutti al momento del pagamento, inclusi gli amministratori dell'account.

Assegnazione degli oggetti di costo e impostazioni di accesso del viaggiatore

Per chi effettua prenotazioni e non è amministratore dell'account, l'elenco include l'oggetto di costo assegnato al viaggiatore, oltre a tutti gli altri oggetti di costo a cui il viaggiatore ha accesso, compresi quelli accessibili a tutti. Gli amministratori possono concedere l'accesso a singoli utenti o a interi gruppi di utenti contemporaneamente. Per ulteriori informazioni su come configurare l'accesso, consultare la sezione "Assegnazione e accesso agli oggetti di costo" in "Oggetti di costo in Perk".

Se un viaggio prevede più viaggiatori, l'elenco include l'oggetto di costo assegnato a ciascun viaggiatore e ogni oggetto di costo a cui ciascun viaggiatore ha accesso.