Met kostenobjecten kunt u reiskosten voor dezelfde afdeling of hetzelfde project groeperen, bewaken en beheren. Zie Kostenobjecten in reizen voor meer informatie.

U kunt een kostenobject aanmaken voor een specifiek bedrijf of het kostenobject gebruiken voor alle bedrijven in uw account. Wijs het kostenobject toe als standaardkostenobject aan specifieke personen en kies ervoor om het kostenobject zichtbaar te maken voor iedereen in het bedrijf of alleen toegankelijk te maken voor specifieke gebruikers.

Opmerking : Als u het kostenobject ook wilt gebruiken voor onkosten en facturen, raadpleeg dan Kostenobjecten instellen voor onkosten en facturen .

Bij het aanmaken van een nieuw kostenobject kunt u kiezen waar u het kostenobject wilt gebruiken, welke bedrijven het kunnen gebruiken en welke personen toegang hebben tot het kostenobject bij het boeken van hun reis. en selecteer een voorkeursgoedkeurder voor reizen die aan dit kostenobject zijn toegewezen.

Een nieuw kostenobject toevoegen voor reisboekingen

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten.
2. Klik Kostenobject toevoegen.
3. In de Naam en gebruik :
   • Voer een duidelijke naam voor het kostenobject in, bijvoorbeeld Project X Reisbudget.
   • Selecteer een Hoofdkostenobject (optioneel) als u van plan bent het kostenobject ook te gebruiken voor uitgaven en facturen. Dit creëert een hiërarchische structuur voor het bepalen van de escalatie van de goedkeuring van uitgaven of facturen. Zie voor meer informatie. Kostenobjecten op Perk.
4. Kies de toepasselijke optie BedrijvenU kunt dit kostenobject beschikbaar maken voor alle bedrijven in de rekening of alleen voor specifieke bedrijven.
5. Selecteer onder Gebruik de optie Reizen .
   
6. In Toegewezen personen, selecteer alle personen die dit als hun standaardkostenobject moeten gebruiken. Standaardkostenobjecten worden automatisch geselecteerd voor reizigers tijdens het afrekenen bij het boeken van een reis.
7. In InstellingenKies of u wilt dat andere personen het kostenobject kunnen bekijken en selecteren door te selecteren. Sta anderen toe dit kostenobject te gebruikenAls u 'iedereen' selecteert, kan iedereen het kostenobject zoeken en selecteren tijdens het afrekenproces. Als u 'geselecteerde personen' selecteert, hebben alleen de door u geselecteerde personen toegang tot het kostenobject en kunnen zij dit selecteren tijdens het boeken.
   
8. In GoedkeuringSelecteer een geschikte goedkeurder voor dit kostenobject. De hier geselecteerde persoon zal alle goedkeuringsverzoeken goedkeuren.
9. (Optioneel) Onder Extra goedkeurdersSelecteer andere personen die ook reisverzoeken voor dit kostenobject kunnen goedkeuren.
   

Opmerking: U moet een voorkeursgoedkeurder selecteren voordat u extra goedkeurders kunt toevoegen. De voorkeursgoedkeurder kan niet ook als extra goedkeurder worden vermeld. Gastgebruikers kunnen niet als goedkeurder worden geselecteerd.

Tip: Dit wordt ten zeerste aanbevolen als je wilt Stel een goedkeuringsproces in per kostenobjectgoedkeurder..

10. Klik op Opslaan.

Als uw bedrijf Perk ook gebruikt voor de verwerking van onkosten en facturen, kunt u dit gebruiken. kostenpost voor uitgaven en facturen door te selecteren Uitgaven of Facturen in veldzichtbaarheid. Dit betekent dat als dit kostenobject is geselecteerd in de reisboeking, alle reiskosten automatisch worden gecodeerd met het juiste kostenobject voor financiële controleurs.

Let op: Als u een HR-integratie gebruikt en een nieuwe persoon toevoegt aan Perk met een kostenobject dat niet op het platform bestaat, wordt er automatisch een nieuw kostenobject aangemaakt.

Wijs het kostenobject toe als het standaardkostenobject van een persoon.

Wanneer u een kostenobject als standaard voor een persoon instelt, wordt dit kostenobject automatisch geselecteerd tijdens het afrekenproces wanneer die persoon een reis boekt. De persoon kan, afhankelijk van zijn of haar zichtbaarheid, ook andere kostenobjecten bekijken.

Om een standaard kostenobject toe te wijzen:

1. Ga naar de Personenpagina.
2. Selecteer de persoon of personen aan wie u het kostenobject wilt toewijzen.

3. Klik in het gedeelte 'Snelle acties' op Kostenobject bewerken.

   

4. Onder Wijs een kostenobject toeSelecteer het nieuwe kostenobject.

   

Een reis toewijzen aan een kostenobject

Om een reis aan een kostenobject toe te wijzen vóór betaling:

1. Zodra u klaar bent met het selecteren van uw reis, klikt u op Doorgaan .
2. Selecteer op de pagina Betalen onder Factureren aan het bedrijf waaraan u de reis wilt factureren.
3. Selecteer onder Betalen met het betalingsprofiel waarop u de reis wilt factureren.
4. Voeg onder Rapportage het object Kosten en waarden voor eventuele aangepaste velden toe.
5. Klik op Betaling bevestigen of Goedkeuring aanvragen .

Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kunt u mogelijk slechts een deel van de beschikbare opties selecteren.

Let op: U kunt het kostenobject voor een boeking niet meer wijzigen nadat de boeking is bevestigd. Als je Perk gebruikt om onkosten te verwerken, kan een financieel controleur dit later aanpassen.

Het verplicht stellen van kostenobjecten voor alle reisboekingen

Om kostendragers verplicht te maken voor alle ritten:

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten.
2. Klik in de rechterbovenhoek op Instellingen .
3. Selecteer Maak kostenobjecten verplicht voor alle reisboekingen .

Als deze optie is ingeschakeld, moeten alle reizen een kostenobject hebben voordat de boeking kan worden afgerond.

Voordat u deze instelling toepast, moet u ervoor zorgen dat iedereen aan een kostenobject is toegewezen. U kunt ook Maak alle kostenobjecten zichtbaar voor iedereen selecteren om iedereen uit elk kostenobject te laten kiezen.

Extra goedkeurders bekijken op de lijst met kostenobjecten

Onder Instellingen > Kostenbeheer > Kostenobjecten toont de kolom Aanvullende goedkeurders wie is geconfigureerd voor elk reiskostenobject.

Extra goedkeurders verschijnen alleen wanneer Reizen is geselecteerd onder Gebruik. Kostenobjecten die alleen uitgaven betreffen, tonen het gedeelte met extra goedkeurders niet.