Een reisbeleid definieert wat wel en niet is toegestaan ​​voor vluchten, hotels, auto's, treinen en gerelateerde uitgaven via Perk. Het geeft reizigers duidelijke richtlijnen over wat ze kunnen boeken en zorgt ervoor dat uw financiële team automatisch kan controleren of elke boeking aan de regels voldoet.

Gebruik dit artikel om inzicht te krijgen in de beschikbare instellingen voor elk type reis en hoe deze samenwerken, zodat u kunt bepalen hoe u uw eigen polis wilt samenstellen.

Reisbeleid bij Perk

Een reisbeleid is de set regels die Perk gebruikt om te bepalen of een boeking binnen of buiten het beleid valt. U kunt voor elke reiscategorie – vluchten, hotels, auto's en treinen – een andere set regels configureren, evenals richtlijnen voor uitgaven tijdens de reis, zoals taxi's en maaltijden. Samen geven deze regels reizigers duidelijke verwachtingen voordat ze boeken en zorgen ze ervoor dat de financiële afdeling automatisch en consistent kan controleren of aan het beleid is voldaan, zonder dat elke reis handmatig hoeft te worden beoordeeld.

Je kunt een standaard reisbeleid aanmaken en vervolgens meer beleidsregels toevoegen voor specifieke reizigers. Als een reiziger geen specifiek beleid heeft toegewezen gekregen, past Perk het standaardbeleid toe. Wanneer iemand een reis boekt, laat Perk zien of de boeking binnen of buiten het beleid valt. Standaard worden reizigers hiervan op de hoogte gesteld, maar ze worden niet tegengehouden om buiten het beleid te boeken. Om reizen die buiten het beleid vallen ter beoordeling door te sturen, een reisgoedkeuringsproces opzetten.

Perk biedt kant-en-klare sjablonen, zodat uw beleid binnen enkele minuten live kan gaan. Alle instellingen blijven daarna volledig bewerkbaar. U kunt kiezen uit:

• Standaardpolis (aanbevolen) — het meest populaire uitgangspunt voor nieuwe klanten, met een evenwichtig budget en zonder beperkingen qua boekingsperiode.
• Strikt beleid — krappere budgetten en verplichte boekingsperiodes, voor organisaties die de kosten beter willen beheersen.
• Stel je eigen route samen — voor teams die hun regels al kennen en zelf vluchten, hotels, auto's en treinen willen regelen.

Hier ziet u bijvoorbeeld hoe de standaard- en strikte sjablonen zich vergelijken op een aantal belangrijke instellingen. Deze cijfers zijn illustratieve voorbeelden, geen vaste standaardwaarden — u kunt ze allemaal aanpassen nadat u met een sjabloon bent begonnen.

Je vindt deze instellingen onder Instellingen > Reisbeheer > Reisbeleid.

Opmerking: Uw implementatiespecialist zal met u doornemen waar elk afzonderlijk veld zich bevindt in uw configuratie en u helpen bij het instellen ervan op basis van uw operationele behoeften.

Vluchtbeleidsinstellingen

In Perk bepalen de vluchtregels welke tarieven standaard boekbaar zijn en welke goedkeuring vereisen, op basis van cabineklasse, tijdstip, route en prijs. Je kunt het volgende instellen:

• Beperkingen voor de cabineklasse, zoals het standaard beperken van boekingen tot de economy class.
• Een hogere toegestane cabineklasse voor langere vluchten, bijvoorbeeld door businessclass toe te staan ​​zodra de vluchtduur een bepaalde drempel overschrijdt (bijvoorbeeld 6 uur).
• Een maximumprijs voor een enkele reis, die bepaalt hoeveel een enkele reis mag kosten.
• Boekingsperiodes, die het minimale aantal dagen voor vertrek bepalen waarop een vlucht geboekt moet worden.
• Dynamische of maximale budgetten, waarbij een vast percentageverschil wordt toegepast op basis van het goedkoopste tarief of het mediane tarief in de zoekresultaten.
• Op routes gebaseerde uitzonderingen, waarbij een specifiek prijsplafond wordt ingesteld tussen twee bestemmingen, zoals een hogere toegestane hoeveelheid voor de route Dubai naar Londen dan het algemene beleid.
• Uitzonderingen voor binnenlandse vluchten, waarbij een apart, doorgaans lager, prijsplafond geldt voor reizen binnen het land in plaats van het algemene internationale budget.
• Zakelijke tarieven, dus tarieven van luchtvaartmaatschappijen waarmee u deals hebt gesloten, zijn uitgesloten van uw budgetlimieten.

Hotelbeleidsinstellingen

In Perk bepalen hotelregels welke accommodaties standaard boekbaar zijn, op basis van kwaliteit, timing en prijs, met de mogelijkheid om het budget per markt aan te passen. Je kunt het volgende instellen:

• Een maximale sterrenwaardering is toegestaan.
• Boekingsperiodes geven aan hoe lang van tevoren een hotel geboekt moet worden.
• Dynamische of maximale budgetten, gebaseerd op de mediaanprijs in de zoekresultaten. De methode waarbij de goedkoopste optie voor vluchten wordt gebruikt, is niet van toepassing op hotels.
• Budgetuitzonderingen kunnen per stad of per land worden ingesteld, waardoor een ander maximumbedrag per nacht kan gelden dan het algemene maximumbudget, bijvoorbeeld een hogere vergoeding voor Dubai dan voor een goedkopere markt.
• Bedrijfstarieven, dus tarieven van hotelketens waarmee u afspraken hebt gemaakt, zijn niet inbegrepen in uw budgetlimieten.

Autobeleidsinstellingen

Met de autoregels in Perk kun je het volgende instellen:

• Dagelijkse budgetten voor autoverhuur.
• Boekingsperiodes geven aan hoe lang van tevoren een auto gereserveerd moet worden.
• Autotype, met kleine auto's, middelgrote auto's, grote auto's, luxe auto's en een upgrade-niveau met "elite-opties" binnen elk type.
• Zakelijke tarieven, dus tarieven van autoverhuurbedrijven waarmee u afspraken hebt gemaakt, zijn niet inbegrepen in uw budgetlimieten.

Instellingen voor het treinbeleid

Met de treinregels in Perk kun je het volgende instellen:

• Dynamische of maximale budgetten voor treinkaartjes.
• Beperkingen voor cabineklassen in treinen.
• Bedrijfstarieven, dus tarieven van treinmaatschappijen waarmee u afspraken hebt gemaakt, zijn niet inbegrepen in uw budgetlimieten.

Uitgaven tijdens de reis

Met Perk kun je reizigers ook instructies geven over uitgaven tijdens de reis, zoals taxi's en maaltijden.

Let op: De reisbegeleiding is informatief. Deze wordt niet weergegeven tijdens het boekingsproces zelf, dus reizigers zien deze apart en niet op het moment van boeken.

Een reisbeleid opstellen

Om een ​​reisbeleid op te stellen:

1. Ga naar Instellingen >Reisbeheer> Reisbeleid.
2. Klik op Nieuw reisbeleid .
3. Voer een naam in voor het beleid en klik op Reisbeleid maken .
4. Selecteer in het nieuwe reisbeleid het type reis dat u wilt bijwerken en klik op Bewerken .
5. Selecteer de standaardbudget, budgetuitzonderingen en geavanceerde instellingen.
6. Klik Wijzigingen opslaan.

Zodra je een beleid hebt aangemaakt, wijs je er reizigers aan toe.

Reizigers toewijzen aan een reisbeleid

Om reizigers aan een reisbeleid toe te wijzen:

1. Ga naar de pagina Mensen.
2. Zoek de persoon op en selecteer zijn of haar naam.
3. Ga naar het tabblad Organisatie en selecteer onder Beleid en goedkeuringen de optie Bewerken.
4. Zoek of selecteer het beleid onder Reisbeleid in de lijst.
5. Selecteer Opslaan.

Een reisbeleid bewerken

U kunt uw reisbeleid op elk moment wijzigen. Om uw reisbeleid te wijzigen:

1. Ga naar Instellingen > Reisbeheer> Reisbeleid.
2. Selecteer bij de polis die u wilt bewerken het reistype en klik op Bewerken.
3. Werk de instelling bij en selecteer Wijzigingen opslaan.