Om de traceerbaarheid te garanderen, kunnen aangepaste velden niet worden verwijderd. Ze kunnen alleen worden gearchiveerd. Dit zorgt ervoor dat, hoewel het aangepaste veld niet meer kan worden gebruikt om nieuwe informatie te verzamelen, de structuur van bestaande informatie behouden blijft en zichtbaar is in de Travel and Spend-rapportage.
Op het tabblad Gearchiveerd kunt u alle gearchiveerde velden bekijken, inclusief het type aangepast veld en de bedrijven waar het aangepaste veld is gebruikt.
Als u het gearchiveerde aangepaste veld opent, kunt u in de sectie Reacties de ingevoerde waarden voor alle aangepaste veldtypen zien, en de personen voor elke waarde in het geval van aangepaste velden voor gebruikersprofielen.
De tabel toont iedereen met een waarde voor dit aangepaste veld. Als de veldwaarde — is, betekent dit dat het aangepaste veld eerder een waarde voor die persoon had en nu leeg is.
Aangepaste velden archiveren en dearchiveren
Om een ongebruikt aangepast veld te archiveren:
- Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Aangepaste velden .
- Zoek het aangepaste veld dat u niet meer nodig hebt en klik op de drie puntjes aan de rechterkant.
- Selecteer Archief .
Om een aangepast veld te dearchiveren:
- Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Aangepaste velden .
- Zoek het aangepaste veld dat u wilt uitarchiveren en klik op de drie puntjes in het veld.
- Selecteer Dearchiveren .