Dit artikel helpt u bij het kiezen en instellen van het juiste type reisgoedkeuringsproces voor uw bedrijf. Gebruik het wanneer u klaar bent om te creëren of te wijzigen hoe reizen worden goedgekeurd vóór de boeking.
Er zijn twee soorten procedures voor het verkrijgen van een reisvergunning:
- Geen goedkeuring nodig — Reizen kunnen zonder goedkeuring worden geboekt; u kunt nog steeds meldingen versturen wanneer reizen zijn geboekt.
- Goedkeuring vereist — Voor bepaalde soorten reizen is goedkeuring nodig voordat ze geboekt kunnen worden. U kunt goedkeuringsregels in één of twee stappen gebruiken (twee personen keuren goed, na elkaar of parallel).
Tip: U kunt ook een standaard goedkeuringsproces instellen dat op accountniveau van toepassing is op alle medewerkers in het bedrijf die niet aan een ander proces zijn toegewezen. Zie voor meer informatie over het instellen hiervan de volgende stappen. Stel een standaard goedkeuringsproces in voor reizen.
Voordat je begint:
- Als er geen goedkeuringsprocessen aan iemand zijn toegewezen, is er geen goedkeuring nodig om reizen te boeken of wijzigingen aan te brengen.
- Als iemand aan meerdere goedkeuringsprocessen is toegewezen, wordt het meest restrictieve proces toegepast (handmatig aangemaakt, vervolgens geautomatiseerd, daarna standaard).
Voor meer informatie over hoe goedkeuringsprocessen en -regels werken, zie Reisgoedkeuringsprocessen in Perk.
Geen goedkeuring nodig
Met processen waarbij geen goedkeuring nodig is, kunnen reizigers reizen boeken of wijzigen zonder goedkeuring. U kunt ervoor kiezen om meldingen te ontvangen wanneer er nieuwe reizen worden geboekt. Zie Stel een proces in waarbij voor reizen geen goedkeuring nodig is.
Goedkeuring vereist
Met processen waarbij goedkeuring vereist is, kunt u goedkeuringsregels instellen voor bepaalde reizigers en bepalen wanneer goedkeuring nodig is (bijvoorbeeld alleen voor reizigers die niet aan het beleid voldoen, of voor specifieke kostenposten). Zie voor meer informatie over het instellen hiervan de volgende stappen. Stel een proces in waarbij "goedkeuring vereist is" voor reizen.
Tip: Om goedkeuringsverzoeken rechtstreeks naar de leidinggevende van een reiziger te sturen, zie Wijs een lijnmanager aan als goedkeurder.
Alleen beschikbaar voor Pro-accounts
Als je een extra goedkeuringslaag nodig hebt, kun je een tweede goedkeurder instellen, zodat twee personen de reis moeten goedkeuren voordat deze geboekt kan worden. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een sequentiële goedkeuring (d.w.z. eerst de goedkeurder, dan de tweede) of parallelle goedkeuring (d.w.z. beide goedkeuren, in willekeurige volgorde).
Houd er echter rekening mee dat meer goedkeuringsniveaus langere goedkeuringstijden betekenen; daardoor kunnen bepaalde reisopties uitverkocht raken of in prijs stijgen. Als u deze optie nodig heeft, neem dan contact op met uw accountmanager.