U kunt aangepaste velden instellen om extra informatie te verzamelen bij het boeken van een reis, het indienen van een onkostendeclaratie of het verwerken van een factuur voor kostentoewijzing. De informatie in dit veld kan worden gebruikt om kosten te volgen en te classificeren of om een specifieke goedkeuringsstroom te activeren.

Alleen accountbeheerders kunnen deze aangepaste velden aanmaken. Ze zijn echter wel zichtbaar bij het afrekenen, in het declaratieformulier en op het factuurformulier.

Afhankelijk van hun rol kunnen ze informatie aan deze velden toevoegen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld informatie toevoegen aan een aangepast veld bij het afrekenen van een reis, en travelmanagers kunnen dit indien nodig bewerken. Voor onkosten kunnen indieners een optie voor het aangepaste veld selecteren en financiële reviewers kunnen dit indien nodig bewerken.

Wanneer u een aangepast veld instelt voor reisboekingen, onkosten en facturen, kunt u het gebruik ervan kiezen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een aangepast veld toe te voegen aan de kassa om reisvoorkeuren, uitleg over geselecteerde tarieven of speciale verzoeken op te slaan. In dat geval kunt u het aangepaste veld exclusief voor reizen instellen. Dit veld verschijnt dan niet in de onkosten die mensen indienen.

U kunt aangepaste velden instellen voor gebruik door iedereen in alle bedrijven, of ze beperken tot specifieke bedrijven. Alleen mensen van die bedrijven zien het aangepaste veld en kunnen een waarde invoeren. U kunt kiezen of het veld optioneel of verplicht is.

Aangepaste velden worden in alfabetische volgorde weergegeven bij het afrekenen, voor onkosten en facturen. Veldopties worden eveneens alfabetisch gesorteerd. Er is geen optie om de volgorde handmatig in te stellen.

Let op: Als u eerder labels gebruikte, kunt u nu aangepaste velden gebruiken. Zie Labels migreren naar aangepaste velden voor meer informatie.

Aangepaste velden voor kostenallocatie

U kunt aangepaste velden gebruiken om eventuele aanvullende financiële dimensies die u in uw financiële systeem hebt ingesteld, te spiegelen om de kostentoewijzing bij te houden.

U wilt bijvoorbeeld dat medewerkers een specifieke evenementnaam toevoegen, zodat u alle kosten die met dat evenement gepaard gaan, kunt bijhouden. In dat geval voegt u een aangepast veld toe voor reis- en onkosten, zodat mensen het evenement kunnen specificeren wanneer ze boeken en deze informatie kunnen toevoegen wanneer ze de bijbehorende kosten uploaden. Zo kunt u eenvoudig alle kosten met betrekking tot dat evenement bijhouden.

Bij het instellen van een aangepast veld voor kostentoewijzing kunt u een unieke ID opgeven om het concept te identificeren bij het exporteren van kosten of facturen naar een extern systeem. U kunt het aangepaste veld beperken tot specifieke kosten- of factuurcategorieën en het zelfs uitsluitend aan specifieke kostenobjecten koppelen, zodat u aanvullende informatie kunt verzamelen die verder gaat dan wat het kostenobject biedt.

U wilt bijvoorbeeld een kostenobject instellen, Sales Enablement, maar vervolgens een aangepast veld, Project , aanmaken om de uitgaven verder te classificeren. Op deze manier kunt u uitgaven toewijzen aan het Sales Enablement -kostenobject en tegelijkertijd gedetailleerde informatie verzamelen over het project waarin de kosten zijn gemaakt voor betere rapportage.

Let op : Het aantal aangepaste velden dat u kunt aanmaken, is afhankelijk van uw abonnement. Zie Perk-abonnementsprijzenpagina voor meer informatie.

Antwoordformaten en opties voor aangepaste velden

U kunt flexibel bepalen hoe mensen informatie invoeren in het aangepaste veld. Met Perk kunt u drie antwoordtypen aanmaken:

• Enkelvoudige selectie : Gebruikers kunnen slechts één optie uit een lijst selecteren. Deze indeling is van toepassing op reiskosten, onkosten en facturen. U bepaalt zelf welke ERP-code wordt gebruikt om de informatie te exporteren naar uw financiële en boekhoudsysteem. U kunt indien nodig ook een specifieke goedkeurder kiezen. Zie Aangepaste velden gebruiken voor de goedkeuring van onkosten en facturen voor meer informatie.
   
• Meervoudige selectie : Gebruikers kunnen een of meer opties uit een lijst selecteren. U kunt zoveel opties maken als u nodig hebt. Aangepaste selectievelden kunnen worden gebruikt om afdelingen, kantoren, reisredenen en project- of klantcodes bij te houden. Deze indeling is alleen van toepassing op aangepaste velden voor reizen.
  
  U kunt ervoor kiezen om mensen toe te staan hun eigen opties toe te voegen. Ze zien alle vooraf bepaalde veldopties in de lijst, samen met een optie om een nieuw antwoord te maken. Zodra een nieuw antwoord is toegevoegd, kunnen andere mensen dit selecteren bij het invullen van het aangepaste veld.
   
• Vrije tekst : Mensen kunnen alles schrijven wat ze willen. Dit kan worden gebruikt om identificatiegegevens van andere systemen te volgen, reisvoorkeuren op te slaan, uitleg over geselecteerde tarieven vast te leggen, speciale verzoeken vast te leggen of dieetbeperkingen vast te leggen. Deze indeling is alleen van toepassing op aangepaste velden voor reizen.

Tip: U kunt aangepaste velden met één selectiemogelijkheid voor onkosten en facturen maken om informatie te verzamelen die niet wordt gebruikt voor kostentoewijzing.

Er zijn drie manieren waarop u veldopties kunt maken voor aangepaste velden met één of meerdere selecties, afhankelijk van waar ze worden gebruikt:

• Voeg de opties afzonderlijk toe (alles).
• Upload in bulk met behulp van een CSV-bestand (alles).
• Voorziening met behulp van een tool van derden.

U kunt veldopties op elk gewenst moment bewerken of archiveren. Voor aangepaste velden die via een extern systeem zijn ingericht, bepaalt het bronsysteem het type aangepaste veld dat wordt aangemaakt. Voor uitgavenintegraties met een financieel en boekhoudsysteem of ERP kunnen bijvoorbeeld alleen aangepaste velden worden aangemaakt die worden gebruikt voor kostentoewijzing.

U kunt het aangepaste veldtype op elk moment wijzigen, van enkelvoudige selectie naar vrije tekst, van enkelvoudige selectie naar meervoudige selectie, van meervoudige selectie naar vrije tekst of van vrije tekst naar meervoudige selectie. Als u echter een aangepast veld met meervoudige selectie hebt gemaakt en gebruikers meerdere waarden hebben ingevoerd, kunt u dit niet omzetten naar een veld met enkelvoudige selectie.

Let op: U kunt geen aangepast veld met meervoudige selectie gebruiken voor onkosten of facturen. Als u een aangepast veld met meervoudige selectie hebt aangemaakt, kunt u dit niet omzetten naar een veld met enkelvoudige selectie. U moet een nieuw aangepast veld aanmaken.

Aangepaste velden gebruiken voor goedkeuring van onkosten en facturen

In onkosten en facturen kunt u waarden gebruiken die zijn ingediend als onderdeel van een aangepast veld om een aangepaste goedkeuringsstroom voor die onkosten of factuur te bepalen.

U wilt bijvoorbeeld alle kosten voor een specifiek project aan een bepaalde persoon toewijzen. In dit geval stelt u een aangepast veld 'Project' in met de waarden 'Project Alpha' en 'Project Beta'. In de instellingen voor elke waarde stelt u Alex Gomez in als goedkeurder voor 'Project Alpha' en Ana Smith voor 'Project Beta'.

U stelt een aangepaste workflow in met behulp van de workflowontwerper die een knooppunt bevat om een goedkeurder toe te wijzen op basis van de waarde van het aangepaste veld Project indien aanwezig.

Wanneer mensen uitgaven indienen bij het Sales Enablement-kostenobject en Project Alpha als project selecteren, kunnen de uitgaven ter goedkeuring naar Alex Gomez worden gestuurd in plaats van dat de eigenaar van het Sales Enablement-kostenobject als goedkeurder wordt gebruikt.

Een aangepast veld instellen voor boekingen, onkosten en facturen

Let op: Afhankelijk van uw accountinstellingen kunt u al deze instellingen wel of niet zien.

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Aangepaste velden .
2. Klik op Veld toevoegen .
3. Selecteer Reisboekingen, onkosten en facturen .
   
   
    
4. Voer in Veldnaam en beschrijving het volgende in:
   • Naam: Het label dat wordt weergegeven bij het afrekenen, bij onkosten of op de factuur.
   • Beschrijving: Dit helpt mensen om het veld correct in te vullen.
   • Kies in Bedrijven of u deze aangepaste informatie voor alle bedrijven wilt verzamelen of alleen voor specifieke bedrijven. Als u specifieke bedrijven selecteert, wordt het aangepaste veld alleen weergegeven voor personen die bij dat bedrijf horen.
   • Kies in Gebruik waar u het aangepaste veld wilt gebruiken: reizen, onkosten of facturen. Afhankelijk van uw account kunt u al deze opties wel of niet zien.
   • Als u kosten of facturen hebt geselecteerd en de kosten wilt bijhouden met behulp van het aangepaste veld, selecteert u Gebruiken voor kostentoewijzing en voert u een unieke ID in die kan worden gebruikt om het type kosten te identificeren bij het exporteren van kosten naar een systeem van derden, zoals een ERP.
5. Kies in Instellingen :
   • Of het aangepaste veld vereist is binnen reisboekingen, als u reisgebruik hebt geselecteerd, of in onkosten en facturen, als u een van deze twee in de vorige stap hebt geselecteerd.
   • Als het aangepaste veld wordt gebruikt voor kostentoewijzing, kiest u of het gebruik ervan wilt beperken tot een specifieke categorie of . Het aangepaste veld wordt alleen weergegeven wanneer deze categorie of dit kostenobject is geselecteerd voor een uitgave of factuur.
6. Bepaal in Antwoord formaat de opmaak van de informatie die in het aangepaste veld kan worden ingevoerd:
   • Enkele selectie : Er kan slechts één veldwaarde worden geselecteerd uit de toegestane veldwaarden.
   • Meervoudige selectie : Er kunnen meerdere waarden worden geselecteerd uit de toegestane veldwaarden. U kunt andere waarden toevoegen door Sta toe dat mensen hun eigen veldwaarden toevoegen (alleen reisboekingen) te selecteren.
   • Vrije tekst : Gebruikers kunnen elke tekst invoeren die overeenkomt met de veldinstellingen. Geef een minimum- en maximumaantal tekens op en bepaal het type tekens dat kan worden gebruikt: hoofdletters, kleine letters, cijfers of speciale tekens. Speciale tekens worden beschouwd als tekens die geen 0-9, az, AZ of spatie zijn.
7. Bepaal, afhankelijk van het antwoordformaat, welke veldwaarden van toepassing zijn. Zie Veldwaarden toevoegen voor een aangepast veld voor instructies.
8. Klik op Opslaan.

Tip: U kunt meerdere aangepaste velden met dezelfde weergavenaam maken, maar deze beperken tot specifieke bedrijven. Zo kunt u de juiste ERP-code bepalen voor het exporteren van de informatie naar het financiële systeem.

U kunt bijvoorbeeld twee aangepaste velden met de naam Project aanmaken en één veld beperken tot de Spaanse rechtspersoon en één tot de Duitse rechtspersoon. Zo kunt u de projectcodes voor dat bedrijf correct exporteren.

Veldwaarden toevoegen voor een aangepast veld

U kunt opties toevoegen tijdens het aanmaken van een nieuw aangepast veld of nadat het veld al is aangemaakt. Afhankelijk van de responsopmaak kan de vereiste informatie variëren.

Voor alle antwoordformaten geeft u een waardenaam en een weergavenaam op. De weergavenaam wordt weergegeven wanneer gebruikers op het aangepaste veld klikken. De waardenaam wordt gebruikt als de aangepaste informatie wordt geëxporteerd naar een extern systeem.

Voor aangepaste velden met één selectie voor uitgaven en facturen die u wilt gebruiken voor kostentoewijzing, bepaalt u ook de specifieke ERP-code om ervoor te zorgen dat de informatie kan worden geëxporteerd naar uw financiële en boekhoudsysteem.

U kunt ook een specifieke goedkeurder kiezen voor onkosten of facturen die met die waarde in het aangepaste veld worden ingediend. Zie Aangepaste velden gebruiken voor de goedkeuring van onkosten en facturen voor meer informatie.

U kunt veldwaarden in elke fase verwijderen. Alle reacties die al in bestaande uitgaven zijn geregistreerd

Voeg de opties individueel toe

1. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Aangepaste velden .
2. Klik op de drie puntjes op het aangepaste veld waaraan u opties wilt toevoegen en selecteer Bewerken .

3. Klik onder Veldwaarden op Nieuwe toevoegen:

   Waardenaam : Waarde die indien nodig naar systemen van derden wordt geëxporteerd.

   Weergavenaam : Label dat aan mensen wordt getoond als een optie in antwoorden met één of meerdere selecties.

   ERP-code : Unieke ID die wordt gebruikt om de optie in een extern systeem te identificeren. Alleen van toepassing als het aangepaste veld wordt gebruikt voor kostentoewijzing.

   Goedkeurders voor onkosten : Selecteer de persoon of personen die de onkosten of factuur moeten goedkeuren. Alleen van toepassing als het aangepaste veld wordt gebruikt voor kostentoewijzing.

4. Klik Redden.
5. Voeg zoveel waarden toe als nodig is en klik op Opslaan om de wijzigingen te behouden.

Een CSV-bestand uploaden

Om meerdere veldopties in bulk te uploaden, kunt u een CSV-bestand gebruiken. Waarden moeten worden gescheiden door een puntkomma ( ; ). De naam mag maximaal 100 tekens bevatten en mag geen slash ( / ), nieuwe regeltekens ( \ \n ) of puntkomma's ( ; ) bevatten.

Veldopties met namen van meer dan 100 tekens of verboden tekens kunnen niet worden geïmporteerd en zorgen ervoor dat de import mislukt. Als u voor elke waarde goedkeurders opgeeft en het e-mailadres van de goedkeurder niet bestaat in Perk, wordt er een foutmelding weergegeven.

1. Maak een CSV-bestand met uw optienamen in één kolom.
2. In de eerste rij van de kolom moet de tekst name staan. Bewerk de eerste rij van de CSV-sjabloon niet; deze is vereist voor het importeren van de gegevens .
3. Ga naar Instellingen > Kostenbeheer > Aangepaste velden .
4. Klik op de drie puntjes op het aangepaste veld waaraan u opties wilt toevoegen en selecteer Bewerken .
5. Klik onder Veldopties op Importeren vanuit CSV .
6. Versleep of selecteer uw CSV-bestand en klik op Importeren .
7. Klik Redden.