Werkdag is een toonaangevende aanbieder van cloudapplicaties voor HR. Hun applicaties worden wereldwijd door duizenden organisaties in diverse sectoren gebruikt, waaronder meer dan 50% van de Fortune 500-bedrijven. 

Inzicht in de Workday-integratie

De Workday-integratie biedt u de volgende mogelijkheden:

• Gebruikers aanmaken — medewerkers rechtstreeks vanuit uw medewerkersdirectory in- en uitdiensttreden.
• Automatisch invullen werknemersprofielinformatie op Perk.
• Activeer handmatige synchronisaties om nieuwe medewerkers te importeren en vertrokken medewerkers te archiveren.
• Voer volledig geautomatiseerde synchronisaties uit tussen Workday en Perk.
• Automatisch accounts instellen, zoals het toevoegen van kostenobjecten en goedkeuringsprocessen (alleen Pro-abonnement).

Voordat je begint

• Om de Workday-integratie in te schakelen, moet u een accountbeheerder op Perk En Werkdag.
• Als je hebt SSO ingeschakeld Voor Perk wordt aangeraden om dit uit te schakelen. Gebruikerscreatie toestaan En Gebruikersupdates toestaan, aangezien dit de integratie zou kunnen belemmeren. Voor meer informatie, zie SSO-instellingen aanpassen.
• Naar Workday-integratie uitschakelenVolg de instructies op Integraties beheren.
• Als de voornaam, achternaam of het e-mailadres van een persoon bij de identiteitsprovider (IDP) afwijkt van de gegevens in Workday, zal de IDP de gegevens die van Workday naar Perk zijn gesynchroniseerd, overschrijven.
• Als de beheerder die de integratie heeft ingesteld niet meer actief is, mislukt de synchronisatie en moet u de integratie opnieuw verbinden met een nieuw beheerdersaccount.
• Als u vragen heeft of hulp nodig heeft bij het instellen van de integratie, neem dan contact op met uw accountmanager.

1. Workday koppelen aan Perk

Let op: Om Workday te koppelen, moet u de installatiestappen in zowel Perk als Workday voltooien. Zorg ervoor dat u beheerdersrechten hebt voor Workday voordat u begint.

1. Ga naar Instellingen > Integraties .
2. Zoek de Workday-integratie en klik op Start setup.
3. Klik op Inschakelen — hiermee wordt het pop-upvenster 'Samenvoegkoppeling' geopend.
4. Kies uw authenticatiemethode (zie de tabel hieronder) en volg de bijbehorende handleiding in het Merge Helpcentrum om de verbinding tot stand te brengen. Zodra de verbinding is gemaakt, kunt u hier terugkeren om de integratie in te stellen.

2. Uw authenticatiemethode kiezen

Workday ondersteunt twee authenticatiemethoden. De methode die u kiest, bepaalt of synchronisatie bij afwezigheid beschikbaar is.

Opmerking: Als u verbinding maakt via Gebruik mijn inloggegevens Als u later de synchronisatie voor afwezigheid wilt inschakelen, moet u de onderstaande extra Workday-machtigingen toevoegen en opnieuw verbinding maken via het pop-upvenster 'Samenvoegkoppeling'. Gebruik mijn Workday-inloggegevens en geef ook OAuth-gegevens op.

3.Vereiste machtigingen voor perks in Workday

Voeg het volgende toe Verkrijg alleen domeinbeveiligingsbeleidsmachtigingen voor uw Workday-beveiligingsgroep.

Als u geselecteerd hebt Gebruik mijn Workday-inloggegevens en geef ook OAuth-gegevens opDaarnaast heb je het volgende nodig: Ophalen en bekijken machtigingen voor synchronisatie bij afwezigheid.

4. De Workday-integratie instellen

Nadat je succesvol verbinding hebt gemaakt met Workday, ga je naar de configuratiepagina om de installatie te voltooien.

1. Start setup:
   1. Ga naar Instellingen > Integraties .
   2. Zoek de Personio-integratie in het gedeelte Ingeschakeld en klik op Beheren.
   3. Klik in het vak Installatie voltooien op Configureren.
2. Medewerkers selecteren: Selecteer welke medewerkers u wilt synchroniseren met Perk — klik op Alle medewerkers synchroniseren of Een groep medewerkers synchroniseren.
   • Wanneer Alle medewerkers synchroniseren is geselecteerd, synchroniseert Perk alle actieve medewerkers.
   • Wanneer Een groep medewerkers synchroniseren is geselecteerd, synchroniseert Perk alleen de geselecteerde groepen.
3. Standaard veldselectie en -toewijzing: Selecteer en wijs velden toe die u wilt synchroniseren van Workday naar Perk. Alle beschikbare velden zijn standaard geselecteerd en toegewezen, met uitzondering van Unieke ID, waarvoor een aangepaste toewijzing of verwijdering vereist is.
   • Om een ​​veld te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van de betreffende veldregel.
   • Om een ​​veld toe te voegen, klikt u op Standaardveld toevoegen onderaan de lijst met standaardvelden.
   • Om een ​​veldtoewijzing aan te passen, gebruikt u de linkerkolom om een ​​alternatief veld uit Workday te selecteren.
4. Selectie en toewijzing van aangepaste velden: Selecteer en wijs aangepaste velden toe om te synchroniseren van Workday naar Perk. Alle bestaande aangepaste velden in Perk kunnen worden gesynchroniseerd met Workday.
   • Als een aangepast veld niet zichtbaar is, controleer dan of het in Perk is aangemaakt.
5. Bedrijven selecteren en koppelen: Selecteer en koppel bedrijven om te synchroniseren van Workday naar Perk. Workday detecteert automatisch bedrijven en toont ze in de linkerkolom. Standaard worden alle bedrijven uit Workday gekoppeld aan het standaardbedrijf in Perk.
   • Om het bronveld aan te passen, gebruikt u de linkerkolom om een ​​alternatieve bron te selecteren.
   • Om de bedrijfskoppeling aan te passen, gebruikt u de rechterkolom om een ​​ander bedrijf in Perk te selecteren. Als een bedrijf niet zichtbaar is, controleert u of het in Perk is aangemaakt.
   • Om het proces te voltooien, klikt u op Opslaan en synchroniseren. De eerste synchronisatie duurt een paar uur. De accountbeheerder ontvangt een e-mailmelding wanneer dit is voltooid.
6. Automatische synchronisatie en foutmeldingen inschakelen (optioneel):
   • Om Workday dagelijks automatisch met Perk te synchroniseren, schakelt u de optie Automatische synchronisatie in.
   • Om foutmeldingen te ontvangen, voer een e-mailadres in en klik op Opslaan.

Handmatige synchronisatie uitvoeren

Gebruik handmatige synchronisatie om op elk gewenst moment de meest recente werknemersgegevens uit Workday te importeren. Klik op de pagina met Workday-integratie-instellingen in Perk op Nu synchroniseren om de meest recente gegevens te importeren.

Als er tijdens de synchronisatie fouten optreden, kunt u het XLS-logbestand downloaden voor meer informatie. Zie voor meer informatie Inzicht in het integratiesynchronisatielogboek.

Gesynchroniseerde medewerkers worden op de pagina 'Personen' aangegeven met het synchronisatiepictogram.