Dit artikel beschrijft het instellen van de Xero-integratie voor Perk-uitgaven: het voorbereiden van Perk en Xero, het verbinden, importinstellingen, exportinstellingen en latere wijzigingen. Voor meer informatie over de werking van de integratie en hoe gegevens worden gekoppeld, raadpleegt u Xero integreren met Perk voor uitgaven. Voor problemen met mislukte exporten en importfouten raadpleegt u Problemen met de Xero-integratie voor Perk-uitgaven oplossen.

Rol: Accountbeheerders kunnen deze taak uitvoeren.

Voordat je begint

Door deze basis te leggen, voorkomt u latere mislukte exporten. U hebt een Perk-accountbeheerdersrol nodig met de juiste machtigingen om gebruikers, belastingtarieven, kostenobjecten, onkostencategorieën en integraties in te stellen.

Omdat de integratie geen gebruikers in Perk kan aanmaken, moet u uw gebruikers aanmaken op de pagina 'Personen' in Perk vóór de installatie. Elke gebruiker moet een e-mailadres hebben dat exact overeenkomt met het e-mailadres van de bijbehorende contactpersoon in Xero. Er moet minimaal één actieve Perk-gebruiker bestaan ​​voordat u de installatie kunt voltooien. U hebt ook minimaal één onkostenrekening in Xero nodig.

Perk koppelen aan Xero

Het koppelen van Perk aan Xero is het startpunt voor de integratie. Je kiest het bedrijf dat je wilt koppelen en autoriseert vervolgens Perk in Xero via OAuth.

1. Ga in Perk naar Instellingen > Integraties en open vervolgens het tabblad ERP-integraties.

2. Zoek de Xero-kaart en klik op Instellingen starten/Beheren.

   

3. Selecteer het bedrijf waarmee u verbinding wilt maken in het keuzemenu. Het bedrijf waaraan u bent toegewezen, is standaard geselecteerd; kies een ander bedrijf indien nodig. U moet een bedrijf selecteren om verder te gaan.

   

4. Klik op Inschakelen. Er wordt een Xero-authenticatievenster geopend.

   

5. Meld u aan bij Xero en klik op Toegang toestaan om Perk de benodigde machtigingen te verlenen.

6. Na authenticatie keert u terug naar de Xero-integratie-instellingen. De status geeft Installatie onvolledig aan, omdat de import- en exportinstellingen nog geconfigureerd moeten worden.

   

Importinstellingen configureren

Met de importinstellingen geef je de Xero-integratie voor Perk-uitgaven aan welke Xero-gegevens in Perk moeten worden geïmporteerd. Je doorloopt een wizard in vier stappen via het tabblad Importinstellingen door op Import instellen te klikken.

Stap 1. Boekhouding

Kies welke Xero-accounts u als onkostencategorieën wilt importeren. Accounts zijn gegroepeerd op type en u hebt twee selectiemodi:

• Selecteer de optie 'Alles' om alle huidige accounts van dat type te importeren en om alle toekomstige actieve accounts die later aan dat type worden toegevoegd, automatisch te importeren.
• Selecteer individuele accounts om alleen die te importeren. Nieuwe accounts die later aan dat type worden toegevoegd, worden niet automatisch geïmporteerd; u voegt ze handmatig toe via Importinstellingen.

Het type 'Uitgave' is standaard volledig geselecteerd. Alle andere typen zijn niet geselecteerd. U moet ten minste één rekening selecteren, dus u moet ten minste één onkostenrekening in Xero hebben ingesteld voordat u de configuratie kunt voltooien.

Stap 2. Categorieën bijhouden

Kies voor elke Xero-trackingcategorie hoe deze moet worden geïmporteerd:

• Als kostenobjecten selecteren medewerkers deze bij het coderen van een onkostenpost, en Perk gebruikt ze voor kostenallocatie en goedkeuringsroutering.
• Als een aangepast veld — opgeslagen als een aangepast veld bij de onkostenpost voor secundaire classificatie.

Door een koppeling te maken aan een aangepast veld wordt een nieuw Perk-aangepast veld aangemaakt met de naam van de Xero-categorie. U kunt er ook voor kiezen een categorie over te slaan en deze niet te importeren. Voor elke categorie die u importeert, kiest u welke optiewaarden u wilt overnemen. Standaard zijn alle opties geselecteerd en er moet er minstens één geselecteerd blijven. Xero ondersteunt maximaal twee trackingcategorieën.

U kunt alle trackingcategorieën overslaan. Als er geen categorieën worden geïmporteerd, wordt er niets aan kostenobjecten gekoppeld en is de instelling Kostenobjecten uitsluiten van export ingeschakeld in Instellingen > Account > Bedrijven > Uitgaveninstellingen > Gegevensexport en ERP-configuratie.

Stap 3. Belastingtarieven

Bekijk en selecteer welke belastingtarieven u wilt importeren. Alle tarieven zijn standaard geselecteerd. De lijst toont de naam, het percentage en de btw-code van elk tarief. Nieuwe actieve belastingtarieven die later aan Xero worden toegevoegd, worden altijd automatisch geïmporteerd. U kunt ze later deselecteren via de importinstellingen.

Als uw Xero-organisatie geen belastingtarieven hanteert, kunt u gewoon doorgaan. De uitgaven worden dan geëxporteerd zonder dat er belasting wordt toegepast.

Stap 4. Contacten

Perk koppelt Perk-gebruikers aan Xero-contactpersonen op basis van e-mailadres. Deze stap laat zien hoeveel van uw Perk-gebruikers nog een overeenkomende Xero-contactpersoon nodig hebben. Wanneer alle gebruikers gekoppeld zijn, wordt het aantal actieve gebruikers in Perk weergegeven. Zorg er in beide gevallen voor dat dezelfde personen ook als contactpersonen in Xero voorkomen. Er vindt in deze stap geen koppeling plaats — Perk koppelt gebruikers tijdens de synchronisatie (na de eerste import) en bij elke synchronisatie daarna.

Let op: Alleen bestaande Perk-gebruikers kunnen een Xero-contactpersoon koppelen, en er moet ten minste één actieve Perk-gebruiker zijn om de configuratie te voltooien.

Installatie voltooien

Klik op Installatie voltooien in de laatste stap om uw instellingen op te slaan en de eerste import in de wachtrij te plaatsen. Wanneer die eerste import wordt uitgevoerd, hangt af van de initiële Xero-gegevenssynchronisatie — de eenmalige ophaling van uw Xero-gegevens die start wanneer u verbinding maakt. Als de initiële synchronisatie nog bezig is wanneer u op 'Installatie voltooien' klikt, start de eerste import zodra die synchronisatie is voltooid; als de synchronisatie al is voltooid, wordt de eerste import uitgevoerd tijdens de volgende nachtelijke synchronisatie. In beide gevallen kan het een paar uur duren voordat de geïmporteerde gegevens verschijnen.

Exportinstellingen configureren

Met de exportinstellingen bepaalt u hoe de Xero-integratie voor Perk-uitgaven de verwerkte uitgaven naar Xero verzendt. U beheert deze instellingen op het tabblad Exportinstellingen in de Xero-configuratie.

De opties voor het verzenden van documenten zijn van toepassing op alle soorten onkosten en kunnen niet per type verschillen. Perk beperkt geen bestandstypen: documenten worden ongewijzigd naar Xero verzonden en alleen tekens die Xero afwijst, worden uit de bestandsnamen verwijderd.

Om automatische export in te stellen:

1. Klik op Instellen bij de kaart voor het automatisch exporteren van onkosten.
2. Kies een frequentie: elk uur, elke dag, elke week of elke maand.
3. Selecteer de Perk-gebruiker waaronder de export wordt uitgevoerd. Deze gebruiker verschijnt in het auditlogboek.

Automatische export is een enkele configuratie die van toepassing is op alle soorten onkosten. Als u automatische export niet instelt, worden onkosten alleen geëxporteerd wanneer een medewerker van de financiële afdeling op Exporteren klikt in Financiën > Exporteren.

De exportvoorwaarden zijn afhankelijk van de wijze waarop de kosten worden betaald:

• Export van privé betaalde onkosten zonder extra instellingen.
• Reiskosten worden geëxporteerd als uitgaven via de bank. Hiervoor is een overboekingsrekening nodig die is ingesteld in Instellingen > Uitgaveninstellingen > Reisboekingen. Deze rekening vertelt Perk naar welke Xero-bankrekening de boeking moet gaan. Er moet ook een bankrekening in Xero zijn ingesteld. Perk valideert de Xero-bankrekening niet, dus als deze ontbreekt, mislukt de export tijdens de uitvoering. Deze transacties worden in Xero geboekt als niet-afgestemd (zie het overzicht voor de reden).
• Kaartuitgaven worden geëxporteerd naar de Xero-bankrekening van de gekoppelde bedrijfskaart (de Xero-creditcardrekening); de bijbehorende bedrijfskaart moet zowel in Perk als in Xero aanwezig zijn. Deze worden ook in Xero geboekt als niet-afgestemd (zie het overzicht voor de reden).

Instellingen bewerken na installatie

U kunt de importinstellingen op elk gewenst moment opnieuw bekijken. U kunt wijzigen welke accounts, opties voor trackingcategorieën en belastingtarieven worden geïmporteerd. U kunt de toewijzing van een trackingcategorie – kostenobject of aangepast veld – na de configuratie niet meer wijzigen, omdat dit permanent is (neem contact op met de klantenservice als u dit wilt wijzigen). Wijzigingen worden direct opgeslagen. Nieuwe gegevens worden vervolgens via webhooks of uiterlijk tijdens de nachtelijke afstemming om 00:00 UTC geïmporteerd.

Opmerking: Bronnen die in Xero zijn verwijderd, verschijnen niet in de selectielijsten van de bewerkingsmodus, omdat Perk de huidige lijst rechtstreeks uit Xero ophaalt.

Nieuwe medewerkers toevoegen na de installatie.

De synchronisatie evalueert een Xero-contactpersoon alleen opnieuw wanneer er iets aan de Xero-kant verandert. De aanbevolen volgorde is om de medewerker eerst aan Perk toe te voegen en vervolgens de bijbehorende Xero-contactpersoon aan te maken. De volgende synchronisatie koppelt ze dan automatisch.

Als het Xero-contact al bestond, zal het toevoegen van een nieuwe Perk-gebruiker geen koppeling tot stand brengen, omdat er aan de Xero-kant niets is gewijzigd. Om een ​​koppeling af te dwingen, opent u het contact in Xero, wijzigt u een willekeurig veld – een telefoonnummer of een notitie – en slaat u de wijzigingen op. Bij de volgende synchronisatie worden de contacten dan gekoppeld.

Opstellingen met meerdere bedrijven

Xero-koppelingen worden per Perk-bedrijf gemaakt. Elk bedrijf heeft zijn eigen Xero-organisatie, zijn eigen selecties en zijn eigen toewijzingen van trackingcategorieën. Gebruik de entiteitskiezer bovenaan de Xero-instellingen om van bedrijf te wisselen en de instellingen opnieuw uit te voeren. De instellingen worden voor elk bedrijf opnieuw ingesteld; eerdere instellingen worden niet overgenomen.

De integratie uitschakelen

Het uitschakelen van de Xero-integratie voor Perk-uitgaven verbreekt de verbinding met Xero voor één specifiek bedrijf. Andere bedrijven die met Xero zijn verbonden, worden niet beïnvloed en uw importinstellingen blijven behouden.

1. Ga naar de Xero-instellingen (Instellingen > Integraties > Xero).
2. Selecteer het bedrijf uit het keuzemenu.
3. Klik op Uitschakelen. Er verschijnt een bevestigingsvenster.
4. Bevestig dat u Xero voor dat bedrijf wilt ontkoppelen.

Door te bevestigen wordt de verbinding met Xero voor dat bedrijf verbroken en wordt de Xero-kaart voor dat bedrijf teruggezet naar Niet ingeschakeld. Uw importinstellingen blijven behouden voor het bedrijf — ze blijven intact na het verbreken en opnieuw verbinden — dus als u dezelfde Xero-organisatie later opnieuw verbindt, hoeft u de importinstellingen niet opnieuw in te stellen.