De Xero-integratie voor Perk-uitgaven Automatiseert de uitwisseling van uitgavengegevens tussen Perk en Xero. Gebruik dit artikel om Perk met Xero te verbinden en de Xero-integratie voor Perk-uitgaven te configureren, van de vereisten tot het uitschakelen van de integratie indien nodig.

Voordat je begint

Je hebt een accountbeheerdersrol nodig met rechten om gebruikers, belastingtarieven, kostenobjecten, onkostencategorieën en integraties in te stellen.

Omdat de integratie geen gebruikers in Perk kan aanmaken, moet u uw gebruikers aanmaken op de pagina 'Personen' in Perk vóór de installatie, elk met het juiste e-mailadres. Het e-mailadres moet exact overeenkomen met het e-mailadres van de bijbehorende Xero-contactpersoon. Er moet minimaal één actieve Perk-gebruiker bestaan ​​voordat u de installatie kunt voltooien.

Tip: Als je een HRIS-systeem gebruikt, koppel dit dan aan Perk voordat je Xero instelt. Nieuwe medewerkers worden dan automatisch in Perk opgenomen, zodat je ze niet handmatig hoeft toe te voegen.

Waarschuwing: Kaartuitgaven worden in Xero geboekt als 'Uitgaven aan bank'-transacties en vereisen een bankrekening. Maak er een aan voordat u de exportfunctie gebruikt. Perk controleert dit niet tijdens de installatie, waardoor exports mislukken als de bankrekening ontbreekt.

Waarschuwing: Reiskosten worden ook geboekt als uitgaven via de bank en vereisen een bankrekening in Xero. Perk controleert dit niet tijdens de installatie, dus stel dit eerst in om exportfouten tijdens het gebruik te voorkomen. Voor reiskosten is ook een overboekingsrekening nodig – zie Exportinstellingen configureren onderstaand.

Perk koppelen aan Xero

1. Ga in Perk naar Instellingen > IntegratiesOpen vervolgens het tabblad ERP-integraties.
2. Zoek de Xero-kaart en klik op Start setup/Manage..
   
   
    
3. Selecteer het bedrijf waarmee u verbinding wilt maken in het keuzemenu. Het bedrijf waaraan u bent toegewezen, is standaard geselecteerd; kies een ander bedrijf indien nodig. U moet een bedrijf selecteren om verder te gaan.
   
   
    
4. Klik op InschakelenEr wordt een Xero-authenticatievenster geopend.
   
    
5. Log in bij Xero en klik op Toegang toestaan om Perk de benodigde machtigingen te geven.
6. Controleer de Xero-hub na authenticatie. De status geeft aan "Installatie onvolledig""Omdat de import- en exportinstellingen nog moeten worden geconfigureerd."
   
   

Opmerking: Als je het Xero-authenticatievenster sluit voordat je klaar bent, geeft Perk een waarschuwing weer. Door te bevestigen dat je wilt afsluiten, wordt de verbinding verbroken, maar je bedrijfsselectie blijft behouden, zodat je verder kunt gaan waar je gebleven was.

Importinstellingen configureren

Met de importinstellingen geef je de Xero-integratie voor Perk-uitgaven aan welke Xero-gegevens in Perk moeten worden geïmporteerd. Je doorloopt een wizard in vier stappen via het tabblad Importinstellingen door op Import instellen te klikken.

Let op: Voltooi alle vier stappen in één sessie. De instellingen worden pas opgeslagen als u in de laatste stap op 'Installatie voltooien' klikt. Als u halverwege afbreekt, gaat uw voortgang verloren.

Stap 1 — Boekhouding

Kies welke Xero-accounts u als onkostencategorieën wilt importeren. Accounts zijn gegroepeerd op type en u hebt twee selectiemodi:

• Schakel het selectievakje op typeniveau in om alle huidige accounts van dat type te importeren en om alle toekomstige actieve accounts die later aan dat type worden toegevoegd, automatisch te importeren.
• Selecteer individuele accounts om alleen die te importeren. Nieuwe accounts die later aan dat type worden toegevoegd, worden niet automatisch geïmporteerd; u moet ze handmatig toevoegen via de importinstellingen.

Het type 'Uitgave' is standaard volledig geselecteerd. Alle andere typen zijn niet geselecteerd. U moet ten minste één rekening selecteren, dus u moet ten minste één onkostenrekening in Xero hebben ingesteld voordat u de configuratie kunt voltooien.

Waarschuwing: Het exporteren van een uitgave die gebruikmaakt van een handmatig aangemaakte uitgavecategorie zal mislukken. Je kunt nog steeds handmatig categorieën aanmaken, maar gebruik voor onkosten alleen onkostencategorieën die vanuit Xero zijn geïmporteerd.

Stap 2 — Categorieën bijhouden

Kies voor elke Xero-trackingcategorie hoe deze moet worden geïmporteerd:

• Als kostenobjecten — Medewerkers selecteren deze opties bij het coderen van een onkostenpost, en Perk gebruikt ze voor kostenallocatie en goedkeuringsprocedures.
• Als een aangepast veld — opgeslagen als een aangepast veld bij de onkosten voor secundaire classificatie.

Door een koppeling te maken aan een aangepast veld wordt een nieuw Perk-aangepast veld aangemaakt met de naam van de Xero-categorie. U kunt er ook voor kiezen om helemaal geen categorie te importeren (deze stap overslaan). Voor elke categorie die u importeert, kiest u welke optiewaarden u wilt overnemen. Alle opties zijn standaard geselecteerd en er moet er minstens één geselecteerd blijven. Xero ondersteunt maximaal twee trackingcategorieën.

Let op: Je stelt hier de toewijzing in — kostenobject of aangepast veld — en deze kan na de configuratie niet meer worden gewijzigd. Je kunt later wel nog aanpassen welke optiewaarden worden geïmporteerd, maar om de toewijzing zelf te wijzigen, moet je contact opnemen met de supportafdeling.

Tip: Er moet ten minste één trackingcategorie als kostenobject worden gekoppeld. Kostenobjecten zijn vereist voor de goedkeuringsprocedure van Perk, dus zonder kostenobject kunt u de installatie niet voltooien.

Waarschuwing: Het exporteren van een onkostenpost die gebruikmaakt van een handmatig aangemaakt kostenobject zal mislukken. U kunt nog steeds handmatig kostenobjecten aanmaken, maar gebruik voor onkostenposten alleen kostenobjecten die vanuit Xero zijn geïmporteerd.

Stap 3 — Belastingtarieven

Bekijk en selecteer welke belastingtarieven u wilt importeren. Alle tarieven zijn standaard geselecteerd. De lijst toont de naam, het percentage en de btw-code van elk tarief. Nieuwe actieve belastingtarieven die later aan Xero worden toegevoegd, worden altijd automatisch geïmporteerd. U kunt ze later deselecteren via de importinstellingen.

Waarschuwing: Perk detecteert of filtert niet automatisch btw-tarieven voor omzetgerelateerde zaken. Tarieven met een btw-code van het type UITGANG vallen onder de omzetgerelateerde zaken – ze zijn bedoeld voor facturen, niet voor onkosten. Als een medewerker een btw-tarief van het type UITGANG selecteert voor een onkostenpost, mislukt de export. Controleer de lijst en deselecteer alle btw-tarieven van het type UITGANG voordat u verdergaat.

Als uw Xero-organisatie geen belastingtarieven hanteert, kunt u gewoon doorgaan. De uitgaven worden dan geëxporteerd zonder dat er belasting wordt toegepast.

Stap 4 — Contacten

Perk koppelt Perk-gebruikers aan Xero-contacten op basis van e-mailadres. In deze stap wordt weergegeven hoeveel actieve Perk-gebruikers u hebt, zodat u kunt controleren of dezelfde personen ook als contactpersonen in Xero voorkomen. Er vindt in deze stap geen matching plaats; Perk koppelt gebruikers tijdens de synchronisatie (na de eerste import) en bij elke synchronisatie daarna.

Opmerking: Alleen bestaande Perk-gebruikers kunnen een Xero-contactpersoon koppelen, en er moet minstens één actieve Perk-gebruiker zijn om de configuratie te voltooien.

Installatie voltooien

Klik in de laatste stap op 'Installatie voltooien' om uw instellingen op te slaan en de eerste import in de wachtrij te plaatsen. Wanneer die eerste import wordt uitgevoerd, hangt af van de initiële Xero-gegevenssynchronisatie: het eenmalige ophalen van uw Xero-gegevens dat start wanneer u verbinding maakt. Als de initiële synchronisatie nog bezig is wanneer u op 'Installatie voltooien' klikt, start de eerste import zodra die synchronisatie is voltooid; als de synchronisatie al is voltooid, wordt de eerste import uitgevoerd tijdens de volgende nachtelijke synchronisatie. In beide gevallen kan het een paar uur duren voordat de geïmporteerde gegevens verschijnen.

Opmerking: Er verschijnt geen melding op het scherm dat de import is voltooid. In de Xero-hub wordt een enkele informatiebanner weergegeven die bevestigt dat de import is gestart. Wacht een paar uur en controleer vervolgens uw onkostencategorieën, kostenobjecten en belastingtarieven in Perk.

Exportinstellingen configureren

Met de exportinstellingen bepaalt u hoe de Xero-integratie voor Perk-onkosten de verwerkte onkosten naar Xero verzendt. U beheert deze instellingen op het tabblad Exportinstellingen in de Xero-hub.

De opties voor het verzenden van documenten zijn van toepassing op alle soorten onkosten en kunnen niet per type verschillen. Perk beperkt geen bestandstypen: documenten worden ongewijzigd naar Xero verzonden en alleen tekens die Xero afwijst, worden uit de bestandsnamen verwijderd.

Tip: Je kunt de optie 'Bijlagen exporteren' ook inschakelen via Instellingen > Account > Bedrijven > Uitgaveninstellingen bekijken > Instellingen voor gegevensexport. Hiermee worden documenten geëxporteerd als een ZIP-bestand dat u kunt openen via het exportlogboek. Dit ZIP-bestand is voor uw eigen administratie en wordt niet naar Xero verzonden — alleen de bovenstaande opties voor het verzenden van documenten bepalen wat Xero bereikt.

Om automatische export in te stellen:

1. Klik op 'Instellen' bij de kaart 'Automatisch exporteren van onkosten'.
2. Kies een frequentie: elk uur, elke dag, elke week of elke maand.
3. Selecteer de Perk-gebruiker waaronder de export wordt uitgevoerd. Deze gebruiker verschijnt in het auditlogboek.

Automatische export is een enkele configuratie die van toepassing is op alle soorten onkosten. Als u automatische export niet instelt, worden onkosten alleen geëxporteerd wanneer een medewerker van de financiële afdeling op Exporteren klikt in Financiën > Exporteren.

De exportvoorwaarden zijn afhankelijk van de wijze waarop de kosten worden betaald:

• Export van privé betaalde onkosten zonder extra instellingen.
• Reiskosten worden geëxporteerd als uitgaven via banktransacties. Hiervoor is een overboekingsrekening nodig. Dit wordt ingesteld in Instellingen > Uitgaveninstellingen > Reisboekingen. Hiermee geeft u Perk aan op welke Xero-bankrekening de boekingen moeten worden geboekt. Er moet ook een bankrekening in Xero zijn ingesteld. Perk valideert de Xero-bankrekening niet, dus als deze ontbreekt, mislukt het exporteren tijdens de uitvoering.
• Kaartuitgaven worden geëxporteerd naar de Xero-bankrekening van de gekoppelde bedrijfskaart (de Xero-creditcardrekening); de bijbehorende bedrijfskaart moet zowel in Perk als in Xero aanwezig zijn.

Hoe synchronisatie werkt na installatie

Na de eerste import voert de Xero-integratie voor Perk-uitgaven dagelijks een synchronisatie uit om wijzigingen in Xero naar Perk over te zetten. Elke synchronisatie is een delta-synchronisatie: er wordt alleen gekeken naar records die sinds de laatste synchronisatie in Xero zijn gewijzigd, niet naar de volledige dataset. Wijzigingen worden doorgevoerd tijdens de volgende dagelijkse synchronisatie. De onderstaande tabel laat zien hoe elk type data zich gedraagt.

Omdat synchronisaties op basis van verschillen plaatsvinden, wordt een wijziging die niet in Xero wordt geregistreerd, niet meegenomen. Het toevoegen van een Perk-gebruiker waarvan het Xero-contact al bestaat, zal bijvoorbeeld niet werken, omdat er niets is gewijzigd aan het Xero-contact. Zie "Nieuwe medewerkers toevoegen na de installatie" voor de oplossing.

Synchronisatiegedragsmatrix

Hetzelfde gedrag vertoonde afwijkingen bij het debuggen en de implementatie.

Instellingen bewerken na installatie

U kunt de importinstellingen op elk gewenst moment opnieuw bekijken via Bewerken. U kunt wijzigen welke accounts, optiewaarden voor trackingcategorieën en belastingtarieven worden geïmporteerd. U kunt de toewijzing van een trackingcategorie (kostenobject of aangepast veld) na de configuratie niet meer wijzigen, omdat dit permanent is (neem contact op met de supportafdeling als u dit wilt wijzigen). Wijzigingen worden direct opgeslagen, maar nieuwe gegevens worden pas bij de volgende dagelijkse synchronisatie geïmporteerd.

Opmerking: Bronnen die in Xero zijn verwijderd, verschijnen niet in de selectielijsten van de bewerkingsfunctie, omdat Perk de huidige lijst rechtstreeks uit Xero ophaalt.

Nieuwe medewerkers toevoegen na de installatie.

De synchronisatie evalueert een Xero-contactpersoon alleen opnieuw wanneer er iets aan de Xero-kant verandert. De aanbevolen volgorde is om de medewerker eerst aan Perk toe te voegen en vervolgens de bijbehorende Xero-contactpersoon aan te maken. De volgende synchronisatie koppelt ze dan automatisch.

Als het Xero-contact al bestond, zal het toevoegen van een nieuwe Perk-gebruiker geen koppeling tot stand brengen, omdat er aan de Xero-kant niets is gewijzigd. Om een ​​koppeling af te dwingen, opent u het contact in Xero, wijzigt u een willekeurig veld – een telefoonnummer of een notitie – en slaat u de wijzigingen op. Bij de volgende synchronisatie worden de contacten dan gekoppeld.

Let op: Het e-mailadres moet aan beide zijden exact hetzelfde zijn. Wijzigingen in e-mailadressen worden niet gesynchroniseerd, dus als een e-mailadres verandert, moet u zowel Perk als Xero handmatig bijwerken.

Let op: Elke Xero-contactpersoon moet een uniek e-mailadres hebben. E-mail is de sleutel tot overeenkomst aan beide zijden, dus als twee Xero-contactpersonen hetzelfde e-mailadres delen, kan de verkeerde Perk-gebruiker – of steeds dezelfde – worden bijgewerkt.

Opstellingen met meerdere bedrijven

Xero-koppelingen worden per Perk-bedrijf gemaakt. Elk bedrijf heeft zijn eigen Xero-organisatie, zijn eigen selecties en zijn eigen toewijzingen van trackingcategorieën. Gebruik de entiteitskiezer bovenaan de Xero-hub om van bedrijf te wisselen en de installatie opnieuw uit te voeren. De installatie begint voor elk bedrijf helemaal opnieuw; eerdere instellingen worden niet overgenomen.

De integratie uitschakelen

Het uitschakelen van de Xero-integratie voor Perk-uitgaven verbreekt de verbinding met Xero voor één specifiek bedrijf. Andere bedrijven die met Xero zijn verbonden, worden niet beïnvloed en uw importinstellingen blijven behouden.

1. Ga naar de Xero-hub.
2. Selecteer het bedrijf uit het keuzemenu.
3. Klik op UitschakelenEr verschijnt een bevestigingsmelding.
4. Bevestig dat u Xero voor dat bedrijf wilt ontkoppelen.

Bevestigen verbreekt de verbinding met Xero voor dat bedrijf en zet de Xero-kaart terug naar "Niet ingeschakeld" voor dat bedrijf. Uw importinstellingen blijven behouden voor het bedrijf — ze blijven intact, ook na een verbreking van de verbinding — dus als u dezelfde Xero-organisatie later opnieuw verbindt, hoeft u de importinstellingen niet helemaal opnieuw in te stellen.

Opmerking: Het opnieuw koppelen van hetzelfde bedrijf aan een andere Xero-organisatie is een apart geval. Als u van organisatie wisselt, controleer dan uw importinstellingen, aangezien de opgeslagen selecties verwijzen naar de gegevens van de vorige organisatie.

Voor meer informatie over deze integratie, zie Xero-integratie voor onkostenOm te begrijpen hoe gegevens tussen Xero en Perk worden uitgewisseld, zie Gegevensuitwisseling tussen Xero en Perk.

Voor informatie over het oplossen van problemen en exportgerelateerde kwesties, zie Fouten en problemen bij het exporteren van Xero-integratie-exports.