Je kunt Perk zo instellen dat reiskosten automatisch worden aangemaakt op basis van een geboekte reis. Dit betekent dat reizigers niet handmatig een reiskostennota in Perk hoeven aan te maken om deze in te dienen. Hierdoor kunnen reizigers reiskosten groeperen met andere reiskosten, zoals taxi's, maaltijden, enzovoort.
Reiskosten maken op basis van reisboekingen
Zodra de boeking van je vluchten (en hotels) in Perk is bevestigd, wordt er een nieuwe reisuitgave aangemaakt. Als je je account hebt ingesteld om reisboekingen goed te keuren, worden de reisuitgaven pas aangemaakt nadat de reis is goedgekeurd.
Reiskosten worden gemaakt in conceptstatus in realtime en toegewezen aan de persoon of personen die als reiziger zijn opgegeven in de boeking. Indien de reis meerdere reizigers omvat, wordt er voor elke geïdentificeerde reiziger een reis aangemaakt.
Als uw bedrijf dit toestaat werknemers om reiskosten te beheren, dan zijn de reiskosten ook inbegrepen in de reiskostenvergoeding. Medewerkers kunnen ervoor kiezen om reiskosten indienen voordat u uw reiskosten indient of de volledige reiskosten na hun reis indienen.
Als reiskosten worden beheerd door de reiskostenverwerker, dan worden de reiskosten niet in de reiskosten opgenomen. Perk creëert een lege reiskostenvergoeding voor de werknemer.
Opmerking: Als u de instellingen voor het boeken van uw reis zo hebt geconfigureerd dat facturen worden toegewezen aan de reiziger in plaats van aan de reiskostenverwerker, en er meerdere reizigers in de reis zijn opgenomen, dan worden de reiskosten opgenomen in de reiskosten van de eerste reiziger.
Als u het bedrijf heeft opgericht om automatisch dagvergoedingen voor reizen genererenWanneer in Perk een reisuitgave wordt aangemaakt op basis van een geboekte reis, genereert Perk automatisch de bijbehorende dagvergoedingen voor elke dag van de reis.
Perk instellen om reiskosten te genereren op basis van reisboekingen.
U bepaalt of er reiskosten in Perk worden aangemaakt op bedrijfsniveau (rechtspersoon).
Om deze functie in te schakelen:
- Ga naar Instellingen > Onkosteninstellingen > Reisboekingen.
- Schakel het selectievakje Reisboekingskosten per reis beheren in.
Het beheren van reiskosten die automatisch worden gegenereerd vanuit reisboekingen.
Omdat reiskosten in conceptstatus worden aangemaakt, zijn werknemers verantwoordelijk voor het opnemen van eventuele extra kosten (bijvoorbeeld taxibonnen, maaltijden, enz.) voordat ze de reiskosten in rekening brengen. het ter goedkeuring indienen van de reiskosten.
Voorzichtigheid: Wijzigingen in de geboekte reis worden niet weergegeven in de reiskosten. Als u bijvoorbeeld een reisboeking annuleert, moet u de reiskosten handmatig verwijderen. Evenzo moet u de reiskosten handmatig aanpassen als u de boekingsdata wijzigt of extra kosten toevoegt.
Als medewerkers per ongeluk de reiskosten in Perk verwijderen, moeten ze de reiskosten handmatig aanmaken en de reiskosten opnieuw toevoegen. Wanneer u een reiskosten verwijdert, worden alleen automatisch gegenereerde kosten (d.w.z. dagvergoeding en kilometervergoeding) verwijderd. Andere kosten, zoals reiskosten, worden als afzonderlijke kosten behandeld en kunnen handmatig opnieuw aan de reiskosten worden toegevoegd.
Terwijl verwerkers van reiskosten de reiskosten aan andere mensen kunnen toewijzen, reiskosten kunnen niet opnieuw worden toegewezenDe reiskosten moeten worden verwijderd.