Standaard moeten medewerkers en factuurverwerkers alle facturen handmatig indienen om het goedkeurings- en controleproces te starten, zelfs facturen zonder waarschuwingen of fouten. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin u het indieningsproces wilt automatiseren. Bijvoorbeeld als u Perk hebt geconfigureerd om leveranciersfacturen via e-mail te verwerken en merkt dat facturen voor een specifieke leverancier altijd correct door Perk worden gecodeerd, zonder tussenkomst.
U kunt Perk zo configureren dat facturen die geen waarschuwingen, fouten of ontbrekende verplichte gegevens bevatten, automatisch ter goedkeuring en controle worden verzonden wanneer ze worden geüpload. Dit betekent dat factuurverwerkers zich kunnen richten op andere facturen waarvoor geen handmatige tussenkomst vereist is.
U configureert de regels voor automatische indiening op bedrijfs- en leveranciersniveau. Hiermee bepaalt u het type factuur (niet-inkooporderdocumenten, niet-inkooporderfactuur, niet-inkoopordercreditnota, alle inkooporderdocumenten inkooporderfactuur, inkoopordercreditnota) en de drempelwaarde voor het totale factuurbedrag waaronder het document automatisch wordt verzonden.
De regels voor automatisch indienen gelden voor alle documenten (zowel digitale als e-facturen, d.w.z. PDF- en XML-brondocumenten) die u in Perk ontvangt, ongeacht of u ze handmatig uploadt, via e-mail verzendt of via API uploadt.
De actie wordt vastgelegd in de factuurgeschiedenis van de gebruiker Perk Bot, zodat u kunt zien welke facturen automatisch zijn ingediend en welke door een indiener of factuurverwerker handmatig zijn ingediend.
Als een factuur om verschillende redenen niet automatisch kan worden ingediend (bijvoorbeeld omdat de leverancier niet kan worden gevonden, er informatie ontbreekt of er een melding is geactiveerd), blijft de factuur in de wachtrij staan. Nieuw zodat de factuurverwerker eventuele problemen kan aanpakken die de automatische indiening verhinderen.
Facturen kunnen alleen automatisch worden ingediend wanneer ze voor het eerst worden geüpload. Als u de leverancier handmatig moet selecteren of andere gegevens moet wijzigen, moet u deze handmatig indienen.
Automatisch indienen voor het bedrijf inschakelen
Om automatisch alle facturen te versturen die correct zijn geüpload en gecodeerd in Perk, d.w.z. zonder meldingen of ontbrekende vereiste velden, ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen en aanzetten Automatisch verzenden van facturen inschakelen.
Zodra Perk is ingeschakeld, worden alle facturen verzonden, ongeacht de leverancier, op voorwaarde dat ze geen fouten of waarschuwingen bevatten en dat Perk AI alle vereiste informatie succesvol uit de factuur heeft kunnen halen.
U kunt kiezen welke typen documenten automatisch worden verzonden (bijvoorbeeld facturen zonder inkooporder, creditnota's zonder inkooporder, facturen met inkooporder en creditnota's met inkooporder).
Bovendien kunt u een drempelwaarde bepalen (Maximaal toegestane hoeveelheid) tot welk bedrag Perk de factuur automatisch indient. Als u bijvoorbeeld 10.000 invoert, worden facturen met een totaalbedrag tot 10.000 EUR automatisch ingediend. Als het factuurbedrag 10.000,01 is, moet de indiener of de factuurverwerker de factuur handmatig indienen.
De Maximaal toegestane hoeveelheid wordt ingesteld in de valuta van het bedrijf (en respecteert de decimale precisie van die valuta). Als een factuur in een vreemde valuta naar Perk wordt geüpload, wordt het totaalbedrag van de factuur omgerekend naar de valuta van het bedrijf en wordt vervolgens bepaald of de factuur op basis van dat bedrag automatisch kan worden verzonden.
Alle instellingen voor automatisch indienen die op bedrijfsniveau zijn geconfigureerd, kunnen worden overschreven door specifieke instellingen voor een leverancierMet andere woorden: als u voor een leverancier een andere maximumlimiet voor het documenttype instelt of als u wilt dat alle facturen voor een specifieke leverancier handmatig worden ingediend, kunt u dit op leveranciersniveau bepalen.
Automatisch indienen inschakelen voor een leverancier
Of facturen voor een specifieke leverancier automatisch worden ingediend, kunt u configureren in de Leveranciersinstellingen. Ga naar Facturen > Factuurverwerker > Leveranciers.
Selecteer een leverancier uit de lijst en ga vervolgens naar de Instellingen tabblad
Er zijn drie mogelijke opties:
- Standaard bedrijfsinstellingen gebruiken: Neemt de instellingen voor het bedrijf over.
- Aangepaste instellingen gebruiken: Bepaal het gewenste gedrag voor deze leverancier. Zie Configureer documenttypen die automatisch moeten worden ingediend.
-
Uitschakelen voor deze leverancier: Schakelt automatische indiening uit. Alle facturen moeten handmatig worden ingediend door indieners of factuurverwerkers door te klikken op Indienen op de factuur.
Voorzichtigheid: Momenteel kunt u automatisch indienen alleen instellen voor een specifieke leverancier. U kunt Perk niet configureren om alle geüploade facturen voor een bedrijf automatisch in te dienen.
Als u de standaardbedrijfsinstelling kiest, worden facturen niet automatisch verzonden.
Configureer documenttypen die automatisch moeten worden ingediend
Om specifiek gedrag voor de leverancier te bepalen, selecteert u Aangepaste instellingen gebruikenIndien geselecteerd, kunt u het type factuur kiezen dat automatisch moet worden ingediend. U kiest het algemene documenttype (niet-inkooporder of inkooporder) en vervolgens het specifieke type. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen inkooporderfacturen automatisch in te dienen, terwijl niet-inkooporderfacturen en inkoopordercreditnota's handmatig moeten worden ingediend.
Voor elk geselecteerd documenttype kunt u de drempelwaarde invoeren (Maximaal toegestane hoeveelheid) waaronder het document automatisch door Perk wordt verzonden.