Perk genereert automatisch reiskosten rechtstreeks vanuit uw reisboeking, zodat u al uw reisgerelateerde uitgaven in één keer kunt verwerken.
Je kunt ervoor kiezen om je reiskosten (zoals vluchten en vooraf betaalde hotelboekingen) van tevoren in te dienen, of te wachten tot na je reis om alle reiskosten in één keer in te dienen.
Afhankelijk van de procedures van uw bedrijf worden reiskosten op dezelfde manier goedgekeurd als andere onkosten. Als u ervoor kiest om een reisdeclaratie voorafgaand aan uw reis in te dienen, zien managers en goedkeurders deze als één enkele uitgave en worden ze ervan op de hoogte gesteld dat ze bij een reisdeclaratie horen.
Dien alleen reiskosten in.
Als een reisdeclaratie reiskosten bevat, kunt u ervoor kiezen om deze reiskosten voorafgaand aan de reis in te dienen voor boekhoudkundige doeleinden. Met andere woorden, als de einddatum van de reis in de toekomst ligt, worden alleen de geselecteerde reiskosten ter goedkeuring, controle en export verzonden. Deze reiskosten worden echter nog steeds weergegeven en bijgehouden als onderdeel van de reisdeclaratie, in plaats van als afzonderlijke kosten te worden verwerkt.
Hoewel de ingediende reisdeclaratie de status In goedkeuring/In beoordeling/Klaar voor export of Geëxporteerd kan hebben, hebben de overige reisdeclaraties de status 'Concept' (of 'Klaar') totdat de reisdeclaratie is ingediend.
Stel, Alex Smith boekt een vlucht naar Barcelona in juni 2025, met een reisdatum van 22 tot en met 24 juli. De financiële afdeling verzoekt om de vluchtboeking in juni te verwerken in plaats van te wachten tot juli. Alex dient alleen de vluchtkosten in en laat de reiskosten open, zodat hij andere kosten zoals transportkosten en dagvergoedingen kan toevoegen. De financiële afdeling ziet dat de reiskosten betrekking hebben op de reis naar Zürich in juli, maar kan de vluchtkosten dienovereenkomstig verwerken. Na Alex' reis in juli kunnen ze alle kosten met betrekking tot die reis, inclusief de vlucht, inzien en de totale reiskosten berekenen.
Alleen reiskosten kunnen vooraf worden ingediend. Andere kosten, zoals dagvergoedingen, moeten na de reis worden ingediend.
Dien de volledige reis in
U kunt ervoor kiezen om de reiskosten en alle bijbehorende kosten in te dienen, of het nu gaat om reiskosten of andere kosten zoals dagvergoedingen, bonnetjes, enz. Dit betekent dat de reiskosten, evenals alle andere kosten die mogelijk bij de reis zijn inbegrepen, ter goedkeuring, beoordeling en export worden aangeboden. De algehele status van de reis is de laagste, bijvoorbeeld als één van de kosten In beoordeling is, maar alle andere Klaar voor export, dan wordt de reis beschouwd als In beoordeling.