U kunt Perk zo configureren dat stamgegevens voor de verwerking van onkosten en facturen automatisch via SFTP worden geïmporteerd. Om de importbestanden te uploaden, moet u het volgende doen:
Je kunt deze objecttypen importeren met behulp van het standaard Perk-importformaat (CSV):
Nadat u de initiële configuratie van de SFTP-verbinding hebt uitgevoerd om toegang tot de Perk SFTP-server mogelijk te maken, moet u bepalen hoe Perk de bestanden moet verwerken die naar de beveiligde map worden geüpload. U configureert elk gegevenstype afzonderlijk. Alleen actieve configuraties worden in overweging genomen. Als u een configuratie als inactief instelt, slaat Perk deze bestanden over tijdens de importtaak.
Wanneer een nieuw bestand aan de SFTP-server wordt toegevoegd, controleert Perk of er een actieve configuratie is die bepaalt hoe het bestand moet worden verwerkt. Als er een actieve configuratie wordt gevonden, wordt het bestand direct verwerkt, geüpload en vervolgens, na succesvolle verwerking, naar de archiefmap verplaatst. Als er geen actieve configuratie wordt gevonden, blijft het bestand onverwerkt op de server staan.
Opmerking: Houd er rekening mee dat de SFTP-server dagelijks rond 20:00 UTC opnieuw wordt opgebouwd. Dit proces duurt ongeveer 5 minuten. Het kan zijn dat u gedurende deze tijd geen verbinding kunt maken.
Voorzichtigheid: Deze functie wordt niet ondersteund. elke bestaande configuratie voor Perk-bestandsimport of aangepaste importbestandenAls u de bestaande importconfiguratie voor standaard Perk-bestandsindelingen of de importconfiguratie voor aangepaste bestandsindelingen wilt wijzigen, neem contact op met Perk.
Een SFTP-importconfiguratie toevoegen
Je stelt de importconfiguratie in via Instellingen > Ontwikkelaarstools > Uitgaventools, SFTP-import tab.
Opmerking: U moet eerder Stel de SFTP-verbinding in Voordat u de importconfiguratie kunt instellen, dient u er rekening mee te houden dat u eerst de initiële SFTP-verbinding moet instellen. duurt maximaal 24 uurOm de configuratie voor een specifiek gegevensobjecttype op te geven, klikt u op + SFTP-import toevoegen.
Bronbestand
Je moet de map waarin het bestand zich bevindt en het patroon van de bestandsnaam achterhalen.
In MapSelecteer de bronmap waar u het te importeren bestand uploadt. De configuratie haalt de namen op van alle submappen van de to_yokoy map op de SFTP-server.
In het bestandsnaampatroonVoer een reguliere expressie in die kan worden gebruikt om de bestandsnaam te identificeren. Gebruik bijvoorbeeld: categorieën[.]csv voor bestanden met de naam categorieën.csvJe kunt ook complexere naamgevingspatronen gebruiken.
Voorbeelden van geaccepteerde patronen:
categorieëncategorieën.csvcategorieën[.]csvcategorieën_.*csvcategorie_import_bedrijf1_\d{8}[.]csv
Houd er rekening mee dat het patroon uniek moet zijn binnen de organisatie. Als u meerdere configuraties instelt met een patroon dat op beide manieren gebruikt kan worden om hetzelfde bestand te identificeren, kan Perk niet bepalen welke configuratie gebruikt moet worden om de bestanden te verwerken en wordt het proces afgebroken.
Als u bijvoorbeeld twee configuraties instelt om een bestandsnaampatroon te gebruiken van categorie.*csv En categorie[.]csvPerk kan niet bepalen welke methode hij moet gebruiken om een bestand met de naam te importeren. categorie.csv.
Hoewel bestanden worden verwerkt zodra ze aan de beveiligde SFTP-directory worden toegevoegd, is het raadzaam om de bestandsnaam uniek te maken voor elke upload en een tijdstempel of datum toe te voegen om de traceerbaarheid te garanderen.
Tip: Test je reguliere expressie met regex101.com om ervoor te zorgen dat het bestandspatroon correct is.
Importeeropdracht
In Type gegevensverzamelingSelecteer het type gegevensobject dat in het bestand is opgenomen. U kunt kiezen uit:
- Uitgavencategorieën
- Factuurcategorieën (indien factuurverwerking is ingeschakeld)
- Leveranciers (indien factuurverwerking is ingeschakeld)
Je kunt een voorbeeld van het importbestand downloaden dat je in het formulier kunt gebruiken.
Bedrijfsmapping
Tot slot moet u, voordat u de configuratie kunt opslaan, bepalen naar welk(e) bedrijf(en) de gegevens worden geïmporteerd.
Als het bestand gegevens voor één bedrijf bevat of als u dezelfde gegevens in meerdere bedrijven wilt importeren, bijvoorbeeld om dezelfde kostenobjecten of -categorieën in alle geselecteerde bedrijven aan te maken, selecteer dan de betreffende bedrijven in het bestand. Bedrijf veld.
Als het bestand gegevens bevat voor meerdere bedrijven in één bestand (dus aparte gegevens voor verschillende bedrijven), dan moet u dit inschakelen. Schakel gegevenssplitsing in..
In dit geval moet u het volgende specificeren:
-
Kolomnaam voor gegevenssplitsing: voer de naam in van de kolom die Perk kan gebruiken om te bepalen op welk bedrijf de gegevens betrekking hebben, bijvoorbeeld
bedrijfsnaam -
Splitsingswaarde: geef de waarde op die in het bestand staat en die het bedrijf identificeert, bijvoorbeeld
bedrijven. - BedrijfSelecteer het bedrijf dat de extra voordelen moet opleveren en dat aan de gesplitste waarde moet worden gekoppeld, bijvoorbeeld Bedrijf A - Spaanse entiteit.
U kunt zoveel waarden toevoegen als nodig is om aan alle vereisten te voldoen. Rijen die geen waarde bevatten of een waarde bevatten die niet is gespecificeerd en aan een bedrijf is gekoppeld in de configuratie, worden genegeerd.
Nadat u alle verplichte velden hebt ingevuld, kunt u het volgende doen:
- Opslaan als inactiefDe configuratie wordt bewaard, maar er wordt geen rekening mee gehouden bij het uploaden van het bestand.
- Opslaan als actiefDe configuratie wordt bewaard en door Perk gebruikt om de bestanden te verwerken die naar de SFTP-server worden geüpload.
SFTP-configuraties bekijken en bewerken
In het overzichtstabblad SFTP-import kunt u alle configuraties zien die voor de organisatie zijn ingesteld.
De tabel toont de bedrijven die door de import worden beïnvloed, het type gegevens, het gebruikte bestandsnaampatroon, waar het bestand binnen de SFTP-server moet worden geüpload en wanneer de configuratie voor het laatst is gewijzigd.
Je kunt alle instellingen wijzigen door te klikken. BewerkingU kunt de import van bestanden naar behoefte in- of uitschakelen door op de schakelaar in de Status kolom.
Houd er rekening mee dat bij het deactiveren of activeren van een configuratie, de configuratie slechts tijdelijk wordt geactiveerd. in aanmerking genomen voor nieuw geüploade bestandenAls er al onverwerkte bestanden op de SFTP-server staan, worden deze niet verwerkt. U moet de bestanden opnieuw downloaden en uploaden om het importproces te starten.