Gebruik dit artikel om een stapsgewijs kilometervergoedingstarief in Perk te creëren. Een stapsgewijs kilometertarief vergoedt werknemers tegen verschillende tarieven, afhankelijk van het aantal kilometers dat ze in een bepaalde periode hebben afgelegd. Gebruik dit wanneer uw polis een hoger tarief betaalt voor het eerste deel van de kilometers en een lager tarief boven een bepaalde drempel.
Hoe stapsgewijze kilometervergoedingen werken
Met een stapsgewijs kilometertarief definieert u een of meer afstandscategorieën, elk met een eigen tarief per kilometer of mijl. Perk houdt de afgelegde kilometers van elke medewerker bij en past automatisch de juiste categorie toe.
Voorbeeld: Uw bedrijf vergoedt werknemers £0,45/km voor de eerste 10.000 km per jaar en £0,25/km voor elke afstand daarboven. Een werknemer die 9.800 km heeft gereden, dient een rit van 500 km in. Perk vergoedt de eerste 200 km met £0,45/km en de resterende 300 km met £0,25/km.
Elke schijf in een stapsgewijs kilometertarief kan zijn eigen belastingtarief hebben. Wanneer belastingtarieven gekoppeld zijn, berekent Perk automatisch de belasting over elk deel van de kosten op basis van de schijf waarin het valt.
Let op: Bij kilometervergoedingen met stapsgewijze tarieven is het getoonde belastingbedrag bij indiening en beoordeling een schatting. De definitieve belastingberekening vindt plaats wanneer de onkosten worden geëxporteerd, omdat de uiteindelijke vergoeding afhangt van het totale aantal gereden kilometers van de werknemer gedurende de periode. Het geëxporteerde bedrag kan enigszins afwijken van het eerder getoonde bedrag – dit is normaal en garandeert de nauwkeurigheid.
Het creëren van een stapsgewijs kilometertarief
Stap 1: Voer het tarief in en vul de basisgegevens in.
- Ga naar Instellingen > Onkosteninstellingen > Kilometervergoeding.
- Klik Voeg een nieuw kilometertarief toe.
- Selecteer Getrapt kilometertarief.
- Vul alle gegevens in voor de getrapte kilometervergoeding.
Opmerking: Kilometervergoedingen kunnen pas worden gebruikt nadat ze zijn geactiveerd (en indien nodig aan het werknemersbeleid zijn toegewezen). Zorg ervoor dat u het tarief activeert nadat u alle gegevens hebt ingevoerd.
Stapsgewijze kilometervergoedingconfiguratie
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van het kilometertarief. |
| Categorie | De categorie waaraan het kilometertarief gekoppeld moet worden. Dit zorgt ervoor dat de kilometervergoeding op de juiste onkostenrekening wordt geboekt. |
| Munteenheid | De valuta waarin het kilometertarief wordt weergegeven. |
| Geldig vanaf (optioneel) | Stel een startdatum in vanaf wanneer het kilometertarief actief is, indien van toepassing. |
| Geldig tot (optioneel) | Stel een einddatum in tot wanneer het kilometertarief actief is (indien van toepassing). |
| Toepasselijke landen (optioneel) | Definieer de landen waar het kilometertarief geldig is. |
| Beschrijving (optioneel) | Voeg indien nodig een omschrijving van de kilometervergoeding toe. |
| Prioriteit (optioneel) | Geef prioriteit aan het kilometertarief door een getal in te voeren. Een hoger getal geeft een hogere prioriteit aan. Hierdoor kan Perk automatisch een kilometertarief aan een uitgave toewijzen. |
| Minimale afstand voor vergoeding (optioneel) | Bij invoer wordt de kilometervergoeding alleen berekend als de gereden afstand per rit groter is dan de kilometerdrempel. Dit betekent dat er niets wordt uitgekeerd als de gereden afstand per kilometerrit lager is. |
| Bijlage vereist | Schakel deze optie in om werknemers te verplichten een bewijsstuk te uploaden voor kilometervergoedingen. |
Stap 2: Voeg de tariefschalen toe
- Voer onder Getrapte snelheid, bij de eerste haak, het volgende in:
- Vanaf: de startafstand voor deze haakjes (meestal 0).
- Getrapt tarief: het vergoedingsbedrag per kilometer of mijl voor deze categorie.
- Belastingtarief (optioneel): het belastingtarief dat van toepassing is op het gedeelte van de kosten dat binnen deze categorie valt. Indien geselecteerd, berekent Perk automatisch de belasting voor dit gedeelte.
- Klik nogmaals op Tarief toevoegen om de volgende afstandscategorie toe te voegen.
- Herhaal dit totdat alle haakjes gedefinieerd zijn. Het laatste haakje heeft geen bovengrens; het is van toepassing op alle afstanden voorbij de vorige drempel.
Voorbeeld van de opstelling voor de rente met twee beugels hierboven:
| Vanaf (km) | Tarief (£/km) | Belastingbedrag |
|---|---|---|
| 0 | £0,45 | 20% btw |
| 10,000 | £0,25 | 20% btw |
Stap 3: Opslaan en activeren
Klik op Opslaan om het tarief als concept op te slaan, of op Activeren om het direct beschikbaar te maken.
Let op: Een kilometervergoeding kan pas worden gebruikt nadat deze is geactiveerd. Activeer de kilometervergoeding zodra u alle gegevens hebt ingevoerd.
Hoe wordt belasting toegepast op stapsgewijze kilometervergoedingen?
Wanneer je een belastingtarief koppelt aan een of meer schijven, past Perk die belastingtarieven automatisch toe op de gedeeltes van elke uitgave die binnen de betreffende schijven vallen.
Omdat de berekening van het stapsgewijze tarief afhangt van de opgebouwde kilometerstand – die kan veranderen naarmate er meer onkosten worden ingediend binnen de periode – vindt de definitieve belastingberekening plaats op het moment van export om ervoor te zorgen dat de bedragen correct zijn.
Voorbeeld: Alex' bedrijf hanteert twee tariefschijven: £0,45/km met 20% btw voor de eerste 10.000 km, en £0,25/km met 20% btw daarna. Alex dient een rit van 500 km in die binnen beide tariefschijven valt. Perk toont een geschatte belasting op het onkostenformulier. Wanneer de onkosten worden geëxporteerd, berekent Perk de belasting opnieuw op basis van Alex' uiteindelijke kilometerstand en past het belastingbedrag dienovereenkomstig aan.
Opmerking:Als er geen belastingtarief is geselecteerd voor een schijf, blijft het belastingveld voor dat deel van de onkosten leeg. Werknemers kunnen echter handmatig een belastingtarief toevoegen als ze het belastinggedeelte in het kilometervergoedingformulier kunnen zien.
Het tarief toewijzen aan een polis
Een kilometervergoeding wordt pas beschikbaar voor werknemers zodra deze is gekoppeld aan een polis. Om dit te doen:
- Ga naar Instellingen > Uitgaveninstellingen > Werknemersbeleid.
- Selecteer de polis waarop u het tarief wilt toepassen.
- Selecteer onder Toepasselijke kilometervergoedingen het tarief dat u zojuist hebt aangemaakt.
- Klik op Opslaan.
Voor meer informatie over hoe Perk kilometervergoedingen berekent en belasting toepast, zie Hoe kilometervergoedingen worden berekend.