De Perk-integratie voor Oracle NetSuite verbindt Perk met het NetSuite ERP-systeem van een bedrijf, waardoor uitgavengegevens automatisch tussen de twee systemen worden uitgewisseld. Dit artikel legt uit wat de integratie doet, hoe gegevens tussen Perk en NetSuite worden uitgewisseld en hoe elk type record – van werknemers tot bedrijfskaarten – zich gedraagt na de koppeling. Lees het artikel om de concepten achter de integratie te begrijpen.
Overzicht
De Perk-integratie voor Oracle NetSuite automatiseert het uitgavenbeheer door Perk te koppelen aan het NetSuite ERP-systeem van een bedrijf. Het elimineert handmatige gegevensinvoer, zorgt voor nauwkeurige financiële registratie en maakt de onkostenverwerking soepeler binnen de hele organisatie. De integratie ondersteunt zero-touch verwerking van reis- en onkostenworkflows en is ontworpen als een beheerde, schaalbare oplossing: het synchroniseert uitgaven automatisch met de eigen financiële en salarisadministratie van NetSuite en kan complexe vereisten en gebruiksscenario's aan.
De integratie biedt bedrijven diverse concrete voordelen:
- Geen handmatige gegevensinvoer voor onkosten.
- Stamgegevens — werknemers, categorieën, belastingcodes en andere referentiegegevens — blijven automatisch consistent in beide systemen.
- Goedkeuringsworkflows worden in Perk uitgevoerd en automatisch gesynchroniseerd, zodat goedkeuringen nooit dubbel voorkomen in NetSuite.
- Door realtime gegevensuitwisseling blijven beide systemen consistent en nauwkeurig.
- Ondersteuning voor meerdere NetSuite-dochters via multi-entity (OneWorld) ondersteuning.
- Ondersteuning voor meerdere valuta met automatische wisselkoersen.
- Ondersteuning voor zowel Legacy Tax- als SuiteTax-configuraties.
Welke gegevens worden tussen Perk en NetSuite uitgewisseld?
Gegevens worden in beide richtingen tussen Perk en NetSuite uitgewisseld, en de timing hangt af van het recordtype: sommige gegevens worden in realtime gesynchroniseerd, andere volgens een schema en weer andere alleen wanneer iemand ze handmatig activeert.
NetSuite stuurt deze stamgegevens naar Perk: werknemers, onkostencategorieën, kostenobjecten (opgebouwd uit NetSuite-classificaties zoals afdelingen, klassen, locaties, aangepaste segmenten, projecten of klanten), aangepaste velden en tags (extra classificatiedimensies, op dezelfde manier opgebouwd als kostenobjecten), belastingcodes en bedrijfskaarten die in NetSuite zijn aangemaakt.
Perk stuurt deze transactiegegevens naar NetSuite: goedgekeurde onkosten (door het bedrijf betaald, privé betaald en reiskosten) en bedrijfscreditcards die in Perk zijn aangemaakt.
De twee systemen wisselen deze gegevens uit via beveiligde REST API-eindpunten, waarbij gebruik wordt gemaakt van op tokens gebaseerde OAuth 1.0-authenticatie om de verbinding te beveiligen.
Hoe de gegevens van Perk en NetSuite met elkaar overeenkomen.
Elk NetSuite-object heeft een overeenkomend object in Perk, en inzicht in deze koppeling maakt het gemakkelijker om te volgen hoe een record tussen de twee systemen wordt verplaatst.
| NetSuite-object | Voordeelobject | Waarvoor het gebruikt wordt |
|---|---|---|
| Medewerker | Gebruiker | Gebruikers beheren |
| Classificatie (afdeling, klasse, locatie, aangepast segment, project of klant) | Kostenobject | Het beheren van kostenobjecten en kostenallocatie |
| Classificatie (afdeling, klasse, locatie, aangepast segment, project of klant) | Aangepast veld | Beheer van secundaire classificatie en dimensies |
| Bedrijfskaart | Bedrijfskaart | Bedrijfskaarten beheren |
| Belastingcode | Belastingbedrag | Het beheren van belastingtarieven |
| Uitgavencategorie | Uitgavencategorie | Het beheren van onkostencategorieën |
Het beheren van medewerkers en andere stamgegevens.
Stamgegevens vormen de basis waarop de integratie draait: medewerkers, categorieën, kostenobjecten, belastingtarieven, bedrijfskaarten en aangepaste velden worden elk op hun eigen manier gesynchroniseerd tussen Perk en NetSuite.
Medewerkers
Een gebruiker moet synchroniseren voordat zijn of haar onkosten van Perk naar NetSuite kunnen worden geëxporteerd. De integratie synchroniseert elke medewerker met dezelfde Perk-rechtspersoon als de dochteronderneming waartoe hij of zij behoort in NetSuite, en slaat de interne NetSuite-ID voor de medewerker op in het veld "Account (ERP)" van de gebruiker in Perk. Het e-mailadres van elke gebruiker moet uniek zijn in beide systemen, aangezien e-mail de sleutel is voor de koppeling. E-mailadressen met een plusteken (bijvoorbeeld naam+tag@voorbeeld.com) worden niet ondersteund. Alleen medewerkers die behoren tot dochterondernemingen die zijn gekoppeld aan Perk – dat wil zeggen, dochterondernemingen met een reeds ingestelde rechtspersoon-ID – komen in aanmerking voor synchronisatie.
Welke synchronisatiestrategie een bedrijf gebruikt, hangt af van hoe het gebruikers in Perk configureert:
- Medewerker pushen: voor bedrijven waar NetSuite medewerkers aanmaakt en beheert, en deze medewerkers moeten worden toegevoegd aan Perk. NetSuite pusht de medewerkersgegevens en Perk stuurt de nieuwe Perk-gebruikers-ID terug naar NetSuite.
- Perk-ID ophalen via e-mailadres: voor bedrijven waar gebruikers al in Perk bestaan — bijvoorbeeld via SCIM of handmatig aangemaakt — en die gekoppeld moeten worden aan hun NetSuite-werknemersrecord. De koppeling gebeurt via het e-mailadres.
- Perk-ID ophalen op basis van werknemers-ID: hetzelfde gebruiksscenario als ophalen op basis van e-mailadres, maar de matching gebeurt in plaats daarvan op basis van de NetSuite-werknemers-ID.
De synchronisatie kan per record in realtime worden uitgevoerd, of in bulk via een CSV-import in NetSuite.
Categorieën
In Perk zijn categorieën de rekeningen die worden gebruikt om uitgaven te boeken, en elke categorie is gekoppeld aan een grootboekrekening in NetSuite. Categorieën worden individueel en in realtime gesynchroniseerd. Een categorie die alleen is ingeschakeld voor één NetSuite-dochteronderneming, wordt alleen gesynchroniseerd met de juridische entiteit van die dochteronderneming in Perk.
Kostenobjecten
Kostenobjecten in Perk zijn hiërarchische structuren die kosten toewijzen aan dimensies zoals afdelingen, projecten of klanten. De integratie stelt een bedrijf in staat om te kiezen welke NetSuite-classificatie als kostenobject dient — afdelingen, klassen, locaties, aangepaste segmenten, projecten of klanten — en er wordt automatisch een speciale kostenobjecttabel aangemaakt die aan die classificatie is gekoppeld.
De integratie creëert en beheert kostenobjecten per rechtspersoon en beperkt deze automatisch tot de dochterondernemingen waar de gekozen classificatie is ingeschakeld. Ouder-kindrelaties, met name afdelingshiërarchieën, worden vanuit NetSuite overgenomen in de kostenobjectstructuur van Perk. Een bedrijf kan in NetSuite goedkeurders en goedkeuringslimieten instellen voor elk kostenobject, maar de goedkeurder moet al gesynchroniseerd zijn met Perk voordat iemand deze kan selecteren.
Kostenobjecten worden in twee stappen gesynchroniseerd: eerst maakt NetSuite ze aan op basis van de gekozen classificatie, daarna worden ze gesynchroniseerd met Perk.
Belastingtarief
De integratie ondersteunt zowel Legacy Tax als SuiteTax. Alleen belastingcodes die gekoppeld zijn aan een actieve belastingregistratie (nexus) voor een verbonden dochteronderneming kunnen worden gesynchroniseerd; belastinggroepen worden niet ondersteund, alleen individuele belastingcodes. Belastingcodes worden individueel en in realtime gesynchroniseerd.
Bedrijfskaarten
Een bedrijfskaart moet eerst vanuit Perk aan NetSuite worden gekoppeld voordat de transacties kunnen worden geëxporteerd. Elke kaart moet bovendien een kaarthouder hebben die een actieve, met Perk gesynchroniseerde medewerker is. De synchronisatie kan handmatig of volgens een dagelijks schema plaatsvinden. De integratie detecteert automatisch Perk-kaarten die nog niet met NetSuite zijn gesynchroniseerd. Een kaarttransactie kan pas worden geëxporteerd als het veld "Creditor number (ERP)" in Perk de bijbehorende interne NetSuite-ID bevat.
gebruikers_aangepaste_velden
Aangepaste velden in Perk — die op dezelfde manier als kostenobjecten worden opgebouwd uit NetSuite-classificaties — voegen een tweede classificatielaag toe aan uitgaven, waardoor gedetailleerdere rapportage mogelijk is bovenop het primaire kostenobject. Een bedrijf kan meerdere classificaties tegelijk als aangepaste velden gebruiken. Om te kunnen exporteren, moet de code van het aangepaste veld in Perk overeenkomen met de interne ID van de corresponderende record in NetSuite. Net als kostenobjecten worden aangepaste velden per rechtspersoon aangemaakt en beheerd, en de integratie beperkt ze automatisch tot de dochterondernemingen waar de bronclassificatie is ingeschakeld.
Ondersteunde bedrijfsprocessen
De integratie omvat de belangrijkste uitgavenprocessen die de meeste financiële teams dagelijks moeten uitvoeren.
| Bedrijfsproces | Wat het omvat |
|---|---|
| Onkostenvergoedingen | Het boeken en vergoeden van door werknemers betaalde onkosten |
| GL-codering en rekeningtoewijzing | Kostencategorieën koppelen aan grootboekrekeningen |
| Kostenverdeling en afmetingen | Uitgaven toewijzen aan kostenobjecten en aangepaste velden |
| Creditcardtransactiebeheer | Het matchen en verwerken van transacties met de bedrijfscreditcard. |
| Abonnementskaarten | Het beheren van terugkerende kaartbetalingen |
| Amortisatie | Kosten spreiden over meerdere perioden |
| BTW-afhandeling | Het toepassen van belastingcodes en -tarieven via Legacy Tax of SuiteTax. |
Hoe worden uitgaven in NetSuite geboekt?
Zodra een item in Perk is goedgekeurd, wordt het naar NetSuite verzonden in een vorm die overeenkomt met de manier waarop Perk de onderliggende gegevens structureert. Eén Perk-onkostenrapport wordt één NetSuite-onkostenrapport. Perk gebruikt reizen als containers voor meerdere onkosten, dus wanneer een reis wordt geëxporteerd, wordt elke afzonderlijke onkostenpost binnen die reis een eigen regel. Als een enkele onkostenpost is opgesplitst in meerdere categorieën of kostenobjecten, worden er ook meerdere regels aangemaakt.
Een reisuitgave — een boeking die vanuit een reisintegratie in Perk is geïmporteerd, reeds betaald en apart van onkostenrapporten wordt bijgehouden — resulteert in één journaalpost per reisuitgave, die vervolgens weer wordt opgesplitst in meerdere regels als deze meerdere categorieën of kostenobjecten omvat.
Elke transactie met een bedrijfscreditcard wordt ook als journaalpost geregistreerd: de debetregel gebruikt de onkostenrekening van de transactie en de creditregel gebruikt de kaartrekening die is ingesteld toen de kaart met NetSuite werd gesynchroniseerd. Een transactie die is opgesplitst in categorieën of kostenobjecten genereert meerdere journaalpostregels en creditnota's worden als negatieve bedragen op die regels geëxporteerd.
| Uitgavetype | NetSuite-record | Hoe het is gestructureerd |
|---|---|---|
| Kosten die u zelf moet betalen | Kostenoverzicht | Eén onkostennota per onkostenpost, met gebruikmaking van de rekening van de betreffende categorie; de werknemer is de crediteur. |
| Dagvergoedingen | Kostenoverzicht | Eén onkostennota per dagvergoeding, waarbij het bedrag wordt berekend op basis van het toepasselijke dagtarief in plaats van een ontvangstbewijs. |
| Reiskosten | Kostenoverzicht | Eén onkostennota per kilometerregistratie, waarbij het bedrag wordt berekend op basis van het kilometertarief. |
| Kaartkosten | Dagboeknotitie | Eén debetlijn per uitgave, via de rekening van de betreffende categorie, in evenwicht gebracht door een creditlijn naar de NetSuite-rekening van de kaart. |
| Reisboekingen | Dagboeknotitie | Eén debetpost per uitgave, via de rekening van de betreffende categorie, in evenwicht gebracht door een creditpost naar de overboekingsrekening van de geconfigureerde reisorganisatie. |
Architectuur en beveiliging
De integratie verbindt Perk en NetSuite via beveiligde REST API-eindpunten, met behulp van OAuth 1.0-authenticatie op basis van tokens. Hierdoor blijft de communicatie versleuteld met behulp van consumentensleutels en tokens die door NetSuite worden uitgegeven. Perk slaat deze inloggegevens op in de integratie-instellingen en een bedrijf kan ze op elk gewenst moment intrekken of vernieuwen via NetSuite.
Gegevens stromen in beide richtingen: stamgegevens stromen van NetSuite naar Perk en transactiegegevens stromen van Perk naar NetSuite, waarbij de synchronisatie realtime, gepland of handmatig wordt geactiveerd, afhankelijk van het recordtype.
Bij het instellen van de integratie wordt een NetSuite SuiteBundle geïnstalleerd met een aangepaste rol "Yokoy Integration", die is ingesteld met alleen de minimale machtigingen die de integratie nodig heeft – een benadering van minimale bevoegdheden. Accountbeheerders behouden de controle gedurende het hele proces: ze kunnen NetSuite-instellingen en stamgegevens rechtstreeks vanuit de NetSuite-gebruikersinterface beheren en bepalen wanneer de integratiebundel moet worden bijgewerkt wanneer er nieuwe versies beschikbaar komen. Versielogboeken zijn direct zichtbaar in de app Nieuwe Yokoy-configuratie in NetSuite.
Beperkingen en aanpassingen
De integratie ondersteunt standaard NetSuite-functionaliteit, die voor elke klant op dezelfde manier is opgebouwd. Aangepaste velden, workflows of scripts in het NetSuite-account van een bedrijf werken mogelijk niet met de integratie en vereisen wellicht extra configuratie om ermee samen te werken. Omdat de integratie een gestandaardiseerde oplossing is, bevat deze geen klantspecifieke afwijkingen van de kernfunctionaliteit. Dit geldt zowel voor de sandbox- als de productieomgeving, en het installatieproces is in beide omgevingen identiek.