In sommige landen kunnen bepaalde zakelijke uitgaven of geschenken gevolgen hebben voor de salarisadministratie. Met andere woorden: werknemers kunnen inkomstenbelasting verschuldigd zijn over de ontvangen bedragen. Bedrijven zijn wettelijk verplicht dergelijke bedragen in te houden op het salaris van de werknemer.

Om de salarisadministratie te vergemakkelijken, genereert Perk een rapport met belastbare onkosten (d.w.z. onkosten die onderworpen zijn aan inkomstenbelasting), uitgesplitst per werknemer, zodat deze verwerkt kan worden door een extern salarissysteem. Perk berekent het belastingbedrag op de onkosten met een bon, zonder bon en op de kilometervergoeding. Onkosten die als creditnota worden gemarkeerd, worden niet meegenomen in deze berekening.

Berekening van het belastbare bedrag voor de belasting op bedrijfsvoordelen

In Perk stelt u belastingregels in om het belastbare bedrag per werknemer te berekenen. In de belastingregel bepaalt u de verzamelperiode waarover kosten worden opgebouwd en de drempel waarboven kosten belastbaar zijn. Belastingregels worden ingesteld voor specifieke categorieën, wat betekent dat alle kosten met een bon, zonder bon of kilometervergoeding die voor die categorieën worden ingediend, onder de belastingregel vallen. De berekening gebruikt het totale kostenbedrag als basis. De configuratie van de categorie heeft geen invloed op de berekening; deze wordt alleen gebruikt om de berekening te activeren.

Stel bijvoorbeeld dat u een belastingregel opstelt die bepaalt dat alle maaltijdkosten boven de € 100 per jaar onderworpen zijn aan inkomstenbelasting. Een werknemer maakt twee reizen per jaar en declareert twee maaltijden voor € 45 per reis. De maaltijdkosten van reis 1 overschrijden de drempel voor het jaar niet en zijn daarom niet belastbaar. Bij reis 2 overschrijdt de eerste maaltijd de cumulatieve drempel van € 100; daarom is een deel van die kosten wel belastbaar. De laatste maaltijdkosten zijn volledig belastbaar.

Belastbaar bedrag per deelnemer

Belastbare bedragen worden berekend voor alle deelnemers van het eigen bedrijf (d.w.z. gebruikers die behoren tot de rechtspersoon van de uitgave). Perk berekent geen belastbare bedragen voor deelnemers van andere bedrijven binnen de organisatie of externe deelnemers (d.w.z. werknemers van andere organisaties).

Voor onkosten waarbij deelnemers als nummer en naam in een tekstveld zijn opgegeven, en voor kilometervergoedingen, worden belastbare bedragen berekend voor de indiener van de onkosten of de persoon voor wie de gebruiker de onkosten indient in het geval van assistenten. Het onkostenbedrag wordt altijd gelijk verdeeld over het aantal deelnemers (ongeacht of het Perk-gebruikers of externen zijn). Als het aantal deelnemers aan een onkostenvergoeding van € 100 bijvoorbeeld 2 is, bedraagt het onkostenbedrag waarop het belastbare bedrag wordt berekend € 50.

Kosten van EUR 498,65 verdeeld over 4 deelnemers.
Perk berekent alleen de belastbare bedragen voor de 2 die eigendom zijn van het bedrijf.

Belastbare bedragen berekend op geëxporteerde uitgaven

Het belastbare bedrag voor de belasting op bedrijfsvoordelen wordt berekend tijdens het exportproces . Uitgaven in de status concept, goedkeuring, beoordeling of gereed voor export worden niet meegenomen in de berekening van het belastbare bedrag. De berekening houdt rekening met de huidige uitgaven en alle eerder geëxporteerde uitgaven voor dezelfde werknemer en categorie binnen dezelfde periode zoals gespecificeerd in de belastingregel.

Figuur 1. Totaal belastbaar bedrag van een uitgave verdeeld over 4 deelnemers (totaal uitgavenbedrag EUR 498,65)

Bij export worden de uitgaven bijgewerkt met een samenvatting voor elke belastingregel van de belastbare bedragen voor de deelnemers die op de uitgaven vermeld staan. Bovendien worden in de samenvatting eerdere uitgaven weergegeven die aan dezelfde belastingregel zijn gekoppeld, zodat de traceerbaarheid gewaarborgd is. Als meerdere uitgaven in dezelfde exporttaak worden geëxporteerd, berekent Perk het belastbare bedrag voor elke uitgave achtereenvolgens op basis van (in volgorde van prioriteit):

• Uitgavendatum
• Datum van indiening
• Beoordelingsdatum
• Goedkeuringsdatum

Met andere woorden: als er in een exportopdracht meerdere uitgaven zijn, worden eerst de uitgaven met de oudste uitgavendatum berekend, vervolgens de uitgaven met de op één na oudste datum en zo verder totdat de belastbare bedragen voor alle uitgaven die in de exportopdracht zijn opgenomen, zijn berekend.

Omdat de berekening van het belastbare bedrag direct na het exporteren van de kosten wordt uitgevoerd, wordt er geen berekening uitgevoerd als een exporttaak op enig moment mislukt. De kosten kunnen dus opnieuw worden geëxporteerd zonder dat dit gevolgen heeft voor de berekening van het belastbare bedrag.

Let op: Als een uitgave wordt teruggedraaid en vervolgens opnieuw wordt geëxporteerd, wordt ervan uitgegaan dat het belastbare bedrag al is berekend en geëxporteerd naar een extern systeem; het wordt daarom niet opnieuw berekend. Eventuele aanpassingen moeten handmatig in het externe systeem worden gedaan.

Toepasselijkheid van de belastingregel

Belastingregels zijn volledig onafhankelijk; dit betekent dat de toepasbaarheid van één belastingregel op een specifieke categorie geen invloed heeft op de berekening van andere belastingregels die mogelijk voor dezelfde categorie gelden. Als er meerdere belastingregels van toepassing zijn (d.w.z. één met een wekelijkse aggregatie en een andere met een maandelijkse aggregatie) op dezelfde categorie, berekent Perk de belastbare bedragen voor elke regel onafhankelijk . Omdat Perk het belastbare bedrag per deelnemer voor elke regel bepaalt, is het de verantwoordelijkheid van de klant om te bepalen welke belastingregels van toepassing zijn en welk belastbaar bedrag in aanmerking moet worden genomen bij de berekening van de belasting over bedrijfsvoordelen om dubbele belasting te voorkomen.

Kosten met meerdere deelnemers en meerdere belastingregels van toepassing

De geldigheid van een belastingregel is retroactief, maar de berekening zelf is niet retroactief. Een bedrijf stelt bijvoorbeeld een belastingregel in met een jaarlijkse aggregatieperiode op 1 maart, maar stelt de startdatum met terugwerkende kracht in op 1 januari 2025. De berekening van het belastbare bedrag wordt alleen uitgevoerd voor kosten die op of na 1 maart 2025 worden geëxporteerd. Het belastbare bedrag wordt niet met terugwerkende kracht berekend voor eerder geëxporteerde kosten. Alle geëxporteerde kosten met een kostendatum op of na 1 januari worden echter wel meegenomen en hebben invloed op de berekening van de belastbare bedragen voor de kosten die op of na 1 maart worden geëxporteerd. In het overzicht van de belastingregel voor de kosten van 1 maart worden deze eerdere kosten vermeld met een belastbaar bedrag van nul, omdat er geen berekeningen voor deze kosten zijn uitgevoerd. De som van de kostenbedragen voor de eerdere kosten bepaalt of de huidige kosten de drempel overschrijden.

Drempel voor belastbare bedragen op individuele uitgaven

Hoewel belastingregels doorgaans worden ingesteld voor een specifieke aggregatieperiode, kan Perk ook worden geconfigureerd om belastbare bedragen voor individuele uitgaven te berekenen. Wanneer de aggregatieperiode per uitgave is, berekent Perk het belastbare bedrag op basis van de individuele uitgave en houdt het geen rekening met andere uitgaven die mogelijk zijn ingediend. U kunt ervoor kiezen om het volledige bedrag als belastbaar te beschouwen zodra het de drempel overschrijdt, of om alleen het evenredige deel dat de drempel overschrijdt als belastbaar bedrag te beschouwen. Als u bijvoorbeeld een belastingregel instelt met een drempel van € 100, kan Perk voor een uitgave van € 150 het belastbare bedrag bepalen op € 50 (d.w.z. het bedrag dat de drempel van € 100 overschrijdt), of de volledige uitgave als belastbaar beschouwen (d.w.z. € 150), aangezien de uitgave de ingestelde drempel overschrijdt.

Tip: Belastbare bedragen kunnen ook voor elke uitgave worden opgehaald via de Yokoy API ( incomeTaxableAmounts ).

Belastbare bedragen in onkosten en dagvergoedingen

Deze functie berekent geen belastbare bedragen voor dagvergoedingen. Met andere woorden, het belastbare bedrag voor een voordeel in natura dat van toepassing kan zijn op een eventueel door het bedrijf zelf betaald dagvergoedingsbedrag in sommige landen (bijvoorbeeld wanneer een bedrijf werknemers dagvergoedingen betaalt die hoger zijn dan het Duitse nationale tarief). Perk berekent de belastbare bedragen voor dagvergoedingen afzonderlijk. Houd er echter rekening mee dat er dubbele belasting kan optreden, aangezien zowel de kosten als de dagvergoeding als belastbaar kunnen worden beschouwd.

Een werknemer is bijvoorbeeld een van de deelnemers aan een dineruitgave. Als hij het bedrag van de uitgave als deelnemer beschouwt, kan het bedrag voor die werknemer als belastbaar worden beschouwd en wordt het belastbare bedrag dienovereenkomstig berekend. Als de werknemer vervolgens een aanpassing kiest om die maaltijd af te trekken van de dagvergoeding voor die dag, kan dit leiden tot fiscale gevolgen voor de dagvergoeding. De aanpassing kan het belastingvrije bedrag en daarmee het belastbare bedrag van de dagvergoeding wijzigen. Als beide belastbare bedragen (het bedrag van de bonuitgave en het bedrag van de dagvergoeding) worden opgeteld, is in principe dubbele belasting mogelijk.

Voorbeelden van berekening van belasting op bedrijfsvoordeel

Een bedrijf verwerkt drie uitgaven binnen dezelfde aggregatieperiode en exporteert deze na elkaar. Er is een belastingregel ingesteld voor een drempel van € 60 per jaar.

Het belastbare bedrag dat voor elke deelnemer wordt berekend, is als volgt:

Overzicht van de belastbare bedragen in de kosten

Nadat u een of meer uitgaven hebt geëxporteerd waarvoor belastingregels gelden, wordt de uitgave bijgewerkt met een overzicht van de belastbare bedragen voor alle deelnemers van het eigen bedrijf, voor elke regel die op de uitgave van toepassing is.

De uitsplitsing is gegroepeerd per belastingregel en bevat de volgende informatie:

• Toepasselijke belastingregel(s)
• Drempelwaarde
• Aggregatieperiode
• Totaal belastbaar bedrag
• Belastbaar bedrag per deelnemer

Voor de toepasselijke belastingregel kunt u alle uitgaven bekijken die zijn meegenomen in de berekening van de belastingregel voor de periode voor de deelnemers aan de uitgave door te klikken op Uitgaven deelnemer(s) bekijken .

U ziet een uitvouwbaar gedeelte voor elke deelnemer aan de uitgave, met daarin de huidige uitgave en eerdere uitgaven die binnen de voor de belastingregel gedefinieerde verzamelperiode zijn opgenomen. Voor elke uitgave ziet u een beschrijving van de uitgave, de datum van de uitgave, de status van de uitgave, het aandeel van de deelnemer in de uitgave en het belastbare bedrag voor die uitgave.

De deelnemersgegevens worden gesorteerd op de volgorde waarin de deelnemers aan de onkostenpost zijn toegevoegd.

Onkosten met twee deelnemers, die de drempel van de fiscale regel van € 20,- overschrijden. Eén deelnemer heeft reeds een onkosten ingediend die onder de fiscale regel valt.

Opmerking: Zie Perk instellen om belastbare bedragen voor bedrijfsvoordelen te berekenen voor informatie over het configureren van Perk om automatisch de belastbare bedragen van de uitgaven voor elke deelnemer te berekenen.

Een analyserapport genereren met belastbare bedragen

In Analytics kunt u een ad-hoc onkostenrapport genereren met alle belastbare bedragen per werknemer, evenals details over de gebruikte belastingregel.

De gegevensvelden die specifiek betrekking hebben op belastbare bedragen voor bedrijfsvoordelen die u in onkostennota's kunt opnemen, zijn:

In Waarden (geaggregeerd) kunt u Belastbaar bedrag selecteren. Het resulterende rapport kan worden gebruikt voor verwerking in uw salarisadministratie.

Tip: U moet een belastingregel instellen in Perk om de belastbare bedragen voor bedrijfsvoordelen te berekenen.