De DATEV (Expense) integratie is een API-gebaseerde integratie die gebruikmaakt van DATEV's Buchungsdatenservice voor alle soorten uitgaven (vaste lasten, kaarttransacties en reiskosten).
Nadat de financiële afdeling de onkosten heeft beoordeeld en goedgekeurd, worden de onkosten bij het exporteren vanuit Perk omgezet in een boekhoudjournaal in CSV-formaat, dat vervolgens wordt overgebracht naar het DATEV-rekencentrum.Rechenzentrum of RZ), samen met de bijbehorende bon.
Bonnen worden naar DATEV verzonden en zijn te bekijken in DATEV Unternehmen Online (DUO). Het DATEV-formaatbestand kan ook worden gegenereerd zonder het naar DATEV te verzenden. Binnen DATEV kunnen de boekingen en de bijbehorende bonnen worden opgevraagd bij Rechenzentrum, gewijzigd (tenzij de boekingen zijn ingesteld op 'vergrendeld' in Perk) en geboekt.
DATEV biedt geen eindpunten om stamgegevens voor Perk op te halen. Deze integratie omvat daarom alleen de export van boekingsgegevens.
De integratie maakt gebruik van DATEV's boekhouding: documenten En boekhouding:extf-bestanden openbare API's.
Boekhoudkundige logica en bestandsindeling voor boekingen
Het boekhoudkundig journaal wordt opgesteld in de DATEV-formaat:
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Beschrijving |
|---|---|
| Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Brutobedrag in de oorspronkelijke valuta |
| Soll/Haben-Kennzeichen | “H” voor creditnota, anders “S” |
| WKZ Umsatz | Oorspronkelijke uitgavevaluta. Alleen aanwezig als de uitgave in een vreemde valuta is. |
| Cursus | Wisselkoers |
| Basis-Umsatz | Brutobedrag in basisvaluta |
| WKZ Basis-Umsatz | Basisvaluta |
| Konto | Rekening |
| Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Crediteurenrekening |
| BU-Schlüssel | Belastingpostcode. Alleen indien er belasting van toepassing is. |
| Belegdatum | Configuratie binnen Perk. Datum van onkosten of boekingsdatum. |
| Belegfeld 1 | Configuratie binnen Perk |
| Buchungstext | Zakelijk doel / beschrijving |
| Postensperre | 0 |
| Zinssperre | 0 |
| KOST1 - Kostenstelle | Configuratie binnen Perk |
| KOST2 - Kostenstelle | Configuratie binnen Perk |
| EU-Land u. UStID (Bestimmung) | BTW-nummer voor handelaren |
| Zahlweise | 3 |
| Festschreibung | Configuratie binnen Perk. De waarde kan 0 of 1 zijn. |
| Zusatzinformation - Art 1 | “Originele voordeel-ID” |
| Zusatzinformation - Inhalt 1 | Perk interne onkosten-ID |
| Zusatzinformation - Artikel 2 | “Naam Mitarbeiter” |
| Zusatzinformation - Inhalt 2 | Voor- en achternaam van de medewerker |
De header van het bestand is als volgt gedefinieerd:
| Alle aangepaste velden die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Meerdere aangepaste velden worden gescheiden door een puntkomma (;). | Waarde |
|---|---|
| Vlag | “EXTF” |
| Versienummer | 700 |
| Formaatcategorie | 21 |
| Formaatnaam | “Buchungsstapel” |
| Formaatversie | 12 |
| Gemaakt op | Tijdstempel |
| Consultantnummer | Afhankelijk van de verbindingsinstellingen. Afkomstig uit de instellingen. |
| Klantnummer | Afhankelijk van de verbindingsinstellingen |
| Begin van het boekjaar | Configuratie binnen Perk |
| Grootboekrekeninglengte | Configuratie binnen Perk |
| Datum vanaf | Vroegste `Belegdatum` van alle boekingen in het bestand |
| Datum tot | Laatste `Belegdatum` van alle boekingen in het bestand |
| Aanduiding | “Export van onkostenverwerking” |
| Initialen | “JJ” |
| Recordtype | 1 |
| Boekhoudkundige reden | 0 |
| Vergrendelen | Configuratie binnen Perk. Ofwel 0 of 1. |
| Valutacode | Basisvaluta |
| Grootboekrekeningenschema | Configuratie binnen Perk. SKR03, SKR04, SKR07 |
Dit boekingsdossier is ook opgeslagen in Perk en kan worden gedownload ter inzage.
Ontvangstoverdracht
Momenteel ondersteunt Perk de volgende formaten voor het verzenden van de ontvangstbevestiging naar DATEV:
- PNG
- JPG / JPEG
De ontvangstbewijzen worden verzonden met de volgende metadata:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| document_type | “Rechnungseingang” |
| opmerking | “Beleg zu Perk Spese ” |
| categorie | “Voordeel” |
| map | “Spesen” |
| register | Datum van de onkostenboeking in JJJJ/MM-formaat (De gehanteerde datum is afhankelijk van de `Belegdatum`-configuratie) |
De laatste drie items worden gebruikt om de bonnen te categoriseren in de volgende mapstructuur.
Dit betekent dat er een bonnetje van januari 2022 te vinden is onder [onduidelijke bron]. Belegalage/Perk/Spesen/”2022/01”.
Instellen in DATEV
Als voorwaarde voor de integratie met Perk moet je de volgende functie activeren: Buchungsdatenservice in het DATEV-account.
Raadpleeg de volgende bronnen van DATEV:
Als u de dienst niet kunt activeren, neem dan contact op met uw belastingadviseur.
Instellen in Perk
Een nieuwe verbinding instellen: authenticatie
Voorwaarden: Je moet het weten client-id bestaande uit het adviseursnummer en het klantnummer. U kunt deze informatie opvragen bij uw belastingadviseur of opzoeken in de DATEV-app.
Net als bij DATEV worden alle boekingen omgerekend naar de valuta van het bedrijf (doorgaans EUR), alleen de Exportbedragen in de valuta van het bedrijf De strategie voor het boeken van valuta wordt ondersteund.
Om de verbinding met DATEV te configureren:
- Ga naar Instellingen > Integraties > Kosten exporteren
- Klik ERP-systeem voor het betreffende onkostentype (Onkosten/Kaarttransacties/Reiskosten)
- Select DATEV Buchungsdatenservice een nieuwe verbinding tot stand brengen.
Zien Een bestaande verbinding hergebruiken als u een bestaande verbinding wilt hergebruiken. - Vul het consultantnummer en het klantnummer in. Zorg ervoor dat de De pop-upblokkering is gedeactiveerd..
- Klik Verbinden met DATEV.
-
Er verschijnt een pop-upvenster waarin u moet inloggen bij DATEV:
- Kies de gewenste inlogmethode en voer indien nodig het wachtwoord in.
-
Als het inloggen is gelukt, wordt u gevraagd om toestemming te geven:
- Klik Ik ben het ermee eens. als u ermee instemt de beschreven machtigingen aan Perk te verlenen.
- De verbinding is tot stand gebracht en getest. De resultaten van de verbindingstest worden weergegeven onder het gedeelte met de vereiste ERP-configuratie.
U kunt een van de volgende scenario's tegenkomen:
| Verbindingsstatus | Uitleg |
|---|---|
| Verbindingsstatus bijwerken… | De verbinding wordt getest. |
| De verbinding met DATEV is actief. | De verbinding is actief en alle relevante diensten zijn beschikbaar in DATEV. |
| Relevante diensten ontbreken in DATEV. Controleer de gegevens voor consultant- en klantnummer en de beschikbare diensten in DATEV. | De verbinding is actief, maar relevante services ontbreken. Zorg ervoor dat de services "Buchungsdatenservice" en "Belegbilderservice" zijn geactiveerd in DATEV. |
| De klant bestaat niet in DATEV of de toegangsrechten ontbreken. Controleer de gegevens voor consultant en klantnummer en controleer de toegangsrechten in DATEV. | Uw gebruiker heeft geen toegang tot de ingevoerde klant-ID of de klant-ID bestaat niet. Controleer of u het consultantnummer en het klantnummer correct hebt ingevoerd. |
| Het telefoonnummer van de consultant en/of klant ontbreekt. Maak opnieuw verbinding. | Er is ofwel geen eerdere verbindingspoging ondernomen, ofwel is deze mislukt en ontbreekt het nummer van de consultant en/of het klantnummer. U moet (opnieuw) verbinding maken. |
| Er is geen vernieuwingstoken beschikbaar. Maak een verbinding om een nieuw token te verkrijgen. | Eerdere verbindingspogingen zijn mislukt en er zijn geen tokens ontvangen van DATEV. Maak opnieuw verbinding en raadpleeg de veelgestelde vragen aan het einde van deze documentatie voor mogelijke fouten. |
| De samenwerking met DATEV is in Perk beëindigd. | Een gebruiker in Perk heeft de verbinding met DATEV actief verbroken en deze moet opnieuw tot stand worden gebracht. |
| De verbinding met DATEV is verbroken. Maak opnieuw verbinding. | De verbindingstokens werken niet meer, waarschijnlijk omdat de verbinding is verlopen (dit gebeurt na 2 jaar) of buiten Perk om is ingetrokken. |
| De verbindingsstatus kon niet worden vastgesteld. Neem contact op met de supportafdeling. | Er is een onvoorziene fout opgetreden. Neem contact met ons op. Voordelenondersteuning. |
Het beheer van de verbinding met DATEV
U kunt de verbinding met DATEV op elk moment verbreken door te klikken. Verbinding met DATEV verbrekenAls alternatief kunt u de link gebruiken. Beheer verbindingen in DATEV Dit geeft u een volledig overzicht van al uw verbindingen binnen DATEV en stelt u in staat deze te verbreken.
Daarnaast kunt u via de Buchungsdatenservice de beschikbaarheid van het DATEV-gegevensverwerkingscentrum en meer gedetailleerde productinformatie raadplegen.
Configuratie
Zodra de verbinding succesvol tot stand is gebracht, verschijnt het volgende configuratieformulier:
U moet deze instellingen configureren:
| Configuratie | Beschrijving |
|---|---|
| Consultantnummer | Het consultantnummer zoals gedefinieerd bij het tot stand brengen van de verbinding. Dit nummer moet overeenkomen met de bijbehorende verbindingsparameter en kan daarom niet worden gewijzigd in de configuratie. Als het consultantnummer moet worden bijgewerkt, moet een nieuwe verbinding tot stand worden gebracht. |
| Klantnummer | Het klantnummer zoals gedefinieerd bij het tot stand brengen van de verbinding. Dit nummer moet overeenkomen met de bijbehorende verbindingsparameter en kan daarom niet worden gewijzigd in de configuratie. Als het consultantnummer moet worden bijgewerkt, moet een nieuwe verbinding tot stand worden gebracht. |
| Grootboekrekeninglengte | De rekeninglengte (Sachkontenlänge) moet overeenkomen met DATEV. Deze is te vinden in DATEV onder Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Rekeningenschema | Het rekeningschema (Standardkontenrahmen) moet consistent zijn met DATEV. Het is te vinden in DATEV onder Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Methode voor de kolom 'Belegfeld 1' |
De kolom 'Belegfeld 1' zorgt voor automatische afstemming (afhankelijk van de instelling worden boekingen met een waarde die nul is niet weergegeven). Perk biedt momenteel verschillende opties voor het instellen van de waarde in 'Belegfeld 1':
|
| Waarde/toewijzing voor de kolom 'Belegfeld 1' |
Dit configuratieveld is een aanvulling op het vorige. Als u de methode 'constante waarde' kiest, moet u de gewenste waarde in dit veld invoeren. Als u de methode 'maand van de uitgave toewijzen' kiest, wordt de toewijzing gespecificeerd in JSON-notatie, bijvoorbeeld: {“1”: “eerste waarde”, “2”: “tweede waarde”, “3”: “derde waarde” …} |
| Waarde voor het veld 'KOST1 - Kostenstelle' |
Perk biedt momenteel drie opties voor het instellen van de waarde van het veld 'KOST1 - Kostenstelle':
|
| Waarde voor het veld 'KOST2 - Kostenstelle' |
Perk biedt momenteel drie opties voor het instellen van de waarde van het veld 'KOST2 - Kostenstelle':
|
| Tagdimensie voor het veld 'KOSTx - Kostenstelle' | Als u voor een van de KOST-velden de tagoptie selecteert, kunt u in dit veld de te gebruiken tagdimensie specificeren. |
| Begin van het boekjaar (DD-MM) | Dag en maand van aanvang van het boekjaar (in DD-MM-formaat). Houd er rekening mee dat alleen uitgaven uit hetzelfde boekjaar samen geëxporteerd kunnen worden. |
| Vergrendel geëxporteerde berichten | Of boekingen al dan niet moeten worden vastgelegd (Festschreibung). |
| Datum voor de kolom `Belegdatum` |
De datum die in de kolom `Belegdatum` moet worden geëxporteerd, is beschikbaar. De volgende opties zijn mogelijk:
Standaard wordt de boekingsdatum in aanmerking genomen. |
| Kies de documentverwerking. |
Of u de bonnen nu wel of niet naar DATEV wilt sturen, u heeft de volgende opties:
De gegenereerde PDF verwijst naar de standaard onkostenoverzicht-PDF van Perk. Als er een bonnetje bij de onkosten hoort, is dit bonnetje in deze PDF opgenomen. Als documenten naar DATEV worden verzonden (alle opties behalve de eerste), moet de Belegbilderservice beschikbaar zijn (deze wordt meestal automatisch geactiveerd bij het activeren van de Buchungsdatenservice). |
| Exporteer een pdf-samenvatting van de reizen. | Indien aangevinkt, wordt een reissamenvatting in pdf-formaat verzonden als ontvangstbewijs voor de gemaakte onkosten. |
| Negeer boekingen met een bedrag van nul in de export. | Indien aangevinkt, worden uitgaven met een bedrag van nul niet naar DATEV verzonden, maar behouden ze wel de status "geëxporteerd". |
| Dagtarieven dienen te worden uitgesloten van de export. | Selecteer de dagtarieven die niet naar DATEV verzonden moeten worden, maar wel de status "geëxporteerd" moeten behouden. |
| Kilometervergoedingen dienen te worden uitgesloten van de export. | Selecteer kilometervergoedingen die niet naar DATEV verzonden moeten worden, maar wel de status "geëxporteerd" moeten hebben. |
Alle configuratieparameters zijn verplicht, met de volgende uitzonderingen:
- Het veld "Waarde/toewijzing voor 'Belegfeld 1'" kan leeg blijven als u de methode "uitgave-ID" gebruikt.
- De tagdimensie voor het veld 'KOSTx - Kostenstelle' kan leeg blijven als de tag niet wordt gebruikt voor een van de twee KOST-velden.
Een bestaande verbinding hergebruiken
Perk biedt de mogelijkheid om verschillende ERP-systemen te gebruiken voor gemeenschappelijke uitgaven, creditcardtransacties en reiskosten. Vaak worden de boekingen voor deze drie soorten uitgaven echter naar hetzelfde ERP-systeem geëxporteerd.
In dit geval kunt u de verbinding die voor algemene uitgaven is gemaakt, met dezelfde configuraties hergebruiken door te selecteren DATEV Buchungsdatenservice met bestaande verbinding” vanuit het ERP-systeemveld.
Reserveren in DATEV
De vanuit Perk geëxporteerde boekingsgegevens worden als een transactiebatch (“Buchungsstapel”) naar het datacenter van DATEV (“Rechenzentrum”, “RZ”) verzonden. Raadpleeg voor de procedure om de boekingsgegevens uit het datacenter op te halen en de boekingen in DATEV te verwerken de volgende documentatie: DATEV-documentatie.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Na het klikken op 'Verbinden met DATEV' gebeurt er niets.
Controleer of uw browser pop-ups blokkeert. Tijdens het authenticatieproces wordt een pop-upvenster geopend om in te loggen bij DATEV. Afhankelijk van uw browserinstellingen kunnen pop-upvensters worden geblokkeerd.
Na het klikken op 'Verbinden met DATEV' verschijnt een leeg venster.
Het wachtwoord voor de mIDentity wordt hoogstwaarschijnlijk opgevraagd in een venster dat mogelijk achter andere vensters verborgen is.
Nadat de verbinding met DATEV tot stand is gebracht, wordt de verbindingsstatus weergegeven als 'Service ontbreekt'.
Niet alle vereiste diensten zijn geactiveerd in DATEV. Neem contact op met DATEV en uw belastingadviseur.
Hoe kan ik controleren of ik verbinding kan maken met DATEV?
Onder de verbindingsstatus bevindt zich een link naar Beheer verbindingen in DATEVAls u kunt inloggen op het verbindingsoverzicht van DATEV, kunt u ook verbinding maken met DATEV. Dit geeft echter geen informatie over de beschikbaarheid van de benodigde DATEV-services, noch over de machtigingen voor een specifieke client-ID.
Kan ik in DATEV meerdere rechtspersonen koppelen aan hetzelfde klant-ID?
Ja, dat is mogelijk. Houd rekening met het volgende punt.
Ik wil meerdere rechtspersonen koppelen aan DATEV (mogelijk met hetzelfde klant-ID). Wanneer ik de tweede rechtspersoon probeer te koppelen, wordt er niet meer om authenticatie gevraagd en mislukt de verbindingspoging. Wat moet ik doen?
DATEV lijkt eerdere verbindingspogingen van de browser te onthouden en vraagt niet opnieuw om authenticatie. Dit kan soms leiden tot mislukte verbindingspogingen. Start de browser opnieuw (of open een nieuw venster) tussen opeenvolgende verbindingspogingen.
Kan ik de DATEV-integratie van Perk ook gebruiken met on-premise systemen?
Ja, dat kan. De enige vereiste is een verbinding met het datacenter van DATEV ("Rechenzentrum", RZ). In de overgrote meerderheid van de gevallen bestaat zo'n verbinding al voor andere onderwerpen zoals "USt-Übermittlung" of "Bezug von Kontoauszugsdaten".