Tijdens het onboardingproces zijn de uitgaven voor uw bedrijf al ingesteld door uw Perk-implementatieteam. U kunt echter enkele van deze instellingen naar wens aanpassen onder Instellingen > Account > Bedrijven door het bedrijf te selecteren en te klikken Bekijk uitgaveninstellingen.
Voorzichtigheid: Deze instellingen hebben invloed op het verwerkingsgedrag van declaraties. Zorg ervoor dat u het juiste bedrijf selecteert en de impact op uw bedrijf begrijpt voordat u wijzigingen aanbrengt.
Algemene instellingen
In dit gedeelte kunt u de algemene instellingen van uw bedrijf aanpassen, zoals de wisselkoersservice die wordt gebruikt voor het berekenen van de valutaconversie.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | De naam van de rechtspersoon waarop deze instellingen van toepassing zijn. Deze informatie wordt uitsluitend ter informatie weergegeven. U kunt deze wijzigen via de hoofdpagina met bedrijfsinstellingen. |
| Bron van wisselkoersen | Een valutawisselservice die wordt gebruikt om valutaconversies te berekenen. Zie Wisselkoersen en valutaconversie in Perk. |
Goedkeuring en financiële beoordeling
Met deze sectie kunt u het proces voor het goedkeuren van onkosten van uw bedrijf aanpassen. Dit proces bestaat uit twee stappen:
- Goedkeuringsstrategie (d.w.z. bedrijfsgoedkeuring)
- Financiële beoordelingsstrategie
Bovendien kunt u betaalmethoden selecteren die geen goedkeuring vereisen en voorkomen dat medewerkers onkosten intrekken voor de volgende statussen. Als u wijzigingen aanbrengt, zorg er dan voor dat u op de knop klikt. Redden achteraf. Anders kunnen wijzigingen verloren gaan.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Goedkeuringsstrategie |
Deze strategie wordt bepaald tijdens het implementatieproces voor uw bedrijf.
Als uw bedrijf een goedkeuringsproces vereist dat afwijkt van de standaard beoordelingsstrategie (of een combinatie is van goedkeuringsstrategieën voor lijnmanagers en kostenobjecten), dan moet u een Aangepaste workflow met behulp van de workflow-ontwerper. U kunt deze strategie op elk moment wijzigen; deze is echter alleen van toepassing op nieuwe documenten. Bestaande uitgaven gebruiken de vorige strategie. |
| Automatische goedkeuring activeren |
Deze optie is alleen beschikbaar als Goedkeuring van kostenobjecten of Goedkeuring van de lijnmanager is geselecteerd. Maakt automatische goedkeuringen mogelijk als een uitgave onder een bepaalde drempelwaarde ligt, zonder waarschuwingen. De drempelwaarde wordt op verschillende locaties gespecificeerd, afhankelijk van of u goedkeuring van kostenobject of goedkeuring van lijnmanager selecteert:
|
| Financiële beoordelingsstrategie |
Deze strategie wordt bepaald tijdens het implementatieproces voor uw bedrijf.
|
| Optie om goedkeuringsverzoeken af te wijzen uitschakelen |
Door dit vakje aan te vinken, voorkomt u dat goedkeurders en financiële controleurs privé betaalde onkostendeclaraties permanent afwijzen. Ze kunnen de declaratie alleen terugsturen voor wijzigingen. Als het selectievakje niet is aangevinkt, kunnen privé betaalde onkostendeclaraties permanent worden afgewezen. Dit geldt echter niet voor bedrijfskaarten en reiskosten. |
| Betaalmethoden waarvoor geen goedkeuring van de manager nodig is | Kies de betaalopties (Privé betaald, Bedrijfskaart en Reisaanbieder) waarvoor geen goedkeuring van een kostenobjecteigenaar of lijnmanager vereist is. Alle uitgaven met deze betaalmethoden worden rechtstreeks naar de financiële afdeling gestuurd. |
| Voorkom dat indieners onkosten voor de volgende statussen terugroepen | Kies de statussen (goedgekeurd, in behandeling, klaar voor export) waarin u niet wilt dat medewerkers onkosten kunnen intrekken. U wilt bijvoorbeeld niet dat medewerkers een onkostendeclaratie kunnen intrekken die is goedgekeurd en beoordeeld en klaar is voor export. |
Definitie van onkostennota
In dit gedeelte bepaalt u de zichtbaarheid van de soorten dagvergoedingen en kilometervergoedingen. Ook kunt u hiermee bepalen hoe specifieke kostenscenario's in Perk worden beheerd.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Schakel dagvergoeding in | Activeer dagvergoedingen, berekening en vergoeding. U kunt bepalen waar u wilt dat medewerkers toegang hebben tot de dagvergoeding. |
| Kilometervergoeding inschakelen | Maak het mogelijk om kilometers te volgen, te berekenen en te vergoeden. U kunt bepalen waar uw medewerkers toegang hebben tot de mogelijkheid om reiskostenvergoedingen te maken. |
| Datum reset kilometerteller | Definieer criteria voor het verzamelen van kilometers. Kies tussen Maandelijks En Jaarlijks (kalenderjaar) om de frequentie te definiëren waarmee de kilometerstand van medewerkers moet worden gereset. Hiermee kunt u specifieke limieten definiëren voor de toepassing van verschillende kilometertarieven (bijv. tot 10.000 km 0,75 CHF/km en vanaf 10.001 km 0,60 CHF/km). |
| Vergoed onkosten zonder bon. | Sta toe dat onkosten worden aangemaakt voor bonnen die verloren zijn gegaan of waarvoor geen bon is verstrekt. Als deze optie is ingeschakeld, kunnen medewerkers privé betaalde onkosten zonder bon aanmaken. |
| Maak onkosten zonder bon mogelijk | Een ontvangstbewijs is optioneel voor privé betaalde onkosten, waardoor onkosten zonder ontvangstbewijs kunnen worden ingediend. |
| Maak het mogelijk om onkosten zonder bon te betalen voor transacties. | Een ontvangstbewijs is optioneel voor uitgaven met de bedrijfscreditcard wanneer transacties zonder ontvangstbewijs worden ingediend. |
| Toestaan dat er extra kosten in rekening worden gebracht (fooien, toeslagen, etc.) | Toestaan dat kosten aan de hoofdcategorie worden toegevoegd. Als deze optie is ingeschakeld, kunnen medewerkers extra kosten aan de kosten toevoegen in een aparte sectie in de onkostennota. Deze kosten worden niet meegerekend voor btw. |
| Meerdere categorieën per uitgave inschakelen | Wanneer deze optie is geactiveerd, kunnen medewerkers meerdere categorieën aan één uitgave toewijzen. |
| Maak boekingssplitsing van de resterende extra kosten mogelijk | Sta gesplitste financiële boeking toe. Als deze optie is ingeschakeld, worden extra kosten in een onkostennota op aparte regels geboekt. Als deze optie is uitgeschakeld, worden het geëxtraheerde totaalbedrag van een onkostennota en extra kosten op één regel geboekt. |
| Schakel het splitsen van wijzigingen in voor boekingsregels voor dagvergoedingen. |
Als deze optie is ingeschakeld, worden wijzigingen in een dagvergoeding als aparte regels geboekt. Als deze optie is uitgeschakeld, wordt een dagvergoeding inclusief eventuele wijzigingen op één regel geboekt. Opmerking: dit is niet compatibel met Splitsing van belastbaar/niet-belastbaar bedrag inschakelen voor dagvergoedingsboekingsregelsAls beide opties zijn geselecteerd, splitst Perk alleen de dagvergoedingen op in belastbare/niet-belastbare regels. |
| Schakel de splitsing van belastbaar/niet-belastbaar bedrag in voor dagvergoedingen. |
Splits dagvergoedingen op in belastbare en niet-belastbare bedragen. Dit is van toepassing op alle financiële systemen die debetposten exporteren. Opmerking: dit is niet compatibel met Wijzigingen splitsen voor dagvergoedingsboekingsregels inschakelenAls beide opties zijn geselecteerd, splitst Perk alleen de dagvergoedingen op in belastbare/niet-belastbare regels. |
| XML-bijlagen voor onkosten inschakelen |
Geef mensen de mogelijkheid om XML-bestanden te uploaden als ondersteunende documenten voor ontvangstbewijzen. U ontvangt dan geen ontvangstbewijzen meer voor onkosten, kilometervergoedingen en dagvergoedingen. Opmerking: Controleer of uw financiële integratie de import van XML-bestanden ondersteunt voordat u deze optie inschakelt. |
| FX-percentagetoeslag |
Stel een percentage in dat bovenop de standaard door Perk beheerde wisselkoers wordt toegevoegd. Als iemand bijvoorbeeld onkosten betaalt met zijn privékaart, compenseert deze toeslag ongunstige wisselkoersen. Het is echter raadzaam om deze optie voorzichtig te gebruiken, aangezien de toeslag van een vast percentage van toepassing is op alle uitgaven in vreemde valuta. |
| Categoriemodel v2 inschakelen | Door het V2-model in te schakelen, wordt de categorieselectie door Perk AI verbeterd. |
| Selectie van kostenobjecten uitschakelen (Reizen) en kostenobjecten negeren (Uitgaven) |
Door deze optie aan te vinken, kunnen medewerkers geen onkosten/reizen meer zelf aan kostenobjecten toewijzen; kostenobjecten blijven wel verplicht. Hiervoor moet u een standaardkostenobject instellen voor alle personen in hun profiel.
Daarom moet u ervoor zorgen dat:
|
| Kostenobjecten uitschakelen (ritten) | Kostenobjecten zijn niet langer verplicht bij reizen. |
Naleving
In dit gedeelte vindt u instellingen waarmee u bepaalt welke meldingen worden geactiveerd wanneer een uitgave niet aan specifieke criteria voldoet, en wie bepaalde acties op de uitgave mag uitvoeren.
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Dubbele waarschuwingen voor dagvergoedingen inschakelen | Markeer eventuele dubbele dagvergoedingen. Zie Toeslag reeds aangevraagd. |
| Sta geen reizen met overlappende data toe | Markeer alle reizen met dezelfde data. Zie Reisspecifieke meldingen. |
| Gebruikerspecifiek beleid inschakelen |
Activeer deze optie als uw bedrijf verschillende onkostenbeleidsregels en -regels hanteert, afhankelijk van de functie, geografische locatie of andere kenmerken van de persoon binnen dezelfde entiteit. Zo worden onkosten van een directeur alleen vergoed als deze hoger zijn dan CHF 50. Als deze optie is ingeschakeld, kunt u verschillende regels voor verschillende werknemersbeleid configureren en deze aan een specifieke persoon toewijzen Mensen, Organisatie tabblad Je moet een Standaardbeleid die wordt ingesteld als back-up voor nieuwe personen bij het activeren van persoonsgebonden beleid. |
| Onkostenregels inschakelen | Markeer alle uitgaven die niet voldoen aan de onkostenregels. Zie Beleidsschending. |
| Vlagweekenddagen | Geeft aan of de uitgave in het weekend valt. Zie Weekenddagen. |
| AI-waarschuwingen inschakelen (duplicaten, bedragvalidatie) |
Geeft waarschuwingen weer wanneer AI een scenario detecteert waarin de uitgaven niet aan de norm voldoen. Zie AI-gebaseerde waarschuwingen. Voor de validatie van bedragen markeert Perk uitgaven waarbij het verschil tussen het handmatig ingevoerde bedrag en het door AI geëxtraheerde bedrag groter is dan een bepaald percentage. U kunt dit percentage configureren in Geaccepteerde afwijking in procenten veld. |
| Melden of een officiële leveranciersfactuur vereist is | Markeer uitgaven waarvoor een factuur vereist is op basis van het bedrag. Zie Officiële factuur vereist. |
| Gebruik de dagvergoedingsnaam als zakelijk doel | Als u deze optie selecteert, wordt de naam van de dagvergoeding automatisch ingevuld als zakelijk doel/beschrijving. Indien deze optie niet is geselecteerd, moet u een zakelijk doel opgeven voor uw declaratieverzoek. |
| Waarschuwingen inschakelen voor uitgaven zonder bon | Markeer alle uitgaven zonder bonnetje of bewijsstukken. Zie Geen kosten voor ontvangstbewijzen. |
| Geëxporteerde uitgaven inschakelen in gedelegeerde uitgaven | Schakel deze optie in als u wilt dat personen die namens iemand anders een declaratie indienen, de geëxporteerde onkosten kunnen bekijken van de personen die zij helpen. Deze informatie wordt weergegeven in Uitgaven > Onkosten > Gedelegeerde onkosten. Zie Beheer de uitgaven als assistent voor iemand anders. |
| Waarschuwing inschakelen als het kostenobject van de gebruiker afwijkt van het kostenobject voor de uitgaven | Markeer alle uitgaven waarbij het kostenobject niet hetzelfde is als het standaardkostenobject van de persoon. Zie Standaard kostenobject. |
| Waarschuwing weergeven voor ontbrekende belastinginformatie | Markeer alle uitgaven zonder belastinggegevens. Zie BTW-/belastingtarief. |
| Melden als de afstandsdrempel van Google Maps is overschreden | Markeer kilometerclaims waarbij de persoon handmatig de automatisch berekende afstand heeft overschreven. Zie Afstand uitgedrukt in kilometerkosten. |
Deelnemers
Bepaalt hoe Perk omgaat met de onkosten van deelnemers. Zie Deelnemers aan de onkostenregeling configureren.
Dubbele controle-instellingen
U kunt definiëren wanneer een dubbele waarschuwing voor uitgaven wordt weergegeven door te configureren hoeveel parameters moeten overeenkomen om de waarschuwing te activeren.
De parameters zijn:
- Belastingnummer/Doc-Hash: Het belastingnummer verwijst naar het unieke btw-nummer van het bedrijf, zoals dat op een bon voor een onkostendeclaratie staat. De doc-hash verwijst daarentegen naar de hashwaarde van het bestand dat gebruikt is voor het aanmaken van de onkostennota (d.w.z. de afbeelding of pdf). Deze twee elementen vormen de meest fundamentele criteria voor duplicaatcontrole.
- Totale claim: Onder de totale claim wordt het totaalbedrag verstaan dat uit de kwitantie van een onkostennota wordt afgelezen.
- Munteenheid:De valuta verwijst naar de valuta die wordt afgelezen uit de ontvangst van een uitgave
- Datum: Met de datum wordt de datum bedoeld die wordt afgelezen van de ontvangst van een uitgave
- Tijd:De tijd verwijst naar de tijd die wordt afgelezen van de ontvangst van een uitgave
Opmerking: Hoe minder parameters er nodig zijn om een waarschuwing te activeren, hoe gevoeliger Perk is voor foutpositieve meldingen. Hoewel u deze instellingen kunt wijzigen, is het raadzaam om de instellingen die u in eerste instantie hebt geconfigureerd, te laten staan.
Gegevensexport en ERP-configuratie
De Gegevensexport en ERP-configuratie De sectie bevat meerdere opties om het gedrag voor het exporteren van onkosten te bepalen, zoals de informatie die in de export is opgenomen en eventuele aanvullende bestanden. De impact van deze instellingen is afhankelijk van de integratie die is ingesteld in Integraties (uitgavenbeheer) tabblad, Uitgaven exporteren).
| Instelling | Beschrijving |
|---|---|
| Kostenobjecten uitsluiten van export | Kies of u kostenobjecten wilt uitsluiten van de export of dat u ze in het rapport wilt behouden. |
| Dagvergoedingen en kilometervergoedingen apart exporteren naar de salarisadministratie |
Splits de export van uitgaven in twee exporten (d.w.z. voor aparte boeking in de financiële boekhouding en salarisadministratie). Als dit is ingeschakeld, wordt een aparte sectie in Integraties, in de Uitgaven exporteren waarmee u een salarisadministratiesysteem voor export kunt configureren. U kunt ervoor kiezen om de dagvergoedingen te splitsen in:
U kunt de dagvergoedingen niet op basis van beide criteria splitsenAls beide opties zijn geselecteerd, worden de dagvergoedingen alleen gesplitst in belastbare/niet-belastbare bedragen. Opmerking: Dit is alleen compatibel met geëxporteerde onkosten die handmatig zijn geactiveerd. Als u een automatische exporttaak, de Bij integraties die gebruikmaken van de Perk API, of enige andere integratie die daarop gebaseerd is, is deze splitsing niet mogelijk. |
Boekingsvaluta
In Perk kunt u kiezen uit drie valuta's voor het boeken van uitgaven:
-
Exportbedragen in originele ontvangstvaluta: Bewaar de bedragen in de oorspronkelijke valuta van de bon.
In dit geval wordt de FX-conversie uitgevoerd in uw ERP-systeem of een ander systeem dat uw bedrijf gebruikt. - Exportbedragen in bedrijfsvaluta: Wisselkosten om in de valuta van uw bedrijf in Perk.
- Bedragen exporteren in werknemersvaluta (fallback: bedrijfsvaluta): reken de valutakosten om naar de specifieke valuta van uw werknemer als deze afwijkt van de valuta van het bedrijf.
Aanvullende rapporten en bestanden
Ongeacht of de gegevens rechtstreeks via API naar een extern systeem worden geëxporteerd of als een op bestanden gebaseerde export (ingesteld in Integraties) kunt u ook andere bestanden genereren waarin alle geëxporteerde uitgaven worden vermeld.
Met Perk kunt u deze bestanden genereren:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Exporteer boekhoudkundig journaal [.csv] | Genereer het standaardboekhoudjournaal van Perk en geef de bestandsnaam op die moet worden gebruikt bij het genereren van het uitvoerbestand. |
| Bijlagen exporteren |
Voeg alle bonnen of bewijsstukken toe aan het ZIP-bestand bij het exporteren van de onkosten. Deze bestanden zijn te vinden in de Exporteer logboek. Documenten worden geëxporteerd in hetzelfde formaat als waarin ze zijn geüpload (bijv. JPG, PNG, PDF of XML indien ingeschakeld). |
| ZIP-mapnaam voor geëxporteerde bijlagen | Als u Bijlagen exporteren selecteert, kiest u een mapnaam voor de bijlagen. Perk gebruikt standaard Bijlagen. |
| Exporteren op reisniveau inschakelen | Voegt een extra tabblad voor uitgaventype toe Reizen op de pagina Exporteren, zodat financiële reviewers alle reisuitgaven samen kunnen exporteren.Zien Exporteer gecontroleerde uitgaven, reizen, transacties en facturen. |
| CSV-rapportage inschakelen van uitgavenbedragen die onderhevig zijn aan inkomstenbelasting | Genereer een rapport van alle belastbare bedragen berekend op basis van uitgaven. |
| Uitbetalingsbestand exporteren | Met Perk kunt u uitbetalingsbestanden genereren in het Zwitserse, Duitse, Franse en Britse PAIN-formaat. |
| Rapport exporteren [.pdf] | Maak een samenvatting van de gecontroleerde onkostennota's, inclusief bijgevoegde bonnetjes. |
| Exportrapport met totaal per persoon [.pdf] | U kunt ervoor kiezen om een rapport te genereren waarin de uitgaven per persoon worden uitgesplitst. Ook kunt u de bestandsnaam opgeven die moet worden gebruikt bij het genereren van het uitvoerbestand. |
| Rapport per uitgave exporteren [.pdf] | U kunt ervoor kiezen om voor elke uitgave een rapport te genereren en de bestandsnaam op te geven die moet worden gebruikt bij het genereren van het uitvoerbestand. |
Deze bestanden zijn te vinden onder Financiën > Overzicht > Exportlog. Deze zijn niet toegankelijk via de API.
Bedrijfskaarten inschakelen
Deze sectie wordt alleen weergegeven als uw organisatie Perk Cards heeft. Deze sectie bepaalt het algemene gedrag bij het gebruik van Perk Cards (bedrijfskaartbetaalmethode). Kaarttransacties worden geëxporteerd vanuit Perk.
Algemene instellingen
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Markeer niet-vergoedbare kosten | Als deze optie is ingeschakeld, worden kosten die met bedrijfskaarten worden betaald, als zodanig gemarkeerd. |
| Privé betaalde uitgaven deactiveren | Als deze optie is ingeschakeld, zijn in Perk alleen uitgaven toegestaan die met bedrijfskaarten zijn betaald. |
| Standaard crediteurennummer (ERP) inschakelen | Stelt een standaardcreditcardnummer in voor het exporteren van kaarttransacties. Dit kan handmatig worden overschreven door het te wijzigen in de bedrijfskaartinstellingen. |
| Automatisch bevriezen wanneer er te veel bonnen te laat zijn (alleen voor Perk Cards) | Beperkt het kaartgebruik wanneer indieners geen uitgaven indienen die overeenkomen met transacties. Zie Automatisch bevriezen bij ontbrekende bonnen. |
| Perk lodge-kaarten inschakelen | Voor gebruik met integraties van reisaanbieders. Hiermee kunnen kaartbeheerders hotelkaarten aanmaken voor gebruik met reisaanbieders. |
| Kaartaanvragen inschakelen | Hiermee kunnen medewerkers een kaart aanvragen, die de kaartbeheerder kan goedkeuren of afwijzen. Zie 'Een Perk-kaart aanvragen'. |
Importeren
Deze sectie is alleen nodig als transacties handmatig worden geüpload vanaf een externe kaartaanbieder. Elke kaartaanbieder heeft een ander kaarttransactiebestand. Hier moet u opgeven van welke aanbieder uw bedrijfskaarten afkomstig zijn.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Formaat van een creditcardafschrift | Selecteer voor integraties met kaarten van derden het type formaat waarin transacties in Perk worden geïmporteerd. |
Exporteren
U kunt instellen dat u uitgaven kunt exporteren die gekoppeld zijn aan transacties. U configureert de basisinstellingen van de exporttaak in de uitgaveninstellingen voor het bedrijf, en de integratie zelf in Integraties, Onkosten exporteren - Huidig systeem voor kaarttransacties.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Exporteer boekhoudkundig journaal [.csv] | Als deze optie is ingeschakeld, kunt u het boekhoudjournaal exporteren voor de transacties die zijn gekoppeld aan een bijbehorend onkostenrapport onder Financiën > Controleren > Logboek exporteren. |
| Bestandsnaam van het boekhoudkundig dagboek | Geef de bestandsnaam op die moet worden gebruikt bij het exporteren van het boekhoudjournaal. |
| Bijlagen exporteren | Als deze optie is ingeschakeld, kunt u de bestanden exporteren die mensen bij hun onkostennota's hebben gevoegd. |
| ZIP-mapnaam voor geëxporteerde bijlagen | Als u een map met een naam wilt aanmaken waar uw bijlagen worden opgeslagen, geeft u deze hier een naam. Anders krijgt de map automatisch een naam. |
| Rapport exporteren [.pdf] | Als deze optie is ingeschakeld, kunt u een rapport met kaarttransacties exporteren als een .pdf-bestand. |
| Exportrapport met totaal per gebruiker [.pdf] | Genereer een rapport met kaartuitgaven, waarin de uitgaven per gebruiker worden uitgesplitst. |
| Bestandsnaam van het rapport met totaal per gebruiker | Geef de bestandsnaam op die moet worden gebruikt bij het exporteren van het gebruikersrapport. |
| Rapport per uitgave exporteren [.pdf] | Genereer een rapport voor elke uitgave. |
| ZIP-mapnaam voor export per creditcarduitgave | Als u een map met een naam wilt aanmaken waar uw exports worden opgeslagen, geeft u deze hier een naam. Anders krijgt de map automatisch een naam. |
| Kostenobjecten uitsluiten van export | Als deze optie is ingeschakeld, worden kostenobjecten niet opgenomen in het exportbestand. |
| Valuta voor export | Kies of u de uitgavenbedragen wilt exporteren in de kaartvaluta, de transactievaluta of de bedrijfsvaluta. |
Reizen inschakelen
In dit gedeelte vindt u de instellingen voor het configureren van reizen in Perk. Zie voor meer informatie... Reizen plannen in Perk.
BTW/belasting inschakelen
In dit gedeelte wordt bepaald hoe de belasting op onkosten wordt verwerkt. Zie Schakel belastingtarieven in.
Meldingsdienst
Voor meer informatie over de notificatieservice, zie Stuur een e-mail met openstaande uitgaven naar medewerkers.