Om het u gemakkelijker te maken de context van ingediende onkosten te begrijpen, kunt u in Perk de onkosten per reis bekijken. Zo kunt u het totale bedrag voor een reis controleren en alle opgenomen onkosten in één keer goedkeuren.
Afhankelijk van de instellingen van uw bedrijf kunt u het volgende zien:
- Alle reizen die zijn ingediend en goedgekeurd door de vorige beoordelaars.
- Alleen reizen die zijn ingediend en goedgekeurd door eerdere beoordelaars, maar wel een waarschuwing bevatten.
- Geen kosten als de financiële beoordelingsstrategie van uw bedrijf is ingesteld op Volledig geautomatiseerde beoordeling in de bedrijfsomgeving.
Om een onkostennota te beoordelen, moet u:
Selecteer een bedrijf en bestedingstype
Ga naar Financiën > Overzicht > Uitgaven en facturenAfhankelijk van uw functie heeft u mogelijk toegang tot meerdere bedrijven. Om reizen te bekijken, selecteert u de optie Reizen tab in de rechterbovenhoek.
Opmerking: Als u de niet ziet Reizen Controleer in het tabblad of reizen voor uw bedrijf zijn ingeschakeld.
Als er geen reizen zijn om te beoordelen, wordt er een bericht weergegeven.
Beoordeel een reis
Wanneer je een reis evalueert, kun je het reisschema bekijken en elke afzonderlijke uitgave controleren om te zien of alle informatie correct is en deze indien nodig aanpassen.
Als financieel beoordelaar kunt u het volgende wijzigen:
- de data van de reis
- locaties van de reisroute
- Voeg nieuwe of bestaande kosten toe aan de reis.
Houd er echter rekening mee dat als u de data of locaties wijzigt en de reis automatisch gegenereerde dagvergoedingen of kilometervergoedingen bevat, deze opnieuw berekend kunnen worden op basis van de nieuwe data of locaties.
Als financieel controleur kunt u deze velden wijzigen afhankelijk van het type uitgave:
| Uitgaven | Reiskosten | Dagvergoedingen |
|---|---|---|
|
|
|
Je kunt het volgende bekijken:
- U kunt elke individuele uitgave afzonderlijk controleren door op de uitgave te klikken en vervolgens op Terugsturen te klikken als u problemen ondervindt, net als bij een standaard onkostenrapport.
- Stuur de volledige reis terug door te klikken Stuur alles terug in de rechterbovenhoek.
De medewerker kan vervolgens alle kosten van de reis controleren, indien nodig de data of locaties aanpassen en de reis opnieuw indienen. Na herindiening moet de reis opnieuw worden goedgekeurd voordat deze in behandeling kan worden genomen.
Als uw Perk-beheerder uw account zo heeft geconfigureerd dat belastinginformatie wordt weergegeven, kunt u het belastingtarief en -bedrag bekijken en aanpassen. Het belastingtarief en -bedrag worden automatisch door Perk berekend. Controleer deze daarom en corrigeer ze indien nodig.
Als uw bedrijf zo is ingesteld dat boekingsdata anders dan de huidige datum zijn toegestaan, kunt u de boekingsdatum van een uitgave bekijken en wijzigen. De boekingsdatum bepaalt in welke periode de transactie wordt geboekt.
Rond je beoordeling af.
Nadat je alle uitgaven van de reis hebt gecontroleerd, kun je alle uitgaven van de reis als exportklaar markeren door te klikken. Rond de beoordeling af (alles).
Zodra de reiskosten gereed zijn voor export, worden ze automatisch overgeboekt van Financiën > Overzicht > Uitgaven en facturen naar Financiën > Overzicht > Exporteren.
Tip: Nadat alle uitgaven en reizen zijn gecontroleerd, kunt u ze exporteren naar een extern systeem. Zie Exporteer gecontroleerde onkosten, reizen, transacties en facturen..