Met Perk kunt u bepalen wie facturen mag bewerken. Afhankelijk van de rol van de persoon en de status van de factuur, kunnen verschillende personen wijzigingen aanbrengen in factuurgegevens:
| Rol | Nieuw | Concept | In goedkeuring | In recensie | Herziening nodig | Klaar voor export | Geëxporteerd |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Medewerker | |||||||
| Manager | |||||||
| Factuurverwerker | |||||||
| Financiën |
- Medewerkers: bewerk facturen met de statussen Nieuw, Concept en Revisie nodig, tenzij u Voorkom dat ze facturen kunnen bewerken, verwijderen, afwijzen of intrekken. Als de factuur zich in een andere status bevindt, kunnen indieners de factuur intrekken om deze te bewerken.
- Managers: facturen met de status 'In goedkeuring' mogen alleen bewerkt worden, tenzij u Voorkom dat ze kunnen bewerken.
- Factuurverwerkers: bewerk facturen met de status 'Nieuw', 'Concept' en 'Revisie nodig'. Facturen die in beoordeling zijn en klaar voor export, moeten worden teruggeroepen om te worden bewerkt.
- Financiële beoordelaars: bewerk facturen met de status 'In beoordeling', tenzij u Voorkom dat facturen kunnen worden bewerkt als ze een andere status hebben dan Nieuw, Concept en Moet worden herzien (d.w.z. ter beoordeling of ter goedkeuring).
Voorkom dat managers facturen kunnen bewerken.
Met Perk kunnen managers (directe managers, kostenobjecten of tags) facturen die ze ter goedkeuring ontvangen, bewerken. Sommige bedrijven willen echter niet dat managers details op de facturen wijzigen, maar alleen dat ze de factuur goedkeuren.
U kunt facturen zo instellen dat managers geen details van de factuur kunnen wijzigen:
- Ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen.
- In Algemene instellingen, selecteer Managers mogen facturen niet bewerken selectievakje.
- Klik op Opslaan.
Opmerking: Deze instelling kan niet worden gebruikt met Sta alleen bewerking van facturen toe in de statussen Nieuw, Concept of Revisie nodig. Als deze optie is geselecteerd, kunnen managers ook facturen in deze statussen bewerken.
Facturen bekijken als manager
Als u het bewerken van facturen voor managers beperkt, worden alle velden op de factuur grijs weergegeven wanneer zij een factuur openen:
De enige beschikbare acties zijn: Goedkeuren of Terugsturen.
Facturen kunnen alleen bewerkt worden als ze de status 'nieuw', 'concept' of 'revisie nodig' hebben.
U wilt wellicht voorkomen dat gebruikers wijzigingen aanbrengen in de factuurgegevens nadat deze ter goedkeuring of beoordeling zijn ingediend door het financiële team, aangezien dit gevolgen kan hebben voor de gegevens die naar het externe systeem worden geëxporteerd. U hebt uw integratie bijvoorbeeld mogelijk zo ingesteld dat factuurgegevens naar het andere systeem worden verzonden zodra de factuur wordt ingediend, in plaats van te wachten tot deze eerst is goedgekeurd en/of beoordeeld.
Met de instelling Facturen alleen bewerken toestaan in de status Nieuw, Concept of Revisie nodig voorkomt u dat alle gebruikers gegevens in facturen kunnen bewerken, tenzij de factuur een van deze statussen heeft:
- Nieuw
- Concept
- Herziening nodig
Wanneer gebruikers een ingediende factuur bekijken, zijn alle velden grijs weergegeven en kunnen ze niet worden bewerkt, tenzij ze de factuur terugsturen (status 'Revisie nodig') of de indiener de factuur intrekt, indien toegestaan.
Let op: Deze instelling overschrijft de Managers mogen de factuurinstellingen niet bewerken.
Beperk het bewerken van facturen
Om het bewerken van facturen te beperken tot specifieke factuurstatussen:
- Ga naar Instellingen > Leveranciersfacturen > Factuurinstellingen.
- In de algemene instellingen selecteert u het selectievakje 'Facturen alleen bewerken toestaan in de status Nieuw, Concept of Revisie nodig'.
- Klik op Opslaan.